提高學(xué)籍檔案管理水平的途徑探討

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1、提高學(xué)籍檔案管理水平的途徑探討提高學(xué)籍檔案管理水平的途徑探討　　最近幾年，隨著社會(huì)的發(fā)展，高校學(xué)籍檔案越來越受到人們的重視。所以，高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，不斷提高自身管理水平，認(rèn)真研究學(xué)籍檔案管理中存在的問題，積極籌措解決辦法，不但有利于高校檔案管理水平的提高，并且也可以提升高校辦學(xué)水平，促進(jìn)高校教育改革的深入發(fā)展?！　∫?、學(xué)籍檔案管理中存在的缺點(diǎn)　　高校的學(xué)籍檔案管理工作在以前的發(fā)展中取得了很大的成績，體現(xiàn)了自身的價(jià)值與用途。但由于受到客觀條件的制約，也本文由.L.收集整理不可避免地存在一些缺點(diǎn)和不足?！　。ㄒ唬┯涗浄秶：??！　‘?dāng)前，高校學(xué)籍檔案記錄的范圍沒有明確，關(guān)于

2、檔案材料的收集不全面，檔案鑒定、材料整理、檔案管理和管理責(zé)任的制度不健全。高校的學(xué)籍檔案收集過程中，一些部門沒有認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)，針對(duì)學(xué)生在校期間的一些表現(xiàn)沒有記錄在案，比如學(xué)生受到的獎(jiǎng)勵(lì)、知識(shí)競賽獲獎(jiǎng)、英語四六級(jí)考試、取得計(jì)算機(jī)等級(jí)證以及在校期間受到的懲罰等都沒有很好地整理，不能及時(shí)地收入檔案，甚至沒有記載，造成了學(xué)籍檔案的不完整性，失去了實(shí)用價(jià)值，嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案的發(fā)展，給今后學(xué)籍檔案的管理也帶來了很多困難。　?。ǘ]有認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性?！　≡诟咝W(xué)籍檔案管理中，有的學(xué)校沒有建立嚴(yán)格的檔案管理制度，沒有規(guī)范的工作流程，所以在學(xué)籍檔案管理方面較為混亂，不能很好地發(fā)揮

3、人員與設(shè)備的作用。相當(dāng)一部分工作人員依然運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理手段及思想陳舊，沒有意識(shí)到高校學(xué)籍檔案管理工作的重要性，沒有充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)檔案管理工具，因此使高校學(xué)籍檔案管理處于被動(dòng)地位，失去了許多創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)會(huì)，影響了工作效率，使學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)、教研中沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用?！　。ㄈ┎荒鼙ＷC檔案建設(shè)的質(zhì)量。　　在進(jìn)行學(xué)籍檔案填寫時(shí)，都是由各個(gè)班級(jí)的班主任組織領(lǐng)導(dǎo)填寫工作。有的班主任老師認(rèn)為學(xué)籍檔案用途很小，所以思想上不重視，以致于學(xué)生在填寫過程中筆的使用不統(tǒng)一，存在任意涂改與書寫混亂現(xiàn)象，甚至檔案中有的欄目出現(xiàn)空白，造成學(xué)籍檔案殘缺、內(nèi)容填寫欠真實(shí)等，從而使學(xué)籍檔

4、案建設(shè)的質(zhì)量得不到有效保證?！　。ㄋ模]有必要的監(jiān)督管理制度?！　≡诟咝５膶W(xué)籍檔案管理中，也要有嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度，從而使檔案管理工作有章可循，這樣才能保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性與實(shí)用性。比如在學(xué)籍表格的填寫方面，有的高校把表格發(fā)給學(xué)生后不進(jìn)行解釋，讓學(xué)生自行填寫，不能對(duì)學(xué)生的填寫工作進(jìn)行有效地管理與監(jiān)督。收回表格后不進(jìn)行檢查即入檔，簡化了工作程序，因此失去了學(xué)籍檔案的應(yīng)用價(jià)值。　　二、提高高校學(xué)籍檔案管理水平措施分析　?。ㄒ唬┟鞔_管理責(zé)任，實(shí)行統(tǒng)一管理?！　≡诟咝W(xué)籍檔案管理工作中，要依據(jù)檔案建設(shè)的規(guī)律，制訂檔案建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在制度建設(shè)方面，要建立嚴(yán)格的檔案收集、檔案檢查、入檔整理、檔案

5、轉(zhuǎn)移和責(zé)任分工制度，使檔案管理工作中每個(gè)工作崗位的人員都明確自身責(zé)任，照章辦事，規(guī)范操作。各個(gè)管理人員要嚴(yán)格按照檔案管理工作規(guī)定，完成學(xué)籍檔案的收集、整合、入檔、保密等各項(xiàng)工作，實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。與此同時(shí)，學(xué)校主管部門要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，部署每個(gè)時(shí)期的檔案管理工作重點(diǎn)，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)具有實(shí)用性與社會(huì)性。　?。ǘ┘皶r(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，實(shí)行科學(xué)化管理?！　〉谝?，應(yīng)該首先認(rèn)識(shí)到，學(xué)籍檔案建設(shè)在高校的教學(xué)管理中具有非常重要的作用，學(xué)籍管理能夠給教學(xué)管理提供一定的參考材料。比如利用學(xué)籍檔案中有關(guān)學(xué)生成績的記錄，可以了解某一學(xué)科的教學(xué)情況，假如出現(xiàn)的教學(xué)問題較為嚴(yán)重，可以得到及時(shí)的解決，從而保證教學(xué)質(zhì)

6、量。第二，進(jìn)行嚴(yán)格的學(xué)籍檔案管理，可以提高檔案的真實(shí)性與實(shí)用性。在學(xué)生畢業(yè)離開學(xué)校時(shí)，學(xué)生的學(xué)籍檔案也要隨著學(xué)生離開，學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案，應(yīng)用于學(xué)生以后各個(gè)階段的工作與學(xué)習(xí)當(dāng)中，具有不可替代的作用。第三，可以促進(jìn)學(xué)生管理水平的提高。學(xué)籍檔案的管理工作主要針對(duì)學(xué)生，做好學(xué)籍檔案管理工作是對(duì)學(xué)生的發(fā)展負(fù)責(zé)。　　從事高校學(xué)籍檔案管理工作的人員，要根據(jù)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展特點(diǎn)，研究檔案管理工作的規(guī)律，明確學(xué)籍管理與學(xué)生管理、學(xué)校教學(xué)教研的關(guān)系，積極使用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理工具，不斷創(chuàng)新現(xiàn)代學(xué)籍管理辦法，保證學(xué)籍檔案的健康發(fā)展。在學(xué)籍檔案管理工作的制度、人員、設(shè)備、作用、質(zhì)量等多方面綜合考慮，實(shí)現(xiàn)檔案

7、管理的全面發(fā)展，把學(xué)籍檔案管理工作看成是由多個(gè)因素組成的整體，實(shí)行統(tǒng)一管理，使學(xué)籍檔案資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，保證檔案資料的齊全，增加其安全性，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)適應(yīng)學(xué)校的需要，得到健康穩(wěn)定的發(fā)展?！　。ㄈ┣袑?shí)提高學(xué)籍檔案質(zhì)量?！　≈挥惺箼n案資料具有實(shí)際應(yīng)用的價(jià)值，才能得到人們的普遍認(rèn)可。因此，在學(xué)籍檔案管理建設(shè)中，要保證資料的真實(shí)性與實(shí)用性，應(yīng)做到下面幾項(xiàng)：（1）要認(rèn)真對(duì)待檔案的填寫工作，保證填寫材料的齊全與真實(shí)，避免涂改與漏填；（