《檔案建立與管理及業(yè)主入住管理 》

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1、第七項(xiàng)檔案建立與管理及業(yè)主入住管理第一章檔案管理、業(yè)主投訴的管理模式依據(jù)華圣歐洲城住宅小區(qū)項(xiàng)目的實(shí)際情況，我公司對(duì)投訴與回訪記錄、維修、維護(hù)記錄、管理活動(dòng)記錄等檔案以及檔案建立的構(gòu)想如下：檔案管理的工作原則：符合實(shí)際、可操作、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。一、檔案的建立與管理規(guī)章制度的執(zhí)行，需要通過檔案管理手段來實(shí)現(xiàn)。物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進(jìn)行的，對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔，做到每一項(xiàng)管理工作都有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范、有記錄。因此，我們將在此項(xiàng)目配備專職檔案管理人員，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理，為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據(jù)和信

2、息支撐。二、物業(yè)管理檔案的分類（一）竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖、各單位檔案、裝修管理檔案：包括規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開發(fā)許可證、拆遷安置資料；紅線圖、竣工總平面圖；地質(zhì)勘察報(bào)告、開工竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告；工程合同、工程預(yù)決算、工程設(shè)計(jì)變更通知；竣工圖；單位建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖；消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖；房屋消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書、主要材料質(zhì)量保證書；新材料、配件的鑒定合格證書；水電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書及設(shè)備技術(shù)資料；砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告；綠化工程竣工圖；未完工的房屋公用設(shè)施、設(shè)備及公共場(chǎng)地的竣工日期；其他工

3、程技術(shù)資料。維修檔案、巡視記錄、運(yùn)行檔案、內(nèi)部管理流程。巡視記錄運(yùn)行記錄內(nèi)部管理流程運(yùn)行檔案物業(yè)管理檔案的分類維修檔案包括：維修申請(qǐng)記錄、投訴與回訪記錄；維修派工單；公共設(shè)施巡檢記錄等。運(yùn)行檔案包括：運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)及維修記錄；設(shè)備管理臺(tái)帳；計(jì)量器具及維保工具臺(tái)帳；技術(shù)性文件資料明細(xì)表；備品備件臺(tái)帳。投訴與回訪記錄，維修維護(hù)記錄管理服務(wù)活動(dòng)記錄及檔案以及檔案建立設(shè)想和檔案管理設(shè)想。物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù)，做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。、內(nèi)部管理流程圖物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類管

4、理：①第一層面：以建設(shè)部頒發(fā)的《全國(guó)物業(yè)管理示范小區(qū)標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架，對(duì)檔案資料采用統(tǒng)一格式。②第二層面：融合了大慶市華圣歐洲城住宅小區(qū)項(xiàng)目的實(shí)際情況、ISO9001質(zhì)量管理體系文件及管理運(yùn)作制度、公眾管理制度等，通過適應(yīng)性修改，形成復(fù)合型項(xiàng)目物業(yè)管理檔案資料。③第三層面：將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場(chǎng)記錄補(bǔ)充到管理檔案架構(gòu)中，形成檔案管理的終端。三、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容業(yè)主入伙資料業(yè)主家庭資料業(yè)主聯(lián)系電話包括：正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話，如家庭電話、單位電話、手機(jī)、E-mail地址等。業(yè)主室內(nèi)裝修管理資料包括：裝修申請(qǐng)表、裝修過

5、程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。業(yè)主日常維修資料包括：維修、維修回訪等記錄情況。業(yè)主反饋資料包括：服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。四、物業(yè)檔案管理的具體措施業(yè)主檔案資料是在業(yè)主入伙以后逐步建立起來的，其內(nèi)容包括業(yè)主的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。業(yè)主檔案的收集我公司設(shè)立檔案室，建立相應(yīng)規(guī)章制度，對(duì)業(yè)主檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大資料來源，從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔，實(shí)行業(yè)主一戶一檔。業(yè)主權(quán)籍資料管理從業(yè)主入伙開始

6、，應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作，權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔，應(yīng)做到條理清晰、完整齊全，便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料，動(dòng)態(tài)反映業(yè)主權(quán)籍狀況，為業(yè)主需求提供服務(wù)。業(yè)主檔案的整理各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料，統(tǒng)一交檔案員集中整理，整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類，做到條理清晰、便于查閱。業(yè)主檔案的歸檔將收集到的業(yè)主資料每月五日前提交檔案中心。我公司檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系，將資料分類有序地保存，并輸入計(jì)算機(jī)存檔，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。檔案的利用為業(yè)主服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料，直接或間接地為業(yè)主管理服務(wù)，從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平

7、。業(yè)主檔案的管理業(yè)主檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定，借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出，歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)主檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作，計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。第二章業(yè)主入住手續(xù)的辦理一、住戶入住管理（一）入住前管理（針對(duì)部分未辦理入住的業(yè)主）華圣歐洲城住宅小區(qū)管理處在住戶入住前做好以下準(zhǔn)備工作。1．對(duì)建筑規(guī)劃圖紙、文字資料、竣工驗(yàn)收資料（占地面積、建筑面積、道路面積、清潔面積、綠化面積）等了解并存檔，以盡快掌握設(shè)施、設(shè)備的操作方法、性能及方便日后查找；2．明確管轄區(qū)域范圍劃