水利檔案信息化管理探析

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1、水利檔案信息化管理探析　　摘要：水利檔案是在水利建設(shè)和水利科學(xué)研究過程中逐步形成的，是水利建設(shè)成果的歷史記錄，它將為今后的水利建設(shè)提供重要的參考信息，它是整個(gè)國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的決策依據(jù)之一，檔案信息化工作，是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平全而提高的一項(xiàng)重大舉措。本文主要就是針對水利檔案信息化管理來進(jìn)行探討的。關(guān)鍵詞：水利檔案；檔案信息化；管理中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A1、檔案信息化管理的必要性實(shí)行檔案信息化管理十分必要，除了能夠提升檔案管理的效率，保障檔案能夠更好的為組織運(yùn)行服務(wù)之外，其還可以從如下兩個(gè)方面體現(xiàn)出自身的價(jià)值。首先，檔案信息化管理能夠?yàn)榻M織的檔案資源的高效

2、開發(fā)提供重要的科學(xué)保障。通常而言，檔案存檔入庫就成為一種相對靜止的狀態(tài)。通過對檔案不斷進(jìn)行信息化開發(fā)則可以使這種相對靜止的檔案重新激活，并且通過一定的信息技術(shù)手段，將檔案中所擁有的信息輸入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，進(jìn)而開發(fā)出這些信息當(dāng)中所存在的巨大價(jià)值，形成價(jià)值的增值。7其次，檔案管理信息化是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會發(fā)展的必由之路。目前世界正在依靠信息化而不斷推動經(jīng)濟(jì)社會跳出傳統(tǒng)的工業(yè)化路徑，進(jìn)入到更為便捷的快速發(fā)展車道之中。信息技術(shù)是重要的財(cái)富與資源，已經(jīng)收到了各行各業(yè)的重點(diǎn)關(guān)注。因此，檔案事業(yè)要想在快速變遷的社會中占有一席之地，就必須將信息化技術(shù)融入日常的檔案管理工作當(dāng)中。檔案信

3、息化是社會信息化的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)滯后，社會信息化就不可能實(shí)現(xiàn)，影響組織可持續(xù)發(fā)展宏偉目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，組織檔案工作者必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念?，F(xiàn)在信息成為社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展資源和財(cái)富，檔案管理部門是組織的信息中心，在信息社會中，檔案管理也成為組織發(fā)展支柱工作。2、檔案信息化建設(shè)的原則2.1、以檔案信息開發(fā)和利用為中心的原則在檔案信息資源中除去部分關(guān)系到國家利益和安全以及個(gè)人隱私的檔案文件材料以外，大部分是可以開放和利用的。檔案信息化建設(shè)中各種系統(tǒng)和軟件的開發(fā)，要圍繞開放和利用來設(shè)計(jì)、展開。2.2、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的原則由于受檔案實(shí)體管理模式和方法的影響，檔案信息

4、化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一，再加上系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化起步以后，未能及時(shí)研究統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，給檔案信息的傳輸、接收和整編帶來了較大困難。2.3、抓住重點(diǎn)、階段性推進(jìn)的原則7水利檔案信息化建設(shè)不可能一蹴而就，要經(jīng)過起步、試運(yùn)行、成熟、全面應(yīng)用的發(fā)展階段?，F(xiàn)階段的工作任務(wù)應(yīng)為檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才的培育以及開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等。2.4、以基礎(chǔ)工作帶動數(shù)據(jù)庫建設(shè)的原則檔案信息化特別是信息庫的建立要依靠基礎(chǔ)工作一點(diǎn)一滴地建立起來。夯實(shí)基礎(chǔ)工作、建立和完善數(shù)據(jù)庫，是信息化建設(shè)的核心和關(guān)鍵所在

5、。3、水利檔案信息化建設(shè)存在的問題3.1、對檔案信息化建設(shè)重視不夠系統(tǒng)內(nèi)部偏重于工程建設(shè)、水資源管理、水環(huán)境監(jiān)測等方面的信息化建設(shè)，對于支持和服務(wù)全局的綜合檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，推進(jìn)力度不強(qiáng)，減弱了檔案信息化建設(shè)推進(jìn)全局工作的功能。3.2、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)支持在開發(fā)一些專業(yè)應(yīng)用軟件時(shí)，沒有同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，信息化建設(shè)各自為政，未形成統(tǒng)籌安排、全面協(xié)調(diào)、整體推進(jìn)的局面，水利檔案信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)不夠明確，尚未確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)。3.3、數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠完善7水利檔案信息化建設(shè)正處于由文件向信息化的過渡階段，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的過程，開發(fā)

6、和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是做好檔案信息化建設(shè)的核心和基礎(chǔ)。3.4、檔案管理人員缺乏現(xiàn)代檔案管理技能在水利系統(tǒng)辦公自動化普及過程中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅限于目錄級檢索，未對相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，部分檔案管理人員尚未完全掌握電子檔案歸檔管理、室藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等方面的專業(yè)知識和操作技能。4、強(qiáng)化水利檔案信息化建設(shè)的具體措施水利工程檔案是在水利建設(shè)和水利科學(xué)研究過程中逐步形成的，是應(yīng)當(dāng)歸檔保存起來以備查考的各種文字，圖表，聲像等不同形式的歷史記錄，也是水利建設(shè)成果的歷史記錄，它將為今后的水利建設(shè)提供重要的信息參考。水利檔案信息化就是把這些原始資料通過現(xiàn)代電子技術(shù)進(jìn)行收集立卷、整理編目、

7、著錄標(biāo)引，檢索利用，價(jià)值鑒定，檔案統(tǒng)計(jì)，加工整編，庫房管理，字跡恢復(fù)，安全管理，系統(tǒng)維護(hù)等，使其成為整個(gè)水利建設(shè)和水利發(fā)展的決策依據(jù)之一。這樣，必須做好如下幾方面的工作：4.1、推動“檔案信息系統(tǒng)”計(jì)劃7檔案管理部門應(yīng)健全檔案管理信息化作業(yè)，制訂“檔案信息系統(tǒng)”中程計(jì)劃，推動檔案管理信息化，使現(xiàn)行檔案、回溯檔案均能建置完整性的電子目錄，匯整公布檔案目錄，同時(shí)開放檔案目錄查詢單一窗口；另將已征集的各類檔案予以數(shù)字化及建立虛擬檔案館，運(yùn)用虛擬實(shí)境及信息技術(shù)，真實(shí)呈現(xiàn)實(shí)體建構(gòu)，還原檔案發(fā)生的時(shí)間與場景，建立檔