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1、通過(guò)本章的理論學(xué)習(xí)和上機(jī)實(shí)訓(xùn)，讀者應(yīng)了解和掌握以下內(nèi)容:電腦辦公的概念和特點(diǎn)常用電腦辦公軟件的功能常用電腦辦公硬件設(shè)備的功能本章章節(jié)內(nèi)容安排如下:1.1電腦辦公概述1.2電腦辦公平臺(tái)1.3辦公人員的角色1.4思考與練習(xí)1.1電腦辦公概述辦公自動(dòng)化是指利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使人們的一部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備當(dāng)中，并由辦公人員與這些設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。電腦辦公的特點(diǎn)電腦辦公的功能電腦辦公的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)電腦辦公的特點(diǎn)電腦辦公是當(dāng)今信息技術(shù)高速發(fā)展的社會(huì)的重要標(biāo)志之一，它具有以下特點(diǎn)：電腦辦公是一個(gè)人機(jī)信息系統(tǒng)電腦辦公實(shí)現(xiàn)了辦公信息一體化處理電腦辦公
2、是為了提高辦公效率和質(zhì)量電腦辦公的功能根據(jù)電腦辦公自動(dòng)化的定義，可以知道其主要功能就是利用現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與設(shè)備，實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化，提高辦公效率，具體的功能如下：公文編輯收發(fā)文管理活動(dòng)安排個(gè)人用戶管理電子郵件遠(yuǎn)程辦公檔案管理電腦辦公的現(xiàn)狀隨著21世紀(jì)的來(lái)臨，知識(shí)成為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)、社會(huì)發(fā)展及企業(yè)成長(zhǎng)的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識(shí)日益成為企業(yè)與政府信息化建設(shè)的核心。對(duì)知識(shí)前所未有的重視，使以工作流為中心的電腦辦公系統(tǒng)開(kāi)始提升到以知識(shí)管理為核心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。該系統(tǒng)是集中信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識(shí)管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)，使員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的被動(dòng)地位轉(zhuǎn)向主動(dòng)，從而在提升每個(gè)員工創(chuàng)造力的過(guò)
3、程中，大大提高了企業(yè)與機(jī)關(guān)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。電腦辦公的發(fā)展趨勢(shì)國(guó)際上辦公自動(dòng)化的發(fā)展非常迅猛，各國(guó)政府都對(duì)本國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展極為重視，并不惜花費(fèi)巨資。國(guó)外辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)主要有以下4個(gè)方向：辦公自動(dòng)化設(shè)備向著高性能、多功能、復(fù)合化和系統(tǒng)化發(fā)展辦公自動(dòng)化系統(tǒng)向著數(shù)字化、智能化、無(wú)紙化和綜合化發(fā)展以電腦為核心的辦公工作站將向處理文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖形、圖像的多媒體方向發(fā)展通信在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的地位進(jìn)一步增強(qiáng)，可以充分利用現(xiàn)代化通信技術(shù)1.2電腦辦公平臺(tái)電腦辦公平臺(tái)主要包括電腦辦公軟件和電腦辦公硬件設(shè)備。這兩者相輔相成，辦公軟件是電腦辦公得以實(shí)現(xiàn)的具體工具，而硬件設(shè)備是運(yùn)行辦公軟件的
4、物質(zhì)基礎(chǔ)。電腦辦公軟件電腦辦公硬件電腦辦公軟件電腦辦公軟件主要有以下3類：系統(tǒng)軟件應(yīng)用軟件工具軟件辦公系統(tǒng)軟件在電腦軟件系統(tǒng)中，操作系統(tǒng)具有核心和基礎(chǔ)作用。不過(guò)，無(wú)論操作系統(tǒng)如何復(fù)雜、龐大和神秘，對(duì)一般計(jì)算機(jī)用戶來(lái)說(shuō)，操作系統(tǒng)只是提供了一個(gè)用戶環(huán)境，提供了一個(gè)人機(jī)交互操作的界面。目前最常用的辦公系統(tǒng)軟件為Windows操作系統(tǒng)，如下圖所示。辦公應(yīng)用軟件為解決計(jì)算機(jī)應(yīng)用中的各類問(wèn)題而編寫(xiě)的程序稱為應(yīng)用軟件。若應(yīng)用軟件所實(shí)現(xiàn)的功能是處理辦公文檔，則稱此類應(yīng)用軟件為辦公應(yīng)用軟件。下面就介紹幾款常用的辦公軟件：MicrosoftOffice金山WPSOffice永中OfficeOpenOffice
5、辦公工具軟件除了辦公系統(tǒng)軟件和辦公應(yīng)用軟件之外，還經(jīng)常會(huì)用到一些工具軟件。工具軟件的種類繁多，用戶應(yīng)根據(jù)需要選擇相應(yīng)的工具軟件。大體上，工具軟件分為系統(tǒng)工具、文件/磁盤(pán)工具、網(wǎng)絡(luò)工具、媒體工具和圖文處理工具等。電腦辦公硬件電腦辦公所使用的硬件包括電腦和其他一些辦公設(shè)備。當(dāng)前，在電腦辦公中所使用的電腦一般都是個(gè)人微型電腦(PC)，主要有臺(tái)式機(jī)和筆記本電腦。電腦的硬件組成常用辦公設(shè)備電腦的硬件組成電腦的硬件設(shè)備包括輸入設(shè)備、輸出設(shè)備、存儲(chǔ)器、運(yùn)算器和控制器。也可以根據(jù)電腦的外觀組成和電腦的主機(jī)組成對(duì)電腦硬件設(shè)備進(jìn)行分類。電腦的硬件組成包括機(jī)箱、電源、主板、CPU(中央處理器)、內(nèi)存、顯卡、硬盤(pán)
6、、軟驅(qū)、光驅(qū)、聲卡、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)等硬件設(shè)備。常用辦公設(shè)備常用的辦公設(shè)備如下：打印機(jī)掃描儀復(fù)印機(jī)傳真機(jī)多功能一體機(jī)投影儀數(shù)碼相機(jī)數(shù)碼攝像機(jī)USB閃盤(pán)打印機(jī)通過(guò)打印機(jī)可以將在電腦中制作的工作文檔打印出來(lái)。在現(xiàn)代辦公和生活中，打印機(jī)已經(jīng)成為電腦最常用的輸出設(shè)備之一。掃描儀通過(guò)掃描儀，用戶可以將自己喜歡的文字資料或者相片輸入到電腦當(dāng)中保存或者經(jīng)過(guò)電腦處理后刻錄到光盤(pán)中永久保存。復(fù)印機(jī)復(fù)印機(jī)并不是電腦的外部設(shè)備。由于文件打印的成本較高，如果用戶需要多份相同的工作文檔，則可以先通過(guò)打印機(jī)打印一份工作文檔，再通過(guò)復(fù)印機(jī)復(fù)制剩余數(shù)量的工作文檔，以達(dá)到降低成本的目的。傳真機(jī)傳真機(jī)同樣不是電腦的外部設(shè)備
7、。通過(guò)傳真機(jī)，用戶可以將照片等文檔直接復(fù)制到遠(yuǎn)地的另一用戶手中。多功能一體機(jī)多功能一體機(jī)指的是包含打印、掃描、復(fù)印、傳真等功能的機(jī)器，且多項(xiàng)功能可以同時(shí)工作。投影儀投影儀是利用光學(xué)投影的方式，將影像投射在大尺寸的銀幕上。數(shù)碼相機(jī)數(shù)碼相機(jī)是一種能夠進(jìn)行拍攝，并把拍攝到的景物轉(zhuǎn)換成以數(shù)字格式存放的圖像的特殊照相機(jī)。與普通相機(jī)不同，數(shù)碼相機(jī)并不使用膠片，而是使用固定的或者是可拆卸的半導(dǎo)體存儲(chǔ)器來(lái)保存獲取的圖像。數(shù)碼攝像機(jī)數(shù)碼攝
