易用系統(tǒng)使用說明書

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1、易用電子文件檔案一體化管理系統(tǒng)使用說明書一.建立易用電子文件檔案一體化管理系統(tǒng)前的準(zhǔn)備每一個(gè)用戶在使用易用電子文件檔案一體化管理系統(tǒng)（以下簡稱系統(tǒng)）之前，應(yīng)該知道運(yùn)行本系統(tǒng)對微機(jī)軟、硬件條件的要求，以便你準(zhǔn)備好你的設(shè)備，保證本系統(tǒng)的順利安裝和正常運(yùn)行。１.硬件環(huán)境要求奔騰２（６８６）及以上各檔次微機(jī)，硬盤容量要求１０００Ｍ以上，內(nèi)存容量６４Ｍ以上。打印機(jī)要求能在WINDOWS的打印設(shè)置上設(shè)置打印紙規(guī)格為Ａ４（２１０＊２９７MM），如各種激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、針式打印機(jī)等。２.軟件環(huán)境要求中文ＷＩＮＤＯＷＳ９８／２０００／ＭＥ／ＸＰ操作系統(tǒng)，漢字錄入軟件可使用任一漢

2、字錄入軟件或操作系統(tǒng)本身帶的漢字輸入方法。３.系統(tǒng)準(zhǔn)備微機(jī)顯示器的顯示方式設(shè)置為８００＊６００或更高，顏色設(shè)置為增強(qiáng)色(16位)，高級設(shè)置將字體設(shè)為小字體。將當(dāng)前使用的打印機(jī)設(shè)置為默認(rèn)打印機(jī)。二.系統(tǒng)安裝系統(tǒng)安裝盤為光盤一張。安裝開始，將光盤放入光驅(qū)，依次點(diǎn)擊開始／運(yùn)行，輸入X:SETUP（用光驅(qū)的盤符代替X）；或點(diǎn)擊‘我的電腦’，再點(diǎn)光驅(qū)符（光盤放在此光驅(qū)內(nèi)），再點(diǎn)SETUP圖標(biāo)，系統(tǒng)即開始安裝運(yùn)行。請按屏幕提示操作，一般都選‘繼續(xù)’或‘確認(rèn)’。注意：其中系統(tǒng)安裝的盤符與文件夾可用默認(rèn)，也可自己設(shè)置（即盤符和文件夾都可改動(dòng)）。安裝過程結(jié)束時(shí)，屏幕會(huì)提示安裝工作完成

3、，你只要點(diǎn)擊‘完成’按鈕，屏幕顯示返回WINDOWS桌面。(將本軟件系統(tǒng)拖放到WINDOWS桌面上的方法:在WINDOWS桌面，點(diǎn)擊開始／程序／易用電子文件檔案管理軟件，然后將光條移到‘易用電子文件檔案一體化管理系統(tǒng)’項(xiàng)上，按鼠標(biāo)右鍵，彈出一個(gè)快捷菜單，點(diǎn)擊'發(fā)送到...''桌面快捷方式'，系統(tǒng)圖標(biāo)即出現(xiàn)在桌面上，拖放工作完成)。如果要讓局域網(wǎng)內(nèi)的用戶能使用本系統(tǒng)，則應(yīng)將本系統(tǒng)所在的文件夾置為公用文件夾。并在某一臺(tái)微機(jī)上打開該公用文件夾，將‘易用文檔’文件圖標(biāo)拖放到本臺(tái)微機(jī)的桌面上，操作方法類同前。安裝工作完成后，請將系統(tǒng)安裝盤收存放好。三.系統(tǒng)運(yùn)行使用１.系統(tǒng)構(gòu)

4、成系統(tǒng)由‘易用電子文件檔案一體化管理系統(tǒng)’，‘易用電子文件檔案管理系統(tǒng)使用說明書’兩個(gè)部份構(gòu)成。這兩個(gè)部份在WINDOWS桌面的‘程序’子菜單的菜單項(xiàng)‘易用電子文件檔案管理軟件’的子菜單中顯示。分別點(diǎn)擊這兩個(gè)部份，將進(jìn)入運(yùn)行‘易用電子文件檔案管理系統(tǒng)’，顯示‘系統(tǒng)使用說明書’。２.系統(tǒng)啟動(dòng)點(diǎn)擊開始／程序／易用文件檔案管理軟件／易用文件檔案管理系統(tǒng)或點(diǎn)擊桌面上‘易用系統(tǒng)’的圖標(biāo)，即進(jìn)入本系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)顯示的本系統(tǒng)初始屏幕上標(biāo)示了本份軟件的合法使用單位名，并提示用戶輸入用戶代碼及口令。用戶代碼最多有１８個(gè)（其中內(nèi)部用戶９個(gè)，A1--A9，A1是系統(tǒng)管理員代碼，其初始口令隨

5、系統(tǒng)安裝盤提供。普通用戶代碼A2--A9及網(wǎng)絡(luò)檢索用戶代碼B1--B9，其對應(yīng)的初始口令由系統(tǒng)管理員在‘系統(tǒng)生成與維護(hù)’中設(shè)置）。系統(tǒng)確認(rèn)用戶代碼和口令后，進(jìn)入本系統(tǒng)主菜單。主菜單由菜單項(xiàng)‘收發(fā)文管理’，‘檔案管理’，‘檔案業(yè)務(wù)綜合管理’，‘系統(tǒng)生成與維護(hù)’，‘退出’構(gòu)成，點(diǎn)擊任一菜單項(xiàng)即進(jìn)入相應(yīng)子系統(tǒng)。３.檔案管理使用檔案管理子菜單由菜單項(xiàng)‘檔案工作庫選取’，‘檔案信息錄入’，‘檔案編目打印’，‘檔案信息檢索’，‘檔案信息維護(hù)’組成。1).檔案工作庫選取系統(tǒng)可以同時(shí)管理多個(gè)（最多３６個(gè)）不同類型的檔案庫，但每次只能對一個(gè)檔案庫進(jìn)行錄入／編目打?。瘷n案檢索／檢索信息

6、維護(hù)等操作。因此，每次工作必須首先要選取一個(gè)檔案庫，以便對其進(jìn)行操作（如要對別的檔案庫進(jìn)行操作，則要重新進(jìn)行一次選擇檔案庫工作）。點(diǎn)擊‘檔案管理’，彈出下拉菜單，點(diǎn)擊‘檔案工作庫選取’，顯示檔案庫選取窗口，點(diǎn)擊其中一個(gè)檔案庫名，完成檔案庫選取工作。2).檔案信息錄入為檔案信息安全起見，在本系統(tǒng)內(nèi)檔案信息庫分為錄入庫與系統(tǒng)庫。檔案錄入庫類似于檔案整理室，檔案系統(tǒng)庫類似于檔案庫房。檔案信息錄入工作在錄入庫中進(jìn)行，檔案編目打?。瘷z索／信息維護(hù)等工作在系統(tǒng)庫內(nèi)進(jìn)行。點(diǎn)擊‘檔案信息錄入’，進(jìn)入檔案信息錄入界面。錄入界面由‘目錄’‘瀏覽’兩個(gè)窗口（文書文件等庫還有全文窗口，文書

7、歸檔文件庫還有電子文件導(dǎo)入窗口等）組成?！夸洝翱谑卿浫霗n案目錄內(nèi)容的界面，檔案目錄中每個(gè)項(xiàng)目錄入內(nèi)容的規(guī)范要求已在窗口底部的提示欄中提示。窗口左下角的序號(hào)欄顯示當(dāng)前這一條目錄信息在檔案庫中存放位置的序號(hào)，它是由系統(tǒng)自動(dòng)形成的。每次進(jìn)入錄入窗口，‘目錄’窗口都顯示庫內(nèi)最末一條檔案信息，此時(shí)要到庫內(nèi)第一條，只要點(diǎn)擊‘下一條’按鈕兩次，即可。要在庫的末尾順序錄入檔案信息，點(diǎn)擊‘添加’鍵，將出現(xiàn)一個(gè)空白的目錄窗口等待錄入。如果要將當(dāng)前條的全部內(nèi)容（注意：當(dāng)前條是指正在錄入窗口顯示的那一條，因此庫內(nèi)任一條檔案信息都可以成為當(dāng)前條）復(fù)制到‘添加’的條內(nèi)，先點(diǎn)擊本條復(fù)制的