會(huì)議組織與活動(dòng)管理.docx

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1、會(huì)議組織與活動(dòng)管理一、會(huì)議的正確認(rèn)知1.會(huì)議的現(xiàn)狀研究表明，企業(yè)員工每天有一半以上的時(shí)間在開會(huì)，而會(huì)議議題達(dá)成一致和通過認(rèn)可的卻很少。由于會(huì)議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計(jì)劃內(nèi)的工作，為企業(yè)帶來各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關(guān)會(huì)議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會(huì)，大會(huì)接小會(huì)，神經(jīng)快崩潰；上午有早會(huì)，下午有午會(huì)，下班不能走，還要開晚會(huì)；每周開周會(huì)，每月有月會(huì)，隨時(shí)檢討會(huì)，年底是年會(huì)?！贝蠖鄶?shù)企業(yè)認(rèn)為，通過會(huì)議的效率和會(huì)后的執(zhí)行效率，可以決定企業(yè)的最終效率。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全球每天要舉行數(shù)百萬次會(huì)議，例如英國每天有4000000小時(shí)被用于會(huì)議；

2、美國平均每天舉行1100萬次會(huì)議；經(jīng)理們花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間占工作時(shí)間的40%～70%；《哈佛商業(yè)評(píng)論》通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間為3.5小時(shí)，非正式會(huì)議的時(shí)間為1小時(shí)。通常情況下，企業(yè)行政部門參與的會(huì)議較多，部門員工不僅要出席會(huì)議、組織會(huì)議，更多的時(shí)間是策劃和安排會(huì)議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會(huì)于中國好比是騎自行車，全球數(shù)量最多，水平卻極差?！币虼?，企業(yè)要想提高會(huì)議的成功率，很大程度上取決于成功的會(huì)前組織、籌劃和安排。2.會(huì)議的重要性會(huì)議的召開非常重要，大多數(shù)企業(yè)都是通過會(huì)議決定其基本走向，認(rèn)為

3、召開會(huì)議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè)90%以上的重大決策都是在會(huì)議中制定和貫徹，通過會(huì)議可以解決和處理問題，但是由于會(huì)議水平有限，導(dǎo)致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業(yè)花費(fèi)在開會(huì)上的時(shí)間越來越多，召開會(huì)議的頻率也越來越高。3.會(huì)議的定義會(huì)議是由三個(gè)或三個(gè)以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對面的多向溝通。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了視頻會(huì)議，例如QQ群會(huì)議、MSN會(huì)議、甚至通過Skype也可以開會(huì)。然而視頻會(huì)議相比面對面會(huì)議具有特殊的要求，視頻會(huì)議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會(huì)議地點(diǎn)且不能夠隨意更改、嚴(yán)格

4、的會(huì)議時(shí)間和超強(qiáng)技術(shù)手段的支撐。4.會(huì)議的作用會(huì)議的作用主要包括：第一，會(huì)議能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息；第二，匯聚信息；第三，解決問題，當(dāng)今會(huì)議不僅在提供信息方面出現(xiàn)問題，更是解決現(xiàn)場出現(xiàn)的問題，通過會(huì)議形式幫助企業(yè)解決和處理問題；第四，企業(yè)為員工提供的教育和培訓(xùn)，也都是通過會(huì)議的形式傳遞；第五，會(huì)議還可以為企業(yè)傳達(dá)指示、政策制度和精神；第六，會(huì)議會(huì)為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領(lǐng)導(dǎo)往往通過盡可能多的召開會(huì)議，鞏固其在團(tuán)隊(duì)成員心目中的地位和作用。5.會(huì)議的影響會(huì)議為企業(yè)帶來的影響包括正面和負(fù)面影響，會(huì)議不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息、解決問題，同時(shí)會(huì)議

5、的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業(yè)頻繁召開低效率的會(huì)議，還會(huì)帶來很多負(fù)面影響，在人員、成本、時(shí)間精力以及效率和品質(zhì)方面產(chǎn)生會(huì)議的波紋效應(yīng)。所謂波紋效應(yīng)，是指兩個(gè)決策層將處理不了的問題，單獨(dú)拿出召集中層開會(huì)討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個(gè)更好的解決辦法，導(dǎo)致影響范圍越來越大、所花時(shí)間越來越長，如同水中泛起的波紋一樣。6.會(huì)議的頻率不同會(huì)議召開的頻率不同：固定的部門會(huì)議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會(huì)議或員工大會(huì)的頻率要視公司規(guī)模而定，但一般員工大會(huì)每三個(gè)月召開一次屬頻繁，而

6、半年一次比較合適；突發(fā)事情的會(huì)議要隨時(shí)召開。7.會(huì)議的規(guī)模根據(jù)會(huì)議的功能不同，會(huì)議人數(shù)有嚴(yán)格的限制。制定決策的會(huì)議，例如年底的務(wù)虛會(huì)是為決定明年銷售政策、研發(fā)政策、相關(guān)制度和戰(zhàn)略目標(biāo)召開的會(huì)議，一般人數(shù)比較少，限制在50人以內(nèi)，因?yàn)槿藬?shù)越少越容易達(dá)成共識(shí)；問題解決式的會(huì)議，人數(shù)不應(yīng)超過10個(gè)；培訓(xùn)式的會(huì)議，一般建議培訓(xùn)時(shí)是小班30個(gè)人以內(nèi)效果非常好；正式報(bào)告會(huì)議，比如員工大會(huì)進(jìn)行宣傳貫徹政策時(shí)人數(shù)越多越好。8.會(huì)議的結(jié)構(gòu)會(huì)議結(jié)構(gòu)與事務(wù)發(fā)生的結(jié)構(gòu)一樣，經(jīng)歷事前、事中和事后三個(gè)過程。?事前事前主要是會(huì)議的計(jì)劃、籌備和安排階段。?事中事中是會(huì)議的召開

7、階段，分為開場、擴(kuò)展、回收、達(dá)成共識(shí)和結(jié)束會(huì)議。會(huì)議開場由主持人詳細(xì)介紹會(huì)議情況；擴(kuò)展是按照會(huì)議議題的順序逐一進(jìn)行討論的過程；回收是對每一個(gè)議題經(jīng)討論達(dá)成一致的結(jié)果，最后達(dá)成共識(shí)結(jié)束會(huì)議。?事后事后則是會(huì)議的追蹤和反饋階段，許多會(huì)議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會(huì)議的結(jié)束一定是下次會(huì)議的開始，因此追蹤反饋通過會(huì)議紀(jì)要落實(shí)，由主持人或者會(huì)務(wù)工作人員追蹤和落實(shí)。9.會(huì)議的成本會(huì)議的成本包括時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本。?時(shí)間成本會(huì)議的時(shí)間成本是會(huì)議前、會(huì)議中和會(huì)議后的時(shí)間，可以輕松計(jì)算。?直接會(huì)議成本直接會(huì)議成本包括場地和設(shè)

8、施設(shè)備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復(fù)印及小禮品花費(fèi)的成本。?效率損失成本效率損失成本是由于開會(huì)而耽誤和影響其他工作或者合同的落實(shí)和簽訂，帶來