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《電子化信息下的財(cái)會(huì)檔案管理 .doc》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫(kù)。
1、電子化信息下的財(cái)會(huì)檔案管理電子化信息下的財(cái)會(huì)檔案管理電子化信息下的財(cái)會(huì)檔案管理電子化信息下的財(cái)會(huì)檔案管理 摘要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)的財(cái)會(huì)工作由電算化向信息化方向轉(zhuǎn)變，而財(cái)會(huì)檔案的管理也在信息化時(shí)代的影響下發(fā)生了巨大的變化，財(cái)務(wù)人員通過(guò)高端的信息化手段，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化的財(cái)務(wù)信息共享以及電子憑證、數(shù)字檔案?！ ￡P(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；電子化信息；管理 一、電子化信息下財(cái)會(huì)檔案管理的特點(diǎn) 信息化財(cái)會(huì)檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時(shí)還涵蓋了通過(guò)計(jì)算機(jī)和其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)保存起來(lái)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財(cái)會(huì)檔案的存儲(chǔ)領(lǐng)域，但由
2、于磁性介質(zhì)太過(guò)依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對(duì)使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會(huì)計(jì)電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進(jìn)行翻閱，而需要一定的計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實(shí)現(xiàn)查閱，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時(shí)還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財(cái)會(huì)檔案由于實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表制作等提供了便捷，有效保證了財(cái)會(huì)檔案的高效利用，并且積極促進(jìn)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)檔案信息資源的全面共享，不過(guò)這也帶來(lái)了財(cái)會(huì)檔案被不法人員篡改、泄露的問(wèn)題，追究其原因是因?yàn)橥ㄟ^(guò)文件形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或
3、其他專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)介質(zhì)上的財(cái)會(huì)檔案，常常會(huì)受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運(yùn)行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機(jī)會(huì)，并且修改后的電子檔案沒(méi)有特別明顯的痕跡，無(wú)法將數(shù)據(jù)恢復(fù)到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。電子化財(cái)會(huì)檔案的優(yōu)勢(shì)眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進(jìn)其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財(cái)會(huì)檔案管理的關(guān)鍵?！ 《?、完善信息化下財(cái)會(huì)檔案電子化管理的策略 構(gòu)建完善的信息化財(cái)會(huì)檔案管理制度。當(dāng)前，隨著財(cái)會(huì)檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)對(duì)內(nèi)部基礎(chǔ)資料進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范
4、，制定了相應(yīng)的財(cái)會(huì)檔案管理流程及方法，但在頒布的財(cái)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則中雖對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實(shí)際卻沒(méi)有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全完整性。加快財(cái)會(huì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程。過(guò)去的財(cái)會(huì)檔案室中不存在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣在賬務(wù)查賬過(guò)程中，只能通過(guò)傳統(tǒng)滯后的方式，先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù)，找出所需憑證號(hào)，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財(cái)務(wù)辦公場(chǎng)所之間
5、相隔較遠(yuǎn)，那么就會(huì)帶來(lái)極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設(shè)施建設(shè)，針對(duì)檔案管理實(shí)際所需優(yōu)化配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)施，綜合財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財(cái)會(huì)電子檔案的利用率。與此同時(shí)，針對(duì)檔案保管地點(diǎn)和財(cái)務(wù)人員查詢地點(diǎn)之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設(shè)施配備齊全后，若能研發(fā)出和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對(duì)接的財(cái)會(huì)電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財(cái)務(wù)人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺(tái)。在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎(chǔ)上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)、連貫性弱以及管理不
6、夠規(guī)范等問(wèn)題，可構(gòu)建一個(gè)專(zhuān)門(mén)的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺(tái)。該平臺(tái)的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實(shí)現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴(yán)格保密，權(quán)限清晰，將財(cái)會(huì)電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)全過(guò)程，并且財(cái)會(huì)電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類(lèi)電子單據(jù)，逐步摒棄了各類(lèi)業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)?，F(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了融合，身份認(rèn)證系統(tǒng)得到推廣與應(yīng)用，簽名和公章實(shí)行電子化，很好的推動(dòng)了財(cái)會(huì)電子檔案的信息化管理。構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過(guò)設(shè)置防火墻等手段，以防范計(jì)算機(jī)硬件隱患問(wèn)題，確保系統(tǒng)安全有效運(yùn)行；此外，還應(yīng)對(duì)工作
7、流程、文件信息、信息保管方式進(jìn)行規(guī)范化管理，提高會(huì)計(jì)信息傳遞的及時(shí)性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責(zé)任務(wù)是加強(qiáng)流程的監(jiān)管，這對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的安全性提供了重要保障，同時(shí)還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財(cái)會(huì)電子檔案真實(shí)完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學(xué)性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建完善的財(cái)會(huì)電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過(guò)雙機(jī)熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并安排專(zhuān)業(yè)的人員做好日常維護(hù)管理工作。提高財(cái)會(huì)人員素質(zhì)及思想認(rèn)
8、識(shí)。財(cái)會(huì)檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)功能外，同時(shí)還必須具備使用計(jì)
