淺談電子簽名在工程項目檔案信息化管理中的應(yīng)用

《淺談電子簽名在工程項目檔案信息化管理中的應(yīng)用》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫。

1、淺談電子簽名在工程項目檔案信息化管理中的應(yīng)用淺談電子簽名在工程項目檔案信息化管理中的應(yīng)用1傳統(tǒng)文筆簽名方式已不適應(yīng)項目工程檔案信息化發(fā)展的要求　　1.1工程項目產(chǎn)生大量需要及時歸檔文件　　1.來源于人工整理的紙質(zhì)文件，未達到及時歸檔的要求。項目在建設(shè)期間，由于各種因素經(jīng)常造成資料的缺失，致使工程完工后檔案不及時、不完整、不規(guī)范、不系統(tǒng)問題；普遍存在卷內(nèi)目錄與實際整理文件不符合，卷內(nèi)資料漏失等現(xiàn)象。在立卷時間上，檔案人員通常累積起來一次立卷，這既不符合立卷要求，也不利于查找利用。　　2.其他管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用需要脫離文筆簽名。例如，隨著工程質(zhì)

2、量監(jiān)督系統(tǒng)的應(yīng)用，產(chǎn)生的大量電子文件，這些電子文件采用電子簽名的方式代替手工簽名。按照目前檔案處理辦法，需要在系統(tǒng)中打印紙質(zhì)文件再進行手工簽名再存檔。在信息技術(shù)高度發(fā)達、日臻完善的今天，這樣的工作效率非常低下。　　1.2傳統(tǒng)文筆簽名阻礙工程項目信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用　　1.現(xiàn)行文筆簽名模式給工程建設(shè)項目檔案管理帶來沉重負(fù)擔(dān)?，F(xiàn)場施工技術(shù)人員為清稿記錄而新產(chǎn)生的文件原始記錄本，將原始記錄本的數(shù)據(jù)錄入信息系統(tǒng)，系統(tǒng)各責(zé)任人進行審核簽名后，打印成紙質(zhì)文件需再次審核簽名。這樣，二次轉(zhuǎn)錄行為給數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性帶來較大的風(fēng)險，也增大了文件單位的工作量?！　?

3、.施工單位、監(jiān)理單位檔案的形成工本文由.L.收集整理作量倍增。除工程結(jié)算表格外，工程質(zhì)量監(jiān)督系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件占施工單位、監(jiān)理單位所做檔案的80%以上。按照目前文筆簽名的處理辦法，把數(shù)據(jù)錄入到工程質(zhì)量監(jiān)督系，在檔案軟件中收集組卷后，再打印紙質(zhì)文件進行手工簽名，比原來只做純手工資料的工作量要翻倍增加?！　?.施工、監(jiān)理單位檔案的形成難以做到同步。目前，在實施工程質(zhì)量管理系統(tǒng)，施工單位普遍存在施工原始記錄錄入不及時、相關(guān)責(zé)任人簽署不及時的現(xiàn)象。施工原始記錄錄入并審核完成時間與施工實際時間相距較遠(yuǎn)。筆者對項目檔案資料的同步性調(diào)查，普遍反映從數(shù)據(jù)

4、錄入到完成審核，需要7-10個工作日。施工單位最短完成時間為2天，甚至長達半年之久。監(jiān)理情況亦出現(xiàn)類似情況。　　4.為滿足檔案數(shù)字化條件，再次將簽名后的紙質(zhì)檔案以掃描存儲成PDF文件。這種用傳統(tǒng)簽名的方式已無法適應(yīng)當(dāng)前普及自動化辦公系統(tǒng)和工程項目信息化管理的需要，使工程文檔管理過程復(fù)雜化，降低了信息管理系統(tǒng)自動化程度和工作效率?！　?.影響了工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量。監(jiān)理、項目經(jīng)理和工程技術(shù)人員每天要完成大量的工程文檔簽認(rèn)工作，面對成堆的工程文檔，需要逐頁簽署，把大量的時間用于簽字，容易造成為盡快完成文件簽署而忽略對文件內(nèi)容的審閱，影響了工程文

5、檔的質(zhì)量?！　?.真正具有原始記錄性的數(shù)億業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件丟棄，沒有存檔。　　檔案的基本屬性是原始記錄性，由各業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)打印出來形成的紙質(zhì)文件，與《檔案法》中檔案的定義是相悖。一是，從理論來看，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)打印出來形成的紙質(zhì)文件，不是直接形成的歷史記錄；紙質(zhì)文件部分因事后重簽名，從時間上看，不符合檔案的定義直接形成的歷史記錄。二是，使用電子簽名，施工記錄經(jīng)相關(guān)責(zé)任人在計算機上審核簽名后應(yīng)生效；實際上，工程質(zhì)量監(jiān)督系統(tǒng)、自動辦公（OA）系統(tǒng)、計量支付系統(tǒng)等信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件，由于采用輸入簽字形式不具法律效力，只能作資料查閱方

6、式保存，失去了其應(yīng)有的意義?！　?.3傳統(tǒng)文筆簽名帶來弊端　　在實行項目檔案信息化，原始實施記錄是紙質(zhì)形成，記錄上并沒有顯示出實際填寫內(nèi)容的時間，這種情況下給施工記錄的形成帶來滯后、造假、篡改的機會?！　?施工、監(jiān)理單位檔案的形成難以同步的原因　　2.1客觀原因　　項目參建單位普遍存在重建設(shè)、輕檔案現(xiàn)象。如監(jiān)理單位很少將公路工程項目檔案管理工作列入議事日程，在工程施工過程中沒有落實管理制度、缺乏相應(yīng)的控制措施，難以做到貫穿始終的檔案管理服務(wù)工作。造成在項目建設(shè)過程中工程檔案材料沒有及時歸檔，陷入建設(shè)積壓丟失補做怪圈。尤其是進入項目建設(shè)后期

7、，文件材料臟、亂、殘、缺的局面凸顯，甚至文件材料的丟失，監(jiān)理工程師這時才匆忙整理內(nèi)業(yè)材料，影響了工程建設(shè)過程中文件材料的有機整理工作，其后果是監(jiān)理項目文件材料收集和整理工作不能與項目建設(shè)進度同步進行。　　1.二次錄入問題。在現(xiàn)行模式下，施工現(xiàn)場數(shù)據(jù)需記錄于原始施工記錄，并錄入到工程項目質(zhì)量管理系統(tǒng)，導(dǎo)致現(xiàn)場記錄人員與系統(tǒng)錄入人員重復(fù)工作?！　?.表格使用不確定問題。工程建設(shè)過程中管理表格更換，導(dǎo)致全線相應(yīng)分項資料需重新形成，對施工人員及錄入人員普遍存在早做不如晚做的等待態(tài)度。　　3.趕工造成原始記錄填寫不及時。行政命令的下達，要求業(yè)主按具

8、體通車時間完成，通常一個項目的施工期為36個月，特殊橋梁等結(jié)構(gòu)物可能長達40個月以上，由于趕工，工程中所有任務(wù)都圍繞工程實體，內(nèi)業(yè)資料往往被忽視，業(yè)主對內(nèi)業(yè)資料的管理也隨之弱化?！　?.2主觀