淺析會計(jì)電算化對會計(jì)檔案工作的影響

《淺析會計(jì)電算化對會計(jì)檔案工作的影響》由會員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。

1、淺析會計(jì)電算化對會計(jì)檔案工作的影響　　隨著我國會計(jì)電算化工作的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子會計(jì)文件，這便為檔案管理工作增加了新的內(nèi)容。因此必須加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè)，以適應(yīng)新時(shí)期會計(jì)電算化提出的新要求，更好的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)?！　∫弧㈦娝慊瘯?jì)檔案的特點(diǎn)：　　電算化會計(jì)檔案，是指存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)會計(jì)檔案相比，電算化會計(jì)檔案具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：　　(一)內(nèi)涵廣泛。其內(nèi)容不僅包括傳統(tǒng)概念上的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)檔案，還包括會計(jì)電算化過程中

2、形成的紙質(zhì)文件、電子文件和系統(tǒng)軟件。電子檔案和紙質(zhì)檔案并存，增加了管理的難度?！　?二)保存時(shí)間較短，對存儲環(huán)境要求較高。電子文件的載體是磁性物質(zhì)和光盤，與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質(zhì)的則能達(dá)到上百年甚至千年。其影響條件主要包括以下幾點(diǎn)：　　1、溫濕度的影響。實(shí)驗(yàn)證明：保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃，相對濕度為45%-60%。而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40%±5%?？梢婋娮游募ζ錅貪穸纫蟾鼮閲?yán)格?！　?、光和

3、空氣的影響。光向外輻射時(shí)會產(chǎn)生熱量，紫外線長期照射可使磁性消退，造成信息難以讀取，空氣中的有害氣體(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)在一定環(huán)境下會產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。而這兩點(diǎn)對紙質(zhì)的載體影響相對要小的多。　　3、灰塵的影響?；覊m會給電子文件和紙質(zhì)文件保存載體帶來機(jī)械損傷，灰塵帶來的霉菌等有害生物會損傷和破壞這兩種載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成檔案磚、產(chǎn)生色斑和霉斑，也可以通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄的信息，而灰塵一旦對電子載

4、體造成危害，載體所記錄的信息可能會局部丟失，電子文件失去保存價(jià)值?！　?、磁場和機(jī)械振動的影響。此項(xiàng)對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件載體會造成磁粉脫落、磁性消退或消失，是記錄信號丟失，記錄信息破壞，縮短電子檔案載體壽命?！　?三)電算化會計(jì)檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結(jié)果。如通過計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足日常條件查詢、統(tǒng)計(jì)分析、制作會計(jì)報(bào)表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，達(dá)到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節(jié)約了辦公成本，避免了紙質(zhì)檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案

5、資源的統(tǒng)一整合，極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量?！　?四)、電算化會計(jì)檔案較傳統(tǒng)會計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實(shí)性易于破壞。電子文件檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中一經(jīng)被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內(nèi)容很難被識別，;另外病毒、黑客等日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴(yán)重危害。而紙質(zhì)文件的原始性、真實(shí)性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內(nèi)容來確認(rèn)?！　?五)、對軟、硬件要求較高。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質(zhì)上的會計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境中才可以使用。

6、會計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容?！　《?、目前電算化會計(jì)檔案存在的問題：　　結(jié)合電算化下檔案管理的新特點(diǎn)，電算化會計(jì)檔案管理存在著一些問題：　　(1)電算化會計(jì)實(shí)施時(shí)間不長，缺乏管理會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計(jì)檔案的完整性?！　?2)會計(jì)電算化所需要的軟硬件設(shè)備不能完全到位，使得會計(jì)檔案的載體質(zhì)量難以達(dá)到相關(guān)規(guī)定的要求。目前許多單位因?yàn)闆]有將會計(jì)軟件的版式及軟件系統(tǒng)

7、很好地保存，導(dǎo)致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用?！　?3)會計(jì)檔案管理制度不完善：由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，電算化會計(jì)檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時(shí)仍舊沿襲手工管理時(shí)的老做法，只歸檔紙質(zhì)文件，將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表?！　?4)缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全人才：電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護(hù)等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計(jì)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)，然后就去操作系統(tǒng)，所以會計(jì)人員僅學(xué)會了操作，而管

8、理與維護(hù)對他們而言就非常陌生，由此導(dǎo)致的結(jié)果與損失也非同小可。　　三、如何做好電算化會計(jì)工作　　對于日益嚴(yán)峻的電算化會計(jì)檔案管理的形式，我們要建立健全各種相關(guān)的法律法規(guī)的同時(shí)，要從以下幾點(diǎn)入手：　　1、加大軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入。選擇功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)需要的電算化會計(jì)軟件，強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，定期維護(hù)，避免因安全問題導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人惡意修改。完善硬件設(shè)施建設(shè)，提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計(jì)檔案存放倉庫?！　?、提高電算化會計(jì)檔案保管人