第四屆廣州國際城市創(chuàng)新獎及2018廣州國際城市創(chuàng)新大會.doc

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1、第四屆廣州國際城市創(chuàng)新獎及2018廣州國際城市創(chuàng)新大會會議服務(wù)項目用戶需求書一、項目概述第四屆廣州國際城市創(chuàng)新獎及2018廣州國際城市創(chuàng)新大會（簡稱“廣州獎”）評審及頒獎活動將于2018年12月6日至8日在廣州舉辦，舉辦期間會務(wù)服務(wù)項目情況如下：會議時間：2018年12月6日-8日（可能微調(diào)）會議地點：廣州白云國際會議中心項目預(yù)算:142萬元二、會務(wù)服務(wù)項目總體需求概要需求項目項目說明會務(wù)統(tǒng)籌及信息化管理完成會議整體運行策劃設(shè)計及會議所需信息化管理平臺服務(wù)會議后勤服務(wù)、場地布置、會議方案會議場地布置、開幕式布置、晚宴廳布置、VI創(chuàng)意設(shè)計、項目設(shè)計、會議資料、背景板、會議包、嘉

2、賓及工作人員證件的制作；。頒獎典禮服務(wù)節(jié)目制作、演出服務(wù)、視頻制作、宣傳資料制作、節(jié)目單制作、音樂制作、服裝租賃、演出后勤保障會議辦公設(shè)備會議運行期電腦、投影、筆記本電腦等辦公設(shè)備租賃和辦公耗材保障。獲獎城市杯制作根據(jù)主辦方要求制作獲獎城市獎杯會議籌備保障會議期間籌備期間（合同簽訂至會議召開前）外來籌備會議人員工作餐、辦公用品、耗材費用、籌備會議期間機動保障服務(wù)。三、細化需求（一）會務(wù)管理統(tǒng)籌及信息化管理根據(jù)采購人安排，協(xié)助完成“2018廣州國際城市創(chuàng)新大會及全球市長論壇”會務(wù)管理的整體策劃及整體進度管理工作，協(xié)調(diào)做好大會各項后勤工作。編制會議場地布置、現(xiàn)場管理、住宿、餐飲、

3、接待、會場安排等工作手冊。配合采購人做好嘉賓注冊、報到系統(tǒng)的管理工作、嘉賓證卡設(shè)計制作發(fā)放、會議公告發(fā)布、會議通知管理、簽到管理、入場權(quán)限管理、電子資料管理、會務(wù)工作人員協(xié)同管理等全過程基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化融合服務(wù)，改善會議體驗，提升會議運行效率。投標人須提供基于信息化的會議管理策劃方案及籌備進度方案。（二）會議VI設(shè)計及會議相關(guān)物料管理根據(jù)采購人的要求和大會的整體方案，設(shè)計制作適合大會主題VI方案，采用國際化元素設(shè)計VI效果，并達到采購人要求。會議資料、工作證件、會議背景板等設(shè)計需要采用國際化元素并結(jié)合廣州獎效果，應(yīng)具有整體協(xié)調(diào)性和創(chuàng)意性。設(shè)計稿應(yīng)該按照要求提前交給采購人審核

4、，同時需及時配合采購人對設(shè)計稿的修改要求。根據(jù)采購人要求，做好會議手冊、會刊、資料袋（會議包）、會議紀念品、會議工作證件等的設(shè)計和制作工作；負責會議資料架的搭建；做好會議資料的統(tǒng)籌管理和發(fā)放。投標人須提供VI設(shè)計及物料管理方案。（三）會議場地布置及現(xiàn)場管理根據(jù)采購人安排，做好會議場地布置的方案及設(shè)計，并按要求完成酒店內(nèi)部、酒店公共區(qū)域及會場內(nèi)部的功能設(shè)施布置安裝、會議氛圍布置、會議背景板布置；并按照各個論壇，開幕式的具體要求進行布置；協(xié)助布置頒獎典禮場地、會議晚宴場地、開幕式場地；做好會議資料、宣傳品、桌卡、背景板的擺放以及督導酒店做好水牌等指引物品的擺放工作。根據(jù)采購人安排

5、，做好會場設(shè)施的檢查和技術(shù)服務(wù)，確保會議順利進行；依據(jù)會議流程，完成對嘉賓的注冊、入住、參會等方面的協(xié)調(diào)工作；檢查會議期間嘉賓參會引導是否到位，保證現(xiàn)場嘉賓參會秩序；做好各個論壇嘉賓簽到、禮品發(fā)放的工作；做好貴賓參會及貴賓室服務(wù)管理；協(xié)助做好會議期間茶歇等現(xiàn)場工作，協(xié)助做好會議現(xiàn)場的安全保衛(wèi)、反恐檢查、醫(yī)療衛(wèi)生保障工作。投標人須提供會議場地布置及現(xiàn)場管理方案。（四）頒獎典禮服務(wù)根據(jù)采購人要求，提供演出節(jié)目的策劃組織、演出宣傳、演出現(xiàn)場保障、綜合管理等服務(wù)。1.頒獎典禮布置要求：按照國際頒獎典禮基本標準布置頒獎典禮現(xiàn)場，保證頒獎典禮現(xiàn)場的舞臺、燈光、音響的效果，同時現(xiàn)場設(shè)計應(yīng)該

6、簡潔大方，不應(yīng)過于鋪張浪費。2.頒獎典禮演出風格要求：具有廣州特色，主題鮮明生動，貼合廣州獎主題。3.派專業(yè)團隊配合新聞宣傳團隊對頒獎典禮進行錄播，并提前與攝像制作團隊溝通合作，確定頒獎典禮布置方案以及效果。投標人須提供頒獎典禮現(xiàn)場布置詳細策劃方案。（五）會議辦公設(shè)備服務(wù)會議辦公設(shè)備服務(wù)包括但不限于會議設(shè)備租賃，現(xiàn)場安裝調(diào)試，設(shè)備維修維護等方面工作。供應(yīng)商需提前準備好采購人要求的設(shè)備，接到采購人通知后，立刻提供相關(guān)設(shè)備。1.設(shè)備要求：根據(jù)采購人安排，提前提供可用的各項設(shè)備，所有辦公設(shè)備需提供合格證，標準需符合大型國際會議要求。并按時送到采購人指定場所，租賃設(shè)備安裝、調(diào)試工作由

7、供應(yīng)商負責。2.人員要求：自租賃設(shè)備開始，供應(yīng)商應(yīng)全天候派計算機、復(fù)印機、攝影等專人駐會議現(xiàn)場，負責設(shè)備的維修保養(yǎng)、處理故障、指導使用，協(xié)助各設(shè)備正常運行。如設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)由供應(yīng)商立刻派人于1小時內(nèi)解決問題或提供新設(shè)備供工作人員使用，以保證工作不中斷。3.設(shè)備的管理發(fā)放：設(shè)備管理和發(fā)放應(yīng)該由供應(yīng)商統(tǒng)一負責。會議期間應(yīng)嚴格管理保管各項設(shè)備，保證工作正常進行。投標人須提供會議辦公設(shè)備服務(wù)方案。（六）會議獎杯、獲獎證書制作會議獎杯、獲獎證書制作參考往屆絨沙金獎杯5個、絨沙銀獎杯2個，加上模具費、木底座費、亞