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1、第四屆廣州國際城市創(chuàng)新獎及2018廣州國際城市創(chuàng)新大會會議服務項目用戶需求書一、項目概述第四屆廣州國際城市創(chuàng)新獎及2018廣州國際城市創(chuàng)新大會（簡稱“廣州獎”）評審及頒獎活動將于2018年12月6日至8日在廣州舉辦，舉辦期間會務服務項目情況如下：會議時間：2018年12月6日-8日（可能微調）會議地點：廣州白云國際會議中心項目預算:142萬元二、會務服務項目總體需求概要需求項目項目說明會務統(tǒng)籌及信息化管理完成會議整體運行策劃設計及會議所需信息化管理平臺服務會議后勤服務、場地布置、會議方案會議場地布置、開幕式布置、晚宴廳布置、VI創(chuàng)意設計、項目設計、會議資料、背景板、會議包、嘉
2、賓及工作人員證件的制作；。頒獎典禮服務節(jié)目制作、演出服務、視頻制作、宣傳資料制作、節(jié)目單制作、音樂制作、服裝租賃、演出后勤保障會議辦公設備會議運行期電腦、投影、筆記本電腦等辦公設備租賃和辦公耗材保障。獲獎城市杯制作根據(jù)主辦方要求制作獲獎城市獎杯會議籌備保障會議期間籌備期間（合同簽訂至會議召開前）外來籌備會議人員工作餐、辦公用品、耗材費用、籌備會議期間機動保障服務。三、細化需求（一）會務管理統(tǒng)籌及信息化管理根據(jù)采購人安排，協(xié)助完成“2018廣州國際城市創(chuàng)新大會及全球市長論壇”會務管理的整體策劃及整體進度管理工作，協(xié)調做好大會各項后勤工作。編制會議場地布置、現(xiàn)場管理、住宿、餐飲、
3、接待、會場安排等工作手冊。配合采購人做好嘉賓注冊、報到系統(tǒng)的管理工作、嘉賓證卡設計制作發(fā)放、會議公告發(fā)布、會議通知管理、簽到管理、入場權限管理、電子資料管理、會務工作人員協(xié)同管理等全過程基于互聯(lián)網(wǎng)的信息化融合服務，改善會議體驗，提升會議運行效率。投標人須提供基于信息化的會議管理策劃方案及籌備進度方案。（二）會議VI設計及會議相關物料管理根據(jù)采購人的要求和大會的整體方案，設計制作適合大會主題VI方案，采用國際化元素設計VI效果，并達到采購人要求。會議資料、工作證件、會議背景板等設計需要采用國際化元素并結合廣州獎效果，應具有整體協(xié)調性和創(chuàng)意性。設計稿應該按照要求提前交給采購人審核
4、，同時需及時配合采購人對設計稿的修改要求。根據(jù)采購人要求，做好會議手冊、會刊、資料袋（會議包）、會議紀念品、會議工作證件等的設計和制作工作；負責會議資料架的搭建；做好會議資料的統(tǒng)籌管理和發(fā)放。投標人須提供VI設計及物料管理方案。（三）會議場地布置及現(xiàn)場管理根據(jù)采購人安排，做好會議場地布置的方案及設計，并按要求完成酒店內(nèi)部、酒店公共區(qū)域及會場內(nèi)部的功能設施布置安裝、會議氛圍布置、會議背景板布置；并按照各個論壇，開幕式的具體要求進行布置；協(xié)助布置頒獎典禮場地、會議晚宴場地、開幕式場地；做好會議資料、宣傳品、桌卡、背景板的擺放以及督導酒店做好水牌等指引物品的擺放工作。根據(jù)采購人安排
5、，做好會場設施的檢查和技術服務，確保會議順利進行；依據(jù)會議流程，完成對嘉賓的注冊、入住、參會等方面的協(xié)調工作；檢查會議期間嘉賓參會引導是否到位，保證現(xiàn)場嘉賓參會秩序；做好各個論壇嘉賓簽到、禮品發(fā)放的工作；做好貴賓參會及貴賓室服務管理；協(xié)助做好會議期間茶歇等現(xiàn)場工作，協(xié)助做好會議現(xiàn)場的安全保衛(wèi)、反恐檢查、醫(yī)療衛(wèi)生保障工作。投標人須提供會議場地布置及現(xiàn)場管理方案。（四）頒獎典禮服務根據(jù)采購人要求，提供演出節(jié)目的策劃組織、演出宣傳、演出現(xiàn)場保障、綜合管理等服務。1.頒獎典禮布置要求：按照國際頒獎典禮基本標準布置頒獎典禮現(xiàn)場，保證頒獎典禮現(xiàn)場的舞臺、燈光、音響的效果，同時現(xiàn)場設計應該
6、簡潔大方，不應過于鋪張浪費。2.頒獎典禮演出風格要求：具有廣州特色，主題鮮明生動，貼合廣州獎主題。3.派專業(yè)團隊配合新聞宣傳團隊對頒獎典禮進行錄播，并提前與攝像制作團隊溝通合作，確定頒獎典禮布置方案以及效果。投標人須提供頒獎典禮現(xiàn)場布置詳細策劃方案。（五）會議辦公設備服務會議辦公設備服務包括但不限于會議設備租賃，現(xiàn)場安裝調試，設備維修維護等方面工作。供應商需提前準備好采購人要求的設備，接到采購人通知后，立刻提供相關設備。1.設備要求：根據(jù)采購人安排，提前提供可用的各項設備，所有辦公設備需提供合格證，標準需符合大型國際會議要求。并按時送到采購人指定場所，租賃設備安裝、調試工作由
7、供應商負責。2.人員要求：自租賃設備開始，供應商應全天候派計算機、復印機、攝影等專人駐會議現(xiàn)場，負責設備的維修保養(yǎng)、處理故障、指導使用，協(xié)助各設備正常運行。如設備出現(xiàn)故障，應由供應商立刻派人于1小時內(nèi)解決問題或提供新設備供工作人員使用，以保證工作不中斷。3.設備的管理發(fā)放：設備管理和發(fā)放應該由供應商統(tǒng)一負責。會議期間應嚴格管理保管各項設備，保證工作正常進行。投標人須提供會議辦公設備服務方案。（六）會議獎杯、獲獎證書制作會議獎杯、獲獎證書制作參考往屆絨沙金獎杯5個、絨沙銀獎杯2個，加上模具費、木底座費、亞
