成人高校檔案管理改革探究

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1、成人高校檔案管理改革探究　　摘要：21世紀的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，全日制普通高等學校、成人高等學校、高職高專學校和民辦學校正不斷發(fā)展壯大，學校內(nèi)部的管理機制也在相應變化調(diào)整，以適應學校發(fā)展建設(shè)的需要。檔案管理，作為學校重要基礎(chǔ)工作之一，也應不斷審時度適，不斷探索管理新模式，加快現(xiàn)代化管理進程，以適應學校改革發(fā)展需要。關(guān)鍵詞：成人高校檔案管理改革中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：檔案管理，是學校發(fā)展歷程的歷史記錄和憑證，為學校教學科研發(fā)展提供有力保障。隨著改革開放和市場經(jīng)濟的不斷深入，檔案工作已被社會各屆認可和重視。2008年9月1日，國家教委以198

2、9年頒布的《普通高等學校檔案管理辦法》為基礎(chǔ)，修訂了新的《高等學校檔案管理辦法》。新修訂的《管理辦法》中，明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學校、成人高等學?！?。這一辦法的制定，為成人高校檔案管理提供了明確的方向，有利于成人高校檔案管理更全理、規(guī)范，有章可偱，更促進了成人高校檔案管理制度建設(shè)和業(yè)務(wù)的規(guī)范化，奠定了成人高校檔案資源共享的基礎(chǔ)制度保障。一、成人高校檔案管理現(xiàn)狀分析5成人高校檔案管理與普通高校相比，有其自身的特點。近年來，成人高校已穩(wěn)步發(fā)展，檔案管理工作也逐步被學校所重視，許多成人高校已將檔案管理納入管理范疇和考核制度。但隨著成人高校的不斷發(fā)展壯大，

3、隨之而來也出現(xiàn)許多管理上的問題亟待解決。1、人員配備不科學，制度不完善成人高校檔案管理水平普遍較為薄弱，在人員配備上不健全。許多學校檔案管理沒有專人負責，都是由人事、行政、教務(wù)、學生等部門的工作人員兼職進行管理。由于他們平時有各自的工作分工，加之沒有專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識，對檔案收集、分類、錄入、保管等工作缺乏專業(yè)化管理，勢必在檔案保管中出現(xiàn)紕漏，影響學校發(fā)展的歷史記錄的積累，影響日常工作的順利進行。在檔案管理制度建設(shè)上，沒有針對檔案管理的制度建設(shè)，使檔案管理工作無約束、不規(guī)范。2、管理技術(shù)水平落后，不適應信息時代的發(fā)展。在當今電子技術(shù)飛速發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)

4、展已覆蓋了各行各業(yè)，檔案管理技術(shù)跟不上時代發(fā)展的步伐，很多學校檔案部門仍延用手工式管理方法，即使做到電子化管理，也是進行簡單的錄入檢索，工作效率低，檢索繁瑣，導致無法適應學校的整體發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案收集、保護、利用的單一模式直接造成了服務(wù)技術(shù)手段落后，不能更好地為學校教學科研服務(wù)。二、完善成人高校檔案管理模式，探索檔案管理新途徑51、管理方式由傳統(tǒng)手工管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)變長期以來，高校檔案管理一直延用普通傳統(tǒng)的手工管理方式，由于手工管理工作效率低、檢索困難及保存占用空間大等諸多特點，目前，越來越多的學校已進行以傳統(tǒng)手工管理方式為基礎(chǔ)，慢慢向現(xiàn)代化、信息化管理

5、過渡，逐步形成紙質(zhì)檔案、電子檔案雙軌制相結(jié)合的管理模式。學校檔案部門應積極參與機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的編制與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建議。研究探討檔案現(xiàn)代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，真正從文件形成初期做好文檔一體化。對于已存入檔案部門的檔案資料，在保證文件質(zhì)量的前提下，盡快做好檔案條目錄入工作，實現(xiàn)檔案條目檢索自動化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2、管理模式由被動執(zhí)行向主動決策轉(zhuǎn)變學校檔案部門應采取多種形式把檔案工作重點與學校中心工作結(jié)合起來，為教學、科研服務(wù)，使學校檔案成為教學科研重要依據(jù)，成為學校思想政治教育的陣地，成為師生研究學習的場所。立足館藏檔

6、案資源，面向?qū)W員及整個社會，努力實現(xiàn)服務(wù)方式的多元化、社會化、優(yōu)質(zhì)高效化。5成人高校的學員多為在職人員，所以教學形式方法更側(cè)重于對學生職業(yè)技能的培養(yǎng)。學校每年在實踐教學方面形成的材料、教學科技資料相當豐富。檔案部門應根據(jù)檔案數(shù)據(jù)資料，及時準確地把學校各類信息主動匯報到機關(guān)部門，協(xié)同相關(guān)部門做好各項工作?？梢酝ㄟ^教學檔案，了解學校的整體教學水平、學生構(gòu)成及教師教研情況；根據(jù)學員構(gòu)成，了解每年在各個地區(qū)的招生人數(shù)；根據(jù)就業(yè)情況，了解市場需求，適時調(diào)整課程設(shè)置；通過對教師業(yè)務(wù)檔案的了解，可以調(diào)整師資結(jié)構(gòu)，完善制度建設(shè)，加強對教師隊伍的管理。另外，通過檔案展覽、校史展

7、、網(wǎng)上信息開放等方式，逐步讓師生員工接觸檔案，利用檔案資源，讓館藏檔案發(fā)揮更大作用，讓師生員工重視檔案資料所蘊含的豐富文化資源，使他們由被動地提供檔案變成主動參與檔案資料的收集，檔案部門還應想方設(shè)法把被動的檔案史料作為主動服務(wù)于現(xiàn)實工作的工具，要以本校檔案資料為基礎(chǔ)，貼近學校中心工作，推出高水平、實用性的檢索工具及編研成果。3、服務(wù)方式由被動封閉向主動開放轉(zhuǎn)變5隨著社會的發(fā)展，越來越多的人選擇到成人高校繼續(xù)深造，以適應自身適合社會發(fā)展的需要，近年來，學歷認證、成績查詢等業(yè)務(wù)越來越多，社會以及學校各職能部門對檔案需求在內(nèi)容上越來越廣，在利用率上越來越高，在服務(wù)領(lǐng)

8、域里越來越寬，在服務(wù)方式上也越來越精。