會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)該如何初始建賬？

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1、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件應(yīng)該如何初始建賬？系統(tǒng)軟件的初始化也是會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件使用中一次性的工作，系統(tǒng)初始化過(guò)程中設(shè)定的會(huì)計(jì)科目代碼結(jié)構(gòu)及一些參數(shù)在結(jié)束建賬后即無(wú)法修改，系統(tǒng)初始化的質(zhì)量對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的質(zhì)量和工作的效率將產(chǎn)生直接的影響，所以系統(tǒng)軟件的初始化設(shè)置也是非常重要的。實(shí)際工作中，有不少會(huì)計(jì)軟件用戶因?yàn)槌跏蓟牟磺‘?dāng)而嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。目前出版的有關(guān)會(huì)計(jì)電算化的書(shū)籍大多數(shù)只介紹會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)的程序語(yǔ)言、程序結(jié)構(gòu)及編寫原理等，對(duì)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)初始化很少涉及。本文從初始數(shù)據(jù)收集、編碼設(shè)置、數(shù)據(jù)裝入、環(huán)境設(shè)定等幾個(gè)方面談?wù)勏到y(tǒng)初始化。　　一、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟

2、件的數(shù)據(jù)收集　　系統(tǒng)初始化需要收集手工賬中的會(huì)計(jì)科目和各科目的余額，如從年度中間開(kāi)始建賬還需要收集各科目的累計(jì)發(fā)生額、年初余額。所以需預(yù)先從手工賬中整理出各級(jí)科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細(xì)科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時(shí)輸入的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、順利?！　《?、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的編碼設(shè)置　　賬務(wù)系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用代碼，在此主要介紹科目代碼的設(shè)置。建賬時(shí)要將收集到的會(huì)計(jì)科目加入賬務(wù)系統(tǒng)，建立賬務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了象手工賬務(wù)一樣要使用會(huì)計(jì)科目外，還要為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目加入一個(gè)編碼。會(huì)計(jì)科目編碼通常用阿拉

3、伯?dāng)?shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會(huì)計(jì)科目。如第一段表示總賬科目，第二段表示二級(jí)明細(xì)科目，第三段表示三級(jí)明細(xì)科目。會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件在設(shè)定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題：　　(一)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)性　　財(cái)政部已制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級(jí)科目的名稱和科目編碼。在設(shè)定總賬科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外，可按上級(jí)主管部門和本單位的管理要求設(shè)定，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性?！　?二)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的對(duì)應(yīng)性

4、　　要保證每一個(gè)代碼對(duì)應(yīng)于一個(gè)會(huì)計(jì)科目，既不允許出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼又不允許出現(xiàn)同名的會(huì)計(jì)科目，但如果同名的明細(xì)科目分屬不同的上級(jí)科目，則可以被系統(tǒng)接受而不認(rèn)為是同名的會(huì)計(jì)科目?！　?三)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的簡(jiǎn)潔性　　在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的的前提下，力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度?！　?四)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的可擴(kuò)展性　　會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無(wú)法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過(guò)重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。總賬科目編碼長(zhǎng)度由所選

5、會(huì)計(jì)制度來(lái)決定通常為3～4位，而確定某一級(jí)明細(xì)科目的代碼長(zhǎng)度通常是以上級(jí)科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來(lái)確定的，以二級(jí)明細(xì)科目為例，總賬科目為其上級(jí)科目，銀行存款、應(yīng)收賬款、銷售收入、管理費(fèi)用等總賬科目都有二級(jí)明細(xì)科目，銀行存款通常以開(kāi)戶銀行及賬號(hào)為明細(xì)科目，少則二三個(gè)，多則二三十個(gè)，銷售收入、管理費(fèi)用等科目下設(shè)的二級(jí)明細(xì)科目一般都不會(huì)超過(guò)九十九個(gè)，兩位長(zhǎng)的代碼應(yīng)能滿足以后添加同級(jí)科目的需求，而應(yīng)收賬款等往來(lái)科目通常以客戶或單位為來(lái)設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長(zhǎng)難以滿足要求，要增至三位甚至更

6、長(zhǎng)，由于同級(jí)科目必須使用等長(zhǎng)的科目編碼，其他總賬科目下的二級(jí)科目也要使用三位或更長(zhǎng)的科目編碼?！　∪绻O(shè)定的分段代碼位數(shù)較長(zhǎng)而絕大多數(shù)上級(jí)科目所包含的明細(xì)科目個(gè)數(shù)不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢(shì)必會(huì)受到影響，與簡(jiǎn)潔性相矛盾。為了解決這一矛盾，可將明細(xì)科目先分類，按分類設(shè)置二級(jí)科目，然后再設(shè)置下級(jí)明細(xì)科目，如應(yīng)收賬款總賬科目下先按客戶所屬地區(qū)分類，設(shè)置二級(jí)明細(xì)科目，然后再按客戶名設(shè)置三級(jí)明細(xì)科目。更理想的解決方案是應(yīng)用往來(lái)客戶輔助核算，目前的商品化會(huì)計(jì)軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項(xiàng)目代碼與會(huì)計(jì)科目的代碼完全獨(dú)立，自成體系，項(xiàng)目代碼只與其

7、關(guān)聯(lián)會(huì)計(jì)科目如前述應(yīng)收賬款等往來(lái)科目相關(guān)，不影響其他科目的代碼設(shè)定，與科目代碼的位數(shù)無(wú)關(guān)，非常便于擴(kuò)充。如選用了輔助核算功能，在科目代碼設(shè)置之后，還要設(shè)置輔助項(xiàng)目代碼及名稱。如果單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時(shí)還要將外幣考慮進(jìn)去。會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件thldl.org.中提供了復(fù)幣核算的功能，在系統(tǒng)初始化時(shí)必須將外幣資料輸入系統(tǒng)，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等?！　∪?、會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)輸入　　完成上一步工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份

8、的期初余額。如賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為會(huì)計(jì)報(bào)