文秘基本功

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1、文秘基本功之②會議通知會議通知是辦會的重要環(huán)節(jié)，也是我們日常工作之中經(jīng)常要做的一件小事，那么為什么要把這件小事單列成文呢？因為這件小事決定著會議組織的效果，還可以反映出通知者的綜合素質，因此還是決定總結一下，希望能為初入秘壇的朋友們帶來一些啟示。一、會議通知前要搞清楚哪些事？新人初到機關工作，初來乍到，大多情況下都是從打掃衛(wèi)生，掃地燒水這些事情做起的，真正接觸到實際工作可能就是從通知會議和寫信息、簡報之類的小豆腐塊開始的，這是機關工作最平常、最繁雜的事項，但是也是鍛煉一個人熟悉適應工作環(huán)境，融入組織的良好開端，因此做好會議通知工作事關個人形象，一定要謹慎細心。在會議正式通知前，一定要熟

2、知會議概況，主要包括時間、地點、主題（研究解決的事項）、議程（會議按照什么程序或者步驟進行）、出席領導、參會范圍以及對參會單位的要求，因為被通知單位很有可能會反問你很多問題，如果你答不上來，或者遇到問題就問領導，只能給人留下不操心、不仔細的壞印象。二、如何做好會議通知？會議通知的基本要求是做到禮貌、簡介、準確，切忌啰嗦、拖拉及情況不清。常規(guī)情況，您好，我是XX單位，有個會議通知請記錄。明天上午8:30在市政府X樓會議室召開2014年重點項目交辦會；出席會議的市領導有：xxx；請你單位分管領導參加，并準備書面匯報材料30份，做好匯報準備；8:20以前入場完畢。通知結束后，一定要詢問被通知

3、單位接電話同志的姓名，便于跟蹤詢問（這是新手容易忽視的地方）。休息日、節(jié)假日通知會議，除了按照上述要求外，在正式通知之前，還要的表示歉意。大型會議的通知，一般采取分組分層次通知的辦法，黨委口的黨委辦負責，政府口的政府辦負責，其他的企事業(yè)單位由活動組織方負責，這樣做的好處是能夠節(jié)省時間，提高工作效率，分組通知后，一定要有人負責匯總反饋情況。領導的通知，規(guī)格較高的領導由黨委辦負責通知，局級領導可以直接通知（一般通知其單位辦公室由辦公室負責），如果情況特殊需要直接通知領導本人的可以打電話通知，領導沒有接電話可以發(fā)信息通知。三、其他需要注意的問題（一）掌握好會議通知的時機。剛上班的同志積極性很

4、高，接到任務往往會馬上行動，但是，在實際工作中，會議信息變更的情況很多，因此要根據(jù)實際情況，掌握好會議通知的時機，既不能過早，也不能過完，影響會議的組織。（二）會議臨時變動要及時更正。在日常工作中經(jīng)常會遇到會議時間、地點變動的情況，這個時候作為辦公室工作人員一定不要嫌麻煩，要抱著負責的態(tài)度，及時將會議變更信息及時反饋通知對象。（三）做好反饋情況收集。反饋信息關系到會議組織的效果，一定要收集好會議反饋情況，并及時報告領導，以便把最新的指示精神傳達給參會單位。文秘基本功之③會務服務一、會場布置。會場布置是會務服務的基礎工作，重點要把握以下幾個方面：一是會標的制作。會標的制作一般不需要我們操

5、太多的心，只要把會議名稱搞準以后，及時發(fā)給賓館的商務中心或會議室管理部門即可。但是，不要過分的信賴他們，畢竟他們只負責干活，不負責把關。會標直接面對參會單位，事關對外宣傳的形象問題，所以一定要細心檢查，看看字有沒有漏，字的筆畫有沒有漏，因為賓館采用打印的辦法制作會標、橫幅很可能漏掉一個點或者一橫，那出了丑，還是會議組織者的責任。二是座位示意圖的制作。規(guī)模較小的會議一般不專門制作會議座位示意圖，但對于一些大型會議，為了維持良好會議秩序，不僅需要制作座位示意圖，甚至還要求擺座位牌，對號入座，這就給我們的會務服務工作造成了一些困難。其難點在于參會人員信息的反饋和座次的安排問題。因為參會人員信

6、息反饋往往變動性很大，所以在編排作為示意圖時，要掌握好時機，一般要等大部分信息確定后再開始編排，避免做無用功，回過頭來還要重新安排。對于變動的信息要及時作出調整，除了一些級別很高的領導要堅持原則外，其他人員不必太較真，保障前排就坐即可。三是座位牌的制作和擺放。座位牌的擺放是按照會議座位示意圖進行，關鍵部位是主席臺及前排就坐人員，一定要做到信息準確，不能含糊不清，因為領導座次安排是政治問題，觸犯不得。還要特別注意核對單位名稱、個人名字有沒有錯別字或漏字的情況，發(fā)現(xiàn)以后要及時更改糾正，以免出現(xiàn)不必要的錯誤，造成不必要的麻煩。四是會議材料發(fā)放。為了提高效率，一般提前要把會議材料，發(fā)放到位。在

7、此要注意材料的發(fā)放順序問題，一般按照會議議程安排，最后討論的放在最下面，依次向上，第一個應該是本次會議的主要議程。如果材料是由多個部門提供的，要及時聯(lián)系，做好對接，避免出現(xiàn)紕漏。五是引導牌必不可少。會場內一切布置就緒，出門的時候千萬別忘了看看會議引導牌是否安置到位，位置是否明顯。因為在同一時間，同一地點的不同會議室很可能會開很多會議，會議引導牌的作用就是避免參會人員走錯會議室。二、會議接待簽到。會議時間臨近，參會人員陸續(xù)進場，這個時候，我們就要