電子文件歸檔與電子檔案管理制度 新 優(yōu)質(zhì)文檔.doc

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1、電子文件歸檔與電子檔案管理制度文件編號(hào)文件版本文件頁碼一.目的為加強(qiáng)公司數(shù)據(jù)資料的備份管理，方便各部門做好數(shù)據(jù)集中備份工作，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于XX有限公司電子文檔的管理。三.負(fù)責(zé)部門本制度由行政部負(fù)責(zé)信息收集、歸檔，各部門協(xié)助實(shí)施。四.制度內(nèi)容3.1總則(1)對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專人負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。(2)電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管、整理和上傳工作，行政部檔案管理員要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。(3)電子文件的管理由行政部負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支

2、持。(4)為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就要嚴(yán)格的按照此管理制度和技術(shù)實(shí)施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。(5)歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。(6)具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬件拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬件拷貝一并歸檔。(7)電子文檔管理分軟件電子文檔管理與普通電子文檔管理。3.2電子文件的收集與積累(1)收集范圍。電子文件的收集范圍：草稿性電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無紙電子文件；文本文件；圖象文件；圖形文件；影像文件；聲音

3、文件；多媒體文件；計(jì)算機(jī)程序；數(shù)據(jù)文件；公司業(yè)務(wù)所需的各種文件。(2)收集、積累要求1、記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，相關(guān)人員須向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件進(jìn)行保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。2、保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。3、在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。4公司受控文件，未經(jīng)允

4、許，不得復(fù)印或泄露電子文件歸檔與電子檔案管理制度文件編號(hào)文件版本文件頁碼4、用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。5、用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。6、用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。7、用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。8、用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。9、由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)

5、注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。10、通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。11、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。3.3收集、積累方法(1)軟件電子文檔的管理與普通電子文檔的管理。普通電子文檔收集、積累分公司和部門兩級(jí)檔案管理。(2)公司文檔收集、積累。公司由行政部檔案管理員專職管理，行政部檔案管理員以部門、性質(zhì)、類別、大小立文件夾，各部門及時(shí)按照要求制作、整理電子文件上交，由檔案管理員整理保存。(3)部門文檔收集、積累。各部門建立自己部

6、門的電子檔案庫，指定專(兼)職人員管理，管理人員以性質(zhì)、類別、大小立文件夾，及時(shí)按照公司文檔管理要求制作、整理電子文件上傳公司服務(wù)器，凡涉及公司機(jī)密性文件，不得私自備份，留存。(4)軟件電子文檔。各相關(guān)員工牢記自己的賬戶名及密碼，如有改動(dòng)須向行政部提交申請(qǐng)；員工按照公司要求及時(shí)將文檔上傳至服務(wù)器，由檔案管理員監(jiān)督；所收集的文檔不允許放至電腦C盤，如有損失后果自負(fù)；所有文檔需傳至檔案管理員處備案。1、每份電子文件均需在電子文件登記表中登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存，電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。2、電

7、子文件性質(zhì)代碼：c—草稿性電子文件；f—非正式電子文件；z—正式電子文件；w—無紙電子文件；wb—文本文件；p—圖象文件；tx—圖形文件；y—影像文件；s—聲音文件；d—多媒體文件；j—計(jì)算機(jī)程序；sj—數(shù)據(jù)文件。3.4電子文件的整理(1)電子文件的整理由行政部電子檔案管理員以部門、性質(zhì)立卷相對(duì)集中整理歸檔。(2)歸檔電子文件需填寫登記表。3.5電子文件的歸檔。定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體。(1)歸檔范圍4公司受控文件，未經(jīng)允許，不得復(fù)印或泄露電子文件歸檔與電子檔案管理制度文件編號(hào)文件版本文件頁碼電子文件的歸

8、檔范圍：草稿性電子文件；非正式電子文件；正式電子文件；無紙電子文件