淺議聲像檔案管理和利用

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1、淺議聲像檔案管理和利用　　【摘要】聲像檔案是指事物的主體在各種活動中形成的具有保存價值的照片、底片、影片、唱片、磁盤、光盤、磁介質(zhì)、光介質(zhì)、錄音帶、錄像帶等不同材料的載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。它是全宗檔案的重要組成部分，是對紙質(zhì)檔案的完善和發(fā)展，它在極大地豐富檔案信息載體的同時，也促進(jìn)人們從更廣泛的角度去認(rèn)識聲像檔案，進(jìn)而深入分析、研究聲像檔案的組成和發(fā)展，更好地掌握和利用聲像檔案這一信息資源?！娟P(guān)鍵詞】聲像檔案管理利用1.聲像檔案的特點及管理現(xiàn)狀聲像檔案是指以磁性材料或感光材料為載體，以音像為主要反映方式，具有一定保存價值的照片、錄音帶、錄像帶等為載體，留在

2、正片上的檔案。傳統(tǒng)的檔案大多以紙質(zhì)為載體，缺乏形象性、直觀性，而聲像檔案能直接記錄事物的過程，直觀事物信息。這就使人們從更廣泛的角度認(rèn)識聲像檔案，從而更全面、更深入地分析、研究聲像檔案。1.1數(shù)碼照片的存儲和收集數(shù)碼相機(jī)雖具有不計成本，存儲量大的特點，但它不如在電腦上查看過癮。因此，建議每次活動結(jié)束后，就將照片存入光盤，這樣既看著方便，又防止丟失。5在數(shù)碼照片的收集過程中，我們不但要將檔案管理人員拍攝的照片整理歸檔，同時也要收集其它部門拍攝的照片。在收集過程中如發(fā)現(xiàn)有重大活動、重要會議上形成的照片沒能及時歸檔，檔案專職人員應(yīng)立即通過電話進(jìn)行追蹤并索要。拍攝人員也應(yīng)及時將精選的照片傳遞

3、到檔案管理人員手中。這樣可大大地提高照片檔案的收集率，確保照片檔案的完整與安全。1.2數(shù)碼照片的篩選和整理照片的價值是由圖像的原始性、真實性以及質(zhì)量決定的。照片的收集歸檔要進(jìn)行挑選，剔除那些沒有歸檔價值的照片，選取具有代表性的照片歸檔，同一場景的照片僅留一到兩張，歸檔的每一張照片都要有質(zhì)量保證。對其它部門發(fā)送來的數(shù)碼照片，檔案管理人員要及時整理、編輯，包括時間、地點、人物、是由、拍攝者等。其中主要人物要特別指明所處位置，避免因時間過長，照片過多，造成照片的混淆和丟失。1.3數(shù)碼照片的分類和編輯數(shù)碼照片的分類按工程進(jìn)行分類。不同工程的數(shù)碼照片分別進(jìn)行整理。每一個工程建立一個文件夾，對文

4、件夾內(nèi)的照片文件一般可按時間先后進(jìn)行排列，并按其順序進(jìn)行編號。同一會議、同一個測試形成的數(shù)碼照片排列在一起。1.4數(shù)碼照片的沖印和刻盤5對整理好的照片，除需用于紙質(zhì)文件中的照片一次沖洗外，其它的照片均刻錄成光盤形式存放，且一式三套，一套封存保管，一套供借閱使用，一套異地保存?？啼浐玫拿刻坠獗P應(yīng)放在堅硬的惰性塑料盒內(nèi)，且一并放在專用的磁盤柜中保存。1.5數(shù)碼照片的保存由于數(shù)碼聲像檔案剛剛興起不久，其管理體制亦不是很健全，使得檔案部門與有關(guān)產(chǎn)生聲像檔案的業(yè)務(wù)部門之間缺乏協(xié)調(diào)、溝通、統(tǒng)一，多數(shù)業(yè)務(wù)部門對聲像檔案的處理處于一種比較自由散漫的狀態(tài)。加之業(yè)務(wù)部門人員檔案意識薄弱，導(dǎo)致部分聲像檔案

5、沒能及時移交檔案室統(tǒng)一管理。另外，隨著單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動，亦造成部分聲像檔案的流失。再由于聲像檔案存儲載體的不一般性，決定了它的保存要求必須具備恒溫、防磁、防火、防光、防震、防有害氣體等諸多條件，所以，就目前而言，大多數(shù)單位不具備良好的聲像檔案的保管條件和設(shè)備，這一點，急需解決。2.聲像檔案的管理對策及應(yīng)用對于聲像檔案的管理，首先應(yīng)制定聲像檔案的管理制度。在制定聲像檔案管理制度的同時，應(yīng)充分考慮聲像檔案的特殊性。在對聲像檔案的保管環(huán)境、排列方式、備份內(nèi)容、借用方式5和手續(xù)等條件應(yīng)制定具體的管理條件。其次，檔案部門應(yīng)變被動為主動，積極主動地收集聲像檔案，并對聲像檔案材料從制作、

6、采編導(dǎo)收集歸檔等一系列過程都要有嚴(yán)格的控制措施，層層把關(guān)，收集到質(zhì)量高的聲像檔案。最后要考慮聲像檔案存儲載體的物理壽命受貯存地點環(huán)境的影響而變化，一定要放到合適的地方。另外，對聲像檔案要定期倒帶、復(fù)制，進(jìn)行轉(zhuǎn)存處理。錄音、錄像帶等磁性載體，檔案倒帶間隔為4年，每10年復(fù)制一次，光盤等數(shù)字存儲載體一般每4年轉(zhuǎn)存一次，并將檢查結(jié)果登記備案。對于受損的聲像檔案，要進(jìn)行翻拍、補救或更新，以免聲像檔案丟失。沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展，檔案工作亦是如此。因此，檔案部門應(yīng)該解放思想，更新觀念，要有創(chuàng)新意識。對聲像檔案不能只是進(jìn)行簡單的管理，而是要有計劃、有目的、有組織地做好編研、開發(fā)、利用工作。在遵循“價

7、值性、實用性、精練性、特色性”原則的前提下，通過各種渠道收集有價值的聲像檔案，努力發(fā)掘聲像檔案的價值，為社會提供利用。3.開發(fā)聲像檔案，服務(wù)改革發(fā)展5聲像檔案作為檔案信息資源之一，如今已被廣泛地利用著。其一，去年，我所進(jìn)行軍工單位保密資格認(rèn)證，我們檔案部門利用聲像檔案舉辦圖片展覽和匯編《保密知識圖片》、《xx工程畫展》等方式，多渠道、多方面的進(jìn)行保密宣傳，取得了良好的效果。其二，前不久，利用聲像檔案，我所科技人員為所里承攬一項重大科研項目。為了承接航空飛天