試論高校電子檔案管理途徑

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1、試論高校電子檔案管理途徑試論高校電子檔案管理途徑試論高校電子檔案管理途徑試論高校電子檔案管理途徑試論高校電子檔案管理途徑試論高校電子檔案管理途徑　　　隨著科學技術的迅猛發(fā)展和信息技術的廣泛應用，國家和社會對信息化的依賴程度越來越大，各單位出現(xiàn)了愈來愈多的電子檔案。如何做好電子檔案管理，已成為擺在我們面前的嚴峻問題。?　　一、電子檔案含義?　　電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。?　　隨著計算機技術的廣泛應用，機關、團體、企事業(yè)單位在管理、生產和科學技術等活動中形成了越來越多的電子文件，這種文件存儲在特定介質上并加以命，需要時，只要指出

2、其文件名，即可將文件調出來供閱讀或打印用，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。在電子檔案中，全部信息是以數(shù)字式代碼加以存儲的，信息的編碼和解碼過程都由計算機完成，利用時須借助計算機等機器設備轉換成原有的文字或圖像形態(tài)，因此人們亦將電子檔案為“機讀檔案”或“數(shù)字式檔案”。?　　目前電子文件所采用的存儲介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子文件歸檔主要使用磁帶與光盤。?　　二、電子檔案的特點?　　電子檔案與以往各種載體的檔案—樣，都是人類社會活動的記錄，但它在記錄方式上有許多不同于其他載體檔案的特點。?　　信息的非人工識讀性?　　從遠古的泥板、羊皮紙、甲骨、竹簡，到近代的紙質記錄

3、，從來都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質和光介質的電子檔案采用的是人工不可識讀的數(shù)字式代碼，只有借助計算機解碼，才能轉換成人可識讀的記錄?　　信息存儲的高密度性?　　無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲密度都大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱。隨著技術的發(fā)展，這些介質的存儲密度還將繼續(xù)加大。這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放，另一方面，由于每一個“保管單位”內的文件數(shù)量比原來要大為增多，也給管理和調閱提出新的要求。?　　信息與載體之間的可分離性?　　以往的檔案，信息被固定在某—載體上，成為不可分離的一個“

4、實體”，文件最初形成時的標記也被固定在這—實體上，使之具有明顯的原始性特征。而電子檔案中信息不一定具有固定的物理位置，可以以非實體形態(tài)進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息的易于更改，而且更改后可不留痕痕跡；易于復制，而且分不出原件和復制件；易于傳輸，在網絡條件下可以通過通訊線路在異地調閱或形成文件。?　　多種信息媒體的集成性?　　以往的檔案一般只能記錄—種或兩種信息媒體，從而分別形成了文字檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等。使用多媒體計算機，可將圖文信息、音頻信號、視頻圖像等不同媒體形式的信息記錄在同一份文件上，使其達到聲像并茂，真實地再現(xiàn)當時的活動情況

5、。?　　系統(tǒng)依賴性?　　以往的檔案基本上靠人工管理，而電子檔案從其前身---電子文件的制作與處理，到檔案階段的全部管理活動都必須借助于計算機應用系統(tǒng)才能實現(xiàn)，計算機硬件和軟件的性能對文件處理、檔案管理的質量和效率具有直接的影響。系統(tǒng)依賴性的另—個含義是，不兼容的計算機和應用軟件生成的文件在交換使用時會遇到很大困難。?　　三、電子檔案的管理原則?　　我國檔案工作的基本原則對于電子檔案的管理同樣具有宏觀的指導作用，紙質檔案管理的一些業(yè)務原則在電子檔案管理中也具有生命力。根據電子檔案的特點，在其管理活動中還應遵循以下原則。?　　完整性原則?　　隨著計算機技術的普及，機關電

6、子文件的制作可由各部門甚至個人獨立完成，從而使電子文件的分布呈分散化趨勢。此外，在電子檔案文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件實體”的概念將不再存在。這種分散化和非實體化特征，使得對電子文件完整性的把握不像紙質文件那樣直觀，因此，在電子檔案管理各個環(huán)節(jié)要采取相應措施確保其完整齊全。不僅存儲在電子文件介質上信息要完整，與其相關的程序、軟件以及紙質文件也應完整無缺地歸檔和接收進館。?　　可讀性原則?　　目前各機關使用的計算機硬件和軟件不同，由此生成的電子文件的存儲格式也不相同。計算機技術的迅速發(fā)展，造成了硬件、軟件的不斷更新?lián)Q代，新設備對舊設備有時也不具有兼容

7、性。由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”。因此在電子檔案管理中要特別注意確保其可讀性，如在收集范圍中，除了反映機關工作活動的記錄外，還必須包括這些記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對信息內容方面的要求外，還包括對信息格式方面的要求；鑒定工作除了對其內容進行價值分析外，也要對其可讀性進行技術分析等。總之，每一個管理環(huán)節(jié)都要對日后的檔案利用負責，要保證檔案長期的可識讀性。?　　可靠性原則?　　可靠性是檔案的生命。由于電子文件易于修改并可不留痕，文件的簽署以及進入網絡后信息的控制需要專門技術等