淺議ｃａｄ電子文件歸檔管理

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1、淺議ＣＡＤ電子文件歸檔管理在工程設計行業(yè)，設計生產(chǎn)的主要成果就是設計文件，CAD出圖率在有的單位或項目中已高達100％，但驗收歸檔管理還是沿用傳統(tǒng)的方法，只對紙質進行驗收，電子文件散落在設計人員手中或簡單收集在一起，隨著時間的推移，電子文件逐漸丟失，各種信息被逐漸忘卻，再重復利用查找相當困難。而設計行業(yè)設計文件的重復利用率又比較高，所以CAD電子文件的歸檔工作就顯得更迫切?！　∫弧AD電子文件歸檔現(xiàn)狀　　1.電子文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化　　由于電子文件涉及的技術環(huán)境較復雜，采用標準化的方法管理會更細致、周全、易于操作。目前電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)

2、行常常不到位。　　2.電子文件歸檔管理人員職責不明確　　在實踐中我們發(fā)現(xiàn)，有些單位電子文件歸檔管理由計算機人員操作，有的由檔案管理人員管理。實踐證明電子文件的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因為檔案管理人員經(jīng)過多年實踐與培訓，具備了相當強的業(yè)務能力，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，而且由于電子計算機的普及，他們也基本掌握了簡單的數(shù)據(jù)庫知識和計算機的操作原理及特點，更清楚電子檔案與紙質檔案的異同。而大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生?！　?.歸檔的電子文件質量較差，內容真實性無法保障，且缺乏可讀性　　有些單位僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔

3、的電子文件僅從形式上進行鑒別，對其內容的真實性、可讀性未把關，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內容不真實，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時歸檔，無法提供可利用的資料?！　《?、CAD電子文件歸檔前瞻　　CAD電子文件是計算機輔助設計形成的產(chǎn)物，隨著計算機應用的日益普及，大量電子文件不斷涌現(xiàn)，無紙化辦公是必然趨勢，及時、有效收集電子文件，科學管理電子檔案是廣大科技檔案工作者的職責?！　?.CAD電子文件的特點　　信息的非人工識讀性。電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號——數(shù)字式代碼，對于這種經(jīng)過復雜編碼的“比特”人工無法破譯它的含義，只有通過計算機特定的程序解

4、碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識讀它?！　⌒畔ο到y(tǒng)的依賴性。電子文件只有依賴于計算機系統(tǒng)，包括計算機硬件、操作系統(tǒng)和軟件，才具有生命力，才能發(fā)揮作用?！　⌒畔⒌目勺冃?。電子文件的增刪十分容易，不留痕跡，計算機系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動態(tài)文檔所取代，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補充，以反映最新信息?！　⌒畔⒋鎯Φ母呙芏刃浴ｋ娮游募拇鎯γ芏却蟠蟾哂谝酝鞣N人工可識讀的信息介質，隨著技術的進步，電子介質的存儲密度還將繼續(xù)加大?！　⌒畔⒌目刹僮餍?。電子文件可以隨時適應人們的需要，修改、調閱可以跨越時空界限?！　?.CAD電子文件非實體歸檔的可行性、必要性　　電子文件不論實際存在

5、什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進行邏輯歸檔。也就是說，人們認為是“集中”歸檔保存的電子文件，實際上可能分布在計算機網(wǎng)絡的各個角落，甚至相距十萬八千里?！　n案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲能力的矛盾。隨著技術的進步，電子介質的存儲密度將繼續(xù)加大，把一個檔案室?guī)觳貦n案全部裝進一只皮箱不再是神話?！　≡陔娮游募谱鲿r，我們可以得心應手地使用所需要的存儲于不同地方的數(shù)據(jù)，修改變得很容易設計行業(yè)設計圖紙、文件重復利用率較高。如在設計過程中形成的數(shù)字三維模型可以使設計人員看到其中的任何一個剖面及其有關的參數(shù)，并對設計中的任何部分加以修改；可以使不同的設計人員同時在同

6、一張“圖紙”上工作并且互相知道修改的內容；工程項目有些技術條件相同的工程經(jīng)常直接套用已有工程的圖紙，大大提高工程設計效率?！　∪?、完善CAD電子文件歸檔管理措施　　1.完善制度，措施到位，合理配置資源　　各單位應根據(jù)本單位情況，依據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則，參照國家標準GB／T17678.1—1999《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，制定本單位電子文件歸檔管理制度?！　∶鞔_歸檔電子文件是項目負責人的職責并納入質量管理體系文件中。由于電子文件內容復雜、專業(yè)性強，入庫前后都要進行修改，檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準確、系統(tǒng)

7、，明確規(guī)定及時、有效歸檔電子文件是項目負責人的職責之一，必要時輔以一定的行政、經(jīng)濟手段，保證電子檔案的質量。　　統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因為沒有標準的制約，任何工作都會帶有隨意性。在工程項目設計過程中，電子文件管理系統(tǒng)應建立一系列標準，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類型、文件種類，電子文件的編號、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標識等，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用?！　『侠砼渲觅Y源包括設