淺議ｃａｄ電子文件歸檔管理

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1、淺議ＣＡＤ電子文件歸檔管理在工程設(shè)計(jì)行業(yè)，設(shè)計(jì)生產(chǎn)的主要成果就是設(shè)計(jì)文件，CAD出圖率在有的單位或項(xiàng)目中已高達(dá)100％，但驗(yàn)收歸檔管理還是沿用傳統(tǒng)的方法，只對紙質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)收，電子文件散落在設(shè)計(jì)人員手中或簡單收集在一起，隨著時(shí)間的推移，電子文件逐漸丟失，各種信息被逐漸忘卻，再重復(fù)利用查找相當(dāng)困難。而設(shè)計(jì)行業(yè)設(shè)計(jì)文件的重復(fù)利用率又比較高，所以CAD電子文件的歸檔工作就顯得更迫切?！　∫弧AD電子文件歸檔現(xiàn)狀　　1.電子文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化　　由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理會更細(xì)致、周全、易于操作。目前電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)

2、行常常不到位。　　2.電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確　　在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，有些單位電子文件歸檔管理由計(jì)算機(jī)人員操作，有的由檔案管理人員管理。實(shí)踐證明電子文件的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因?yàn)闄n案管理人員經(jīng)過多年實(shí)踐與培訓(xùn)，具備了相當(dāng)強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，而且由于電子計(jì)算機(jī)的普及，他們也基本掌握了簡單的數(shù)據(jù)庫知識和計(jì)算機(jī)的操作原理及特點(diǎn)，更清楚電子檔案與紙質(zhì)檔案的異同。而大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生。　　3.歸檔的電子文件質(zhì)量較差，內(nèi)容真實(shí)性無法保障，且缺乏可讀性　　有些單位僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔

3、的電子文件僅從形式上進(jìn)行鑒別，對其內(nèi)容的真實(shí)性、可讀性未把關(guān)，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內(nèi)容不真實(shí)，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時(shí)歸檔，無法提供可利用的資料?！　《AD電子文件歸檔前瞻　　CAD電子文件是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)形成的產(chǎn)物，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及，大量電子文件不斷涌現(xiàn)，無紙化辦公是必然趨勢，及時(shí)、有效收集電子文件，科學(xué)管理電子檔案是廣大科技檔案工作者的職責(zé)?！　?.CAD電子文件的特點(diǎn)　　信息的非人工識讀性。電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號——數(shù)字式代碼，對于這種經(jīng)過復(fù)雜編碼的“比特”人工無法破譯它的含義，只有通過計(jì)算機(jī)特定的程序解

4、碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識讀它?！　⌒畔ο到y(tǒng)的依賴性。電子文件只有依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和軟件，才具有生命力，才能發(fā)揮作用?！　⌒畔⒌目勺冃浴ｋ娮游募脑鰟h十分容易，不留痕跡，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動(dòng)態(tài)文檔所取代，動(dòng)態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補(bǔ)充，以反映最新信息?！　⌒畔⒋鎯Φ母呙芏刃?。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大?！　⌒畔⒌目刹僮餍浴ｋ娮游募梢噪S時(shí)適應(yīng)人們的需要，修改、調(diào)閱可以跨越時(shí)空界限?！　?.CAD電子文件非實(shí)體歸檔的可行性、必要性　　電子文件不論實(shí)際存在

5、什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進(jìn)行邏輯歸檔。也就是說，人們認(rèn)為是“集中”歸檔保存的電子文件，實(shí)際上可能分布在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)角落，甚至相距十萬八千里?！　n案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲能力的矛盾。隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲密度將繼續(xù)加大，把一個(gè)檔案室?guī)觳貦n案全部裝進(jìn)一只皮箱不再是神話。　　在電子文件制作時(shí)，我們可以得心應(yīng)手地使用所需要的存儲于不同地方的數(shù)據(jù)，修改變得很容易設(shè)計(jì)行業(yè)設(shè)計(jì)圖紙、文件重復(fù)利用率較高。如在設(shè)計(jì)過程中形成的數(shù)字三維模型可以使設(shè)計(jì)人員看到其中的任何一個(gè)剖面及其有關(guān)的參數(shù)，并對設(shè)計(jì)中的任何部分加以修改；可以使不同的設(shè)計(jì)人員同時(shí)在同

6、一張“圖紙”上工作并且互相知道修改的內(nèi)容；工程項(xiàng)目有些技術(shù)條件相同的工程經(jīng)常直接套用已有工程的圖紙，大大提高工程設(shè)計(jì)效率?！　∪?、完善CAD電子文件歸檔管理措施　　1.完善制度，措施到位，合理配置資源　　各單位應(yīng)根據(jù)本單位情況，依據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實(shí)性、可讀性保障原則，參照國家標(biāo)準(zhǔn)GB／T17678.1—1999《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，制定本單位電子文件歸檔管理制度?！　∶鞔_歸檔電子文件是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)并納入質(zhì)量管理體系文件中。由于電子文件內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)，入庫前后都要進(jìn)行修改，檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)

7、，明確規(guī)定及時(shí)、有效歸檔電子文件是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職責(zé)之一，必要時(shí)輔以一定的行政、經(jīng)濟(jì)手段，保證電子檔案的質(zhì)量。　　統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因?yàn)闆]有標(biāo)準(zhǔn)的制約，任何工作都會帶有隨意性。在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)建立一系列標(biāo)準(zhǔn)，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類型、文件種類，電子文件的編號、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項(xiàng)目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標(biāo)識等，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實(shí)、有效，便于長久利用。　　合理配置資源包括設(shè)