工程建設(shè)監(jiān)理檔案資料管理規(guī)定

《工程建設(shè)監(jiān)理檔案資料管理規(guī)定》由會員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在應(yīng)用文檔-天天文庫。

1、工程建設(shè)監(jiān)理檔案資料管理規(guī)定為提高監(jiān)理公司在監(jiān)理過程中形成的具有利用價(jià)值的、能如實(shí)反映工程建設(shè)狀況的、應(yīng)當(dāng)歸檔的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、聲像資料等科技文件材料的管理。使檔案更有效地為公司的監(jiān)理工作服務(wù)，特制定本規(guī)定。1．工程監(jiān)理檔案資料的編號1.1檔案資料編號工程監(jiān)理科技檔案編號由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字構(gòu)成，具體格式如下：LYJXXX（XX）—XXX—XX同類監(jiān)理資料案卷冊順序號（用01，02，03……表示）檔案分類代碼（用一個(gè)字母和兩個(gè)數(shù)字表示）見表（一）工程子項(xiàng)序號（用01，

2、02，03……表示，無子項(xiàng)的工程項(xiàng)目，該序號不填）工程編號（“XXX”用001，002……表示）1.2工程建設(shè)監(jiān)理檔案分類及代碼見“表一”。1.3監(jiān)理過程中出現(xiàn)“表一”中沒有的資料，根據(jù)實(shí)際情況歸入“表一”中相應(yīng)的類別，分類代碼的編碼順延。2．監(jiān)理過程中檔案資料的收集、分類和整理2.1建立監(jiān)理資料總目錄項(xiàng)目監(jiān)理部在進(jìn)駐現(xiàn)場后，總監(jiān)應(yīng)依據(jù)表一的資料分類辦法，結(jié)合工程的實(shí)際情況建立資料的總目錄清單、子項(xiàng)目錄清單，若業(yè)主對監(jiān)理資料有要求，可按業(yè)主的要求對資料進(jìn)行分類整理。a.無子項(xiàng)的單項(xiàng)工程，只設(shè)一個(gè)

3、總目錄，包含所有的監(jiān)理資料項(xiàng)目。b.一個(gè)工程項(xiàng)目包含兩個(gè)以上的子項(xiàng)工程，工程監(jiān)理資料一般應(yīng)建立資料總目錄清單和子項(xiàng)資料目錄清單?？偰夸浬习üこ炭傮w（共公）信息資料和各工程子項(xiàng)名稱。c.總目錄內(nèi)容包括序號、資料名稱、資料袋編號。資料名稱、資料代碼按“表一”及具體工程情況確定；資料袋編號見表五，項(xiàng)目部也可自行編號，但要求資料要便于查找。2.2建立分目錄a.單頁分散的資料應(yīng)按要求進(jìn)行分類、標(biāo)識、立卷、每冊資料應(yīng)設(shè)目錄，目錄格式見“表三”。b.自然成冊的資料不必另行裝訂，可以不設(shè)目錄。2.3資料的存放

4、a.現(xiàn)場經(jīng)過核簽的資料，應(yīng)立即裝入相應(yīng)的資料袋（或盒）中，如現(xiàn)場有特殊原因，也應(yīng)在一周之內(nèi)將資料歸位。b.經(jīng)核簽歸位的資料，應(yīng)擺放整齊，資料按資料袋序號順序擺放，在資料柜的每層、每格上標(biāo)識清楚，便于查找。3．工程監(jiān)理檔案資料的歸檔要求3.1歸檔時(shí)間項(xiàng)目監(jiān)理部自撤離施工現(xiàn)場之日起（包括竣工、合同終止）應(yīng)在以下時(shí)限內(nèi)必須完成歸檔工作。a.蘭州三縣五區(qū)范圍內(nèi)的項(xiàng)目應(yīng)在2個(gè)月內(nèi)完成監(jiān)理檔案資料的歸檔工作。b.外地項(xiàng)目應(yīng)在4個(gè)月內(nèi)完成監(jiān)理檔案資料的歸檔工作。c.特殊情況，需延期歸檔，應(yīng)經(jīng)總工批準(zhǔn)，但不得超

5、過1年。3.2歸檔要求a.單頁分散的資料應(yīng)裝訂成冊，每冊必須編制頁碼。b.資料的標(biāo)識應(yīng)填寫在案卷冊封面上，詳見“表二”示例，并將封面訂在（或貼在）每冊資料的第一頁。c.自然成冊的資料只需貼上案卷封面進(jìn)行標(biāo)識，并編制頁碼。d.全部歸檔資料須設(shè)總目錄（單獨(dú)裝訂成冊）。e.根據(jù)各冊資料頁數(shù)的多少，可將一冊或多冊資料裝入一個(gè)檔案袋，每一個(gè)檔案袋按要求填寫相關(guān)信息，詳見“表四”示例。f.歸檔資料按要求整理完畢后，交公司總監(jiān)辦檢查合格總工簽字后再送往院科技部檔案室歸檔。g.對于外省市的監(jiān)理項(xiàng)目，如當(dāng)?shù)爻墙n

6、案要求監(jiān)理資料歸檔的，應(yīng)將監(jiān)理資料進(jìn)行復(fù)制。原件按照當(dāng)?shù)貦n案部門的規(guī)定要求整編，歸檔到當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門。復(fù)印件按上述要求在院科技部檔案室歸檔。3.3歸檔手續(xù)歸檔時(shí)應(yīng)填寫《科技文字材料及附圖歸檔單》，一式三份，一份由院檔案室保存，一份由監(jiān)理公司總監(jiān)辦保存，一份由項(xiàng)目總監(jiān)保存。歸檔單上的“資料名稱”、“編號”、“份數(shù)”、“張數(shù)（或冊數(shù)）”、“保管期限”、“密級”（由院科技檔案管理人員與項(xiàng)目總監(jiān)根據(jù)工程項(xiàng)目重要性確定。如果不屬“密級”資料，則應(yīng)注明“內(nèi)部”或“一般”等字樣）、“歸檔人”、“歸檔單位

7、負(fù)責(zé)人”、“歸檔驗(yàn)收人”、“歸檔日期”等欄目應(yīng)填寫齊全。保管期限分為永久、長期（十五年至五十年）和短期（十五年以下）三種。3.4工程監(jiān)理檔案標(biāo)識時(shí)用筆要求工程監(jiān)理檔案標(biāo)識時(shí)一律使用鋼筆（藍(lán)黑墨水）或炭素筆，否則不予驗(yàn)收。4．工程監(jiān)理檔案的驗(yàn)收、保管和借閱4.1驗(yàn)收要求檔案管理人員驗(yàn)收工程監(jiān)理檔案時(shí)應(yīng)逐項(xiàng)、逐頁核對。對簽署不合格的檔案，應(yīng)拒絕驗(yàn)收；對缺頁或漏編號的檔案，要求歸檔者補(bǔ)齊后方可驗(yàn)收。4.2保管要求工程監(jiān)理檔案整編后應(yīng)及時(shí)入庫裝柜。工程監(jiān)理檔案應(yīng)存放在專用的裝具柜內(nèi)，每個(gè)柜子正面應(yīng)加區(qū)別

8、標(biāo)識。檔案庫房內(nèi)應(yīng)安排一個(gè)工程監(jiān)理科技檔案存入?yún)^(qū)并加區(qū)域標(biāo)識。4.3借閱規(guī)定院檔案室只對監(jiān)理公司內(nèi)部的職工提供工程建設(shè)監(jiān)理科技檔案借閱服務(wù)。本公司職工借閱監(jiān)理科技資料應(yīng)按院檔案室的有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。鑒于工程建設(shè)監(jiān)理科技檔案大多數(shù)具有保管期限長和資料為孤本等特點(diǎn)，特別規(guī)定除監(jiān)理合同、監(jiān)理投標(biāo)書、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、質(zhì)量事故調(diào)查處理報(bào)告、工程質(zhì)量評估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)可借出外，其余監(jiān)理檔案不得借閱，特殊情況下，征得該項(xiàng)目總監(jiān)同意，經(jīng)公司主管經(jīng)理批準(zhǔn)，且只可在院檔案借閱室閱覽。工程監(jiān)理科