試論高校電子檔案管理途徑

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1、試論高校電子檔案管理途徑試論高校電子檔案管理途徑試論高校電子檔案管理途徑試論高校電子檔案管理途徑試論高校電子檔案管理途徑試論高校電子檔案管理途徑　　　隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，國家和社會對信息化的依賴程度越來越大，各單位出現(xiàn)了愈來愈多的電子檔案。如何做好電子檔案管理，已成為擺在我們面前的嚴(yán)峻問題。?　　一、電子檔案含義?　　電子檔案是指利用計算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案。?　　隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理、生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)等活動中形成了越來越多的電子文件，這種文件存儲在特定介質(zhì)上并加以命，需要時，只要指出

2、其文件名，即可將文件調(diào)出來供閱讀或打印用，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。在電子檔案中，全部信息是以數(shù)字式代碼加以存儲的，信息的編碼和解碼過程都由計算機(jī)完成，利用時須借助計算機(jī)等機(jī)器設(shè)備轉(zhuǎn)換成原有的文字或圖像形態(tài)，因此人們亦將電子檔案為“機(jī)讀檔案”或“數(shù)字式檔案”。?　　目前電子文件所采用的存儲介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子文件歸檔主要使用磁帶與光盤。?　　二、電子檔案的特點(diǎn)?　　電子檔案與以往各種載體的檔案—樣，都是人類社會活動的記錄，但它在記錄方式上有許多不同于其他載體檔案的特點(diǎn)。?　　信息的非人工識讀性?　　從遠(yuǎn)古的泥板、羊皮紙、甲骨、竹簡，到近代的紙質(zhì)記錄

3、，從來都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是人工不可識讀的數(shù)字式代碼，只有借助計算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識讀的記錄?　　信息存儲的高密度性?　　無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲密度都大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲”之稱。隨著技術(shù)的發(fā)展，這些介質(zhì)的存儲密度還將繼續(xù)加大。這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放，另一方面，由于每一個“保管單位”內(nèi)的文件數(shù)量比原來要大為增多，也給管理和調(diào)閱提出新的要求。?　　信息與載體之間的可分離性?　　以往的檔案，信息被固定在某—載體上，成為不可分離的一個“

4、實(shí)體”，文件最初形成時的標(biāo)記也被固定在這—實(shí)體上，使之具有明顯的原始性特征。而電子檔案中信息不一定具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體形態(tài)進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息的易于更改，而且更改后可不留痕痕跡；易于復(fù)制，而且分不出原件和復(fù)制件；易于傳輸，在網(wǎng)絡(luò)條件下可以通過通訊線路在異地調(diào)閱或形成文件。?　　多種信息媒體的集成性?　　以往的檔案一般只能記錄—種或兩種信息媒體，從而分別形成了文字檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。使用多媒體計算機(jī)，可將圖文信息、音頻信號、視頻圖像等不同媒體形式的信息記錄在同一份文件上，使其達(dá)到聲像并茂，真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時的活動情況

5、。?　　系統(tǒng)依賴性?　　以往的檔案基本上靠人工管理，而電子檔案從其前身---電子文件的制作與處理，到檔案階段的全部管理活動都必須借助于計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，計算機(jī)硬件和軟件的性能對文件處理、檔案管理的質(zhì)量和效率具有直接的影響。系統(tǒng)依賴性的另—個含義是，不兼容的計算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大困難。?　　三、電子檔案的管理原則?　　我國檔案工作的基本原則對于電子檔案的管理同樣具有宏觀的指導(dǎo)作用，紙質(zhì)檔案管理的一些業(yè)務(wù)原則在電子檔案管理中也具有生命力。根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，在其管理活動中還應(yīng)遵循以下原則。?　　完整性原則?　　隨著計算機(jī)技術(shù)的普及，機(jī)關(guān)電

6、子文件的制作可由各部門甚至個人獨(dú)立完成，從而使電子文件的分布呈分散化趨勢。此外，在電子檔案文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件實(shí)體”的概念將不再存在。這種分散化和非實(shí)體化特征，使得對電子文件完整性的把握不像紙質(zhì)文件那樣直觀，因此，在電子檔案管理各個環(huán)節(jié)要采取相應(yīng)措施確保其完整齊全。不僅存儲在電子文件介質(zhì)上信息要完整，與其相關(guān)的程序、軟件以及紙質(zhì)文件也應(yīng)完整無缺地歸檔和接收進(jìn)館。?　　可讀性原則?　　目前各機(jī)關(guān)使用的計算機(jī)硬件和軟件不同，由此生成的電子文件的存儲格式也不相同。計算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，造成了硬件、軟件的不斷更新?lián)Q代，新設(shè)備對舊設(shè)備有時也不具有兼容

7、性。由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”。因此在電子檔案管理中要特別注意確保其可讀性，如在收集范圍中，除了反映機(jī)關(guān)工作活動的記錄外，還必須包括這些記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對信息內(nèi)容方面的要求外，還包括對信息格式方面的要求；鑒定工作除了對其內(nèi)容進(jìn)行價值分析外，也要對其可讀性進(jìn)行技術(shù)分析等?？傊?，每一個管理環(huán)節(jié)都要對日后的檔案利用負(fù)責(zé)，要保證檔案長期的可識讀性。?　　可靠性原則?　　可靠性是檔案的生命。由于電子文件易于修改并可不留痕，文件的簽署以及進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)后信息的控制需要專門技術(shù)等