行政秘書sop介紹-廖協(xié)理

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1、○○公司秘書課工作作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)2005/11/4修訂壹、數(shù)據(jù)管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1一、文書檔案管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1二、名片管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)4貳、主管行程安排及協(xié)助作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)5一、行程安排／確認(rèn)／登錄／提醒作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)5二、差假手續(xù)辦理／支持作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)13三、代辦高階主管出國手續(xù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)15參、行政業(yè)務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)16一、費(fèi)用報(bào)支作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)16二、事務(wù)用品增補(bǔ)／禮品申請作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)17三、公文／數(shù)據(jù)收發(fā)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)18四、翻譯文件作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)21肆、個人公關(guān)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)22一、婚喪喜慶處理22二、電話對應(yīng)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)23三、訪客接待作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)26伍、其它作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)31一、高階主管個人需求作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)31A總經(jīng)理個人需求作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)31B副總個人需求作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)35

2、C副總個人需求作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)41D副總個人需求作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)43E特助個人需求作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)47F副總個人需求作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)51F副總個人需求作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)53壹、資料管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)一、文書檔案管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說明(一)剪報(bào)管理●標(biāo)的●平時上班日1.剪報(bào)內(nèi)容分為CMC群報(bào)導(dǎo)、產(chǎn)業(yè)新聞、其它消息、產(chǎn)險(xiǎn)相關(guān)、紡織相關(guān)．每日由一Leader負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、跟催閱報(bào)情形并掃瞄掛計(jì)算機(jī)上。．每日剪報(bào)需于10:30前完成影印托號訊。．秘書課存有剪報(bào)檔案，于翌年元月份裝訂成冊，存盤。剪報(bào)工作2001年10月經(jīng)簡協(xié)理核定由企劃管理GROUP共同制作。CMC報(bào)導(dǎo)─中華及裕隆相關(guān)消息產(chǎn)業(yè)新聞─五大車廠、產(chǎn)業(yè)相關(guān)報(bào)導(dǎo)、機(jī)車、WTO汽車相關(guān)

3、、整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境其它消息─進(jìn)口車消息、汽車外圍商品訊息產(chǎn)險(xiǎn)相關(guān)─產(chǎn)險(xiǎn)業(yè)相關(guān)報(bào)導(dǎo)紡織相關(guān)─紡織業(yè)相關(guān)報(bào)導(dǎo)，謹(jǐn)呈董事長確保影印質(zhì)量，避免模糊、缺頁。1414/56●三天(含)以上之休假期間．剪報(bào)人員于放假前排好回廠加班日期。．于返廠上班前一日完成所有剪報(bào)作業(yè)(剪、貼、掃瞄、掛上計(jì)算機(jī))。(二)報(bào)章雜志管理．凡是呈閱主管的所有報(bào)章雜志皆須過濾右列注意事項(xiàng)后再呈閱。．若主管指轉(zhuǎn)送其它單位，則依指示轉(zhuǎn)送。．主管閱后之雜志存放得視內(nèi)容及主管之需求訂定保存期限。若主管曾指示某些雜志徑轉(zhuǎn)送其它單位則徑送。逾保留期限之雜志及文書數(shù)據(jù)須過濾其內(nèi)容后，可送給CMC圖書館。若內(nèi)容為公司之專題報(bào)導(dǎo)或其它具存參價(jià)值之報(bào)導(dǎo)

4、，應(yīng)先確認(rèn)是否有其它單位存盤，若無則須保留或提供給其它單位存參。(三)書籍管理．屬主管所有之書籍可視狀況分類保存。1414/56(四)檔案管理．檔案管理依下述分類管理：a.類別(部門、信件…)。．若有需求時可于檔案前附加文件名目錄。檔案內(nèi)文件如工連單、通告、會議通知等若已過有效期限即可銷毀；機(jī)密資料逾期先以碎紙機(jī)銷毀再丟棄。1414/56二、名片管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說明(一)名片管理．名片上加注日期。．依主管需求予以分類，依序放入名片盒。．有新名片時立即抽換舊名片。主管通訊簿上之?dāng)?shù)據(jù)配合名片換新隨時更新維護(hù)。加注日期目的在區(qū)別其名片之時間性。1414/56貳、主管行程安排及協(xié)助作業(yè)標(biāo)

5、準(zhǔn)一、行程安排／確認(rèn)／登錄／提醒作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說明(一)公司內(nèi)部例行性會議．將正確之會議名稱、時間、地點(diǎn)等詳實(shí)的登錄于白板或行程備忘卡或PDA上。．于會議召開前，提醒主管出席會議，并將會議通知、議程及資料呈給主管攜帶赴會。會議召開如有變動，應(yīng)盡速呈報(bào)主管知曉，并同時修正白板、行程備忘卡、PDA之內(nèi)容。主管如因事無法準(zhǔn)時出席會議，應(yīng)代為告知承辦人，并向主辦單位說明。主管如無法出席會議，應(yīng)請示是否需委托代理人出席？如YES，應(yīng)知會代理人該會議相關(guān)事宜及數(shù)據(jù)，并同時轉(zhuǎn)知承辦單位；如NO，則應(yīng)于事前告知主辦單位。如主管為該會議之主持人，遇有需變更會議召開時間時，可斟酌主管行程內(nèi)容，先行擬妥

6、一建議案提供主管參考。更改后，應(yīng)盡速知會與會人員。1414/56(二)外界邀約參加之會議．收到會議通知先行確認(rèn)是否與其它會議沖突(如為初次受邀之會議，先了解會議性質(zhì)及與會人員)。．將會議通知及所匯總之相關(guān)資料呈送主管。．確認(rèn)參加與否。．行程登錄。．向上一級主管口頭報(bào)告行程。．.安排與會之相關(guān)事宜。．通知代理人。．提醒主管出發(fā)時間。．通知司機(jī)STANDBY。若YES→呈閱會議通知時，加以注明。NO→記錄于自備之主管行程內(nèi)，而后將該通知上呈主管。若YES→(1)記入主管行程備忘卡、登錄于白板或PDA上(2)如需數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)相關(guān)單位準(zhǔn)備，并隨時F/U。NO→事前告知主辦單位，切勿拖延。知會司機(jī)會議時

7、間及地點(diǎn)，并與其討論出發(fā)時間，而后向主管報(bào)知。應(yīng)預(yù)留時間供主管準(zhǔn)備出差之相關(guān)事宜。如遇用餐時間，應(yīng)請示是否需準(zhǔn)備餐點(diǎn)。如有需攜帶之文件，應(yīng)先行置于座車上。1414/56(三)媒體要求采訪時．了解其欲采訪之主題及時間、地點(diǎn)。．如直屬主管核示直接請示高階主管，則由秘書直接請示。．登錄行程。．前一日與對方再確認(rèn)。．提醒主管隔日有媒體來訪。．檢視相關(guān)事宜是否已安排妥當(dāng)。如判斷可由公關(guān)回復(fù)之一般性采訪，而對方亦同意由公