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《質(zhì)量記錄報表填寫意義與要求》由會員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在教育資源-天天文庫。
1、質(zhì)量記錄報表填寫意義與要求一、記錄過程中常見的問題與對策：記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運(yùn)行過程，而過程結(jié)果則是指體系運(yùn)行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。1.在記錄過程中常見的問題：（1）盲：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)目的、功能不明，不是為管理、改進(jìn)所用，而是為了應(yīng)付檢查。（例如：我們在填寫質(zhì)量報表時，本來該真實(shí)記錄的而為了應(yīng)付檢查而進(jìn)行更改）（2）亂：記錄的設(shè)置
2、、設(shè)計(jì)隨意性強(qiáng)，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責(zé)任不清。（3）散：保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。（4）松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴(yán)，日常疏于檢查，達(dá)不到要求，無人考核，且丟失和涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。（5）空：該填不填，空格很多，缺乏嚴(yán)肅性，法定性。（6）錯：寫錯別字，語言表達(dá)不清，填寫錯誤。（例如：豉油“豉”字寫成了“鼓”字<錯別字>）2.記錄的設(shè)計(jì)和編制意義：（1）記錄的充分性和必要性：記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和結(jié)果。為此，組
3、織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。（2）記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性：真實(shí)準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運(yùn)行組織的質(zhì)量管理體系并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù)，因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時，應(yīng)考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫記錄應(yīng)實(shí)事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真。（3）記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：應(yīng)盡量采用國際、國內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗(yàn)以使記錄
4、更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，在建立質(zhì)量管理體系過程中，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行的進(jìn)行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補(bǔ)必需的，應(yīng)使用適當(dāng)?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號，使各項(xiàng)活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對于同一種活動的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應(yīng)規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。3.記錄的填寫要求和注意事項(xiàng)：（1）記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應(yīng)用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠
5、性。（2）記錄的原始性：記錄要保持現(xiàn)場運(yùn)作，如實(shí)記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運(yùn)作當(dāng)天記，當(dāng)周的活動當(dāng)周記。做到及時和真實(shí)，不允許添加點(diǎn)滴水分，使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復(fù)印，更不可以在過程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。（3）記錄的清晰準(zhǔn)確：記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的，即是證據(jù)，首先要屬實(shí)，要做到屬實(shí)，就要將過程做到位并運(yùn)作事實(shí)記得正確和清晰，語言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚，也能使別人看清楚。（
6、1）筆誤的處理：在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂寫成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原始用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。（2）空白欄目的填寫：有些記錄在運(yùn)作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無內(nèi)容可填，就以一橫線代之，如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之。（3）簽署要求：記錄中會包含各種類型的簽署，有作業(yè)后
7、的簽署，有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署，這些簽署都是這原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)，是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分，任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。1.記錄的管理和控制：（1）記錄的標(biāo)識：應(yīng)具有唯一性標(biāo)識，為了便于歸檔和檢索，記錄應(yīng)具有分類號和流水號。標(biāo)識的內(nèi)容應(yīng)包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件和編號、版本號、表號、頁號、沒有標(biāo)識或不符合標(biāo)識要求的記錄表格是無效的表格。（2）記錄的貯存和保管：記錄應(yīng)當(dāng)按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專人或?qū)ｉT的主管部門負(fù)責(zé)，應(yīng)
8、建立必要的保管制度，保管方式應(yīng)便于檢索和存取，保管環(huán)境應(yīng)適宜可靠，干燥、通風(fēng)，并有必要的架、箱，應(yīng)做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)和丟失。記錄的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對不同產(chǎn)品的特點(diǎn)合法規(guī)要求做出相應(yīng)規(guī)定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應(yīng)保存3年，重要的記錄應(yīng)長期保存。（3）記錄的檢索：一項(xiàng)質(zhì)量活動往往涉及到多項(xiàng)記錄的內(nèi)容和表格，為了避免漏項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)對
