電力工程建設(shè)總承包項目檔案管理的探討與實(shí)踐

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1、電力工程建設(shè)總承包項目檔案管理的探討與實(shí)踐（國電南京自動化股份有限公司211800）摘要電力工程是一個復(fù)雜、系統(tǒng)的工程類型，在工程建設(shè)中，項目檔案具有著十分重要的作用。在木文中，將就電力工程建設(shè)總承包項目檔案管理進(jìn)行一定的研究。關(guān)鍵詞：電力工程建設(shè)；總承包項目；檔案管理；1引言在電力項目建設(shè)中，電力工程建設(shè)總承包是重要的經(jīng)營模式。在該模式建設(shè)中，對于檔案的管理是非常重要的一項工作，需要在引起重視的基礎(chǔ)上實(shí)施全過程管理。2總承包檔案組織形式在工程總承包項目中，需要將不同載體以及門類的檔案實(shí)現(xiàn)集中管理，即由一名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)并開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在對檔案工作匯報定期聽取的基礎(chǔ)上及時做好檔案工作問題的解決。

2、同時，公司需要在內(nèi)部對完善的規(guī)章制度進(jìn)行建立，將檔案設(shè)備的購置、人員培訓(xùn)以及人員配備等納入到公司計劃當(dāng)中。人員方面，可以按照兩種方式組成：第一種，即由檔案管理部門指派人員來到現(xiàn)場參與到總承包企業(yè)的檔案管理工作，做好公司檔案室的建立。該方式由于有經(jīng)驗(yàn)人員親自指導(dǎo)，能夠以較快的速度打開工作局面；第二種，由總承包公司以外聘的方式實(shí)現(xiàn)檔案的管理，內(nèi)部人員僅在過程中實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，更有利于工作的針對性開展。3工程承包檔案全過程管理對于工程總承包檔案工作的全過程管理來說，其是以總承包為管理核心,以行業(yè)以及國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，在項目建設(shè)、分包、施工以及總承包單位的全方位參與下，所實(shí)行的一種事前、事中、事后以及

3、驗(yàn)收把關(guān)的管理控制模式。在該模式中，其力圖將檔案工作全面的滲透到整個工程建設(shè)的每個環(huán)節(jié)以及程度當(dāng)中，即在將檔案管理貫穿到整個項目建設(shè)過程的基礎(chǔ)上使項目建設(shè)的不同材料都能夠處在良好的受控狀態(tài)當(dāng)中。3.1準(zhǔn)備階段從工程立項開始，承包單位就需要將檔案管理作為工程建設(shè)當(dāng)中的一項重點(diǎn)工作開展，并將其列入到議事日程當(dāng)中，及早進(jìn)行檔案材料的收集、整理以及積累。作為承包單位，在工作當(dāng)中也需要在充分聯(lián)系工程建設(shè)特點(diǎn)以及內(nèi)容的基礎(chǔ)上同工程分布分項工程結(jié)合，在對檔案工作初步計劃進(jìn)行指定的同吋做好檔案管理體制的明確，落實(shí)檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、主管領(lǐng)導(dǎo)以及進(jìn)度要求等。同時，要做好檔案組織機(jī)構(gòu)的建立，做好相關(guān)人員

4、的配備，在對工作制度建立健全的基礎(chǔ)上做好做好檔案管理相關(guān)辦法以及規(guī)范的制定，以此保證不同設(shè)計、施工單位能夠在文件材料平形成、歸檔以及積累的過程中有據(jù)可依。在對招標(biāo)文件進(jìn)行編制時，總承包單位也需要做好文件形成以及管理方面要求的明確，將竣工文件編制作為對設(shè)計以及施工單位進(jìn)行選擇的重要依據(jù)，在設(shè)計、設(shè)備采購以及勘測活動簽訂時，也需要做好工程檔案份數(shù)、移交以及質(zhì)量等方面的明確。3.2項目開工標(biāo)準(zhǔn)在工程正式開工之后，總承包單位需要及時同業(yè)主取得聯(lián)系，對工程項目文件材料的整理標(biāo)準(zhǔn)以及收集范圍進(jìn)行明確，以書面形式對其明確。同吋，需要不同參建檔案人員能夠?qū)Ω采w整個工程項目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行建立，保證將相關(guān)

5、標(biāo)準(zhǔn)以及制度發(fā)放到參建單位當(dāng)中，以培訓(xùn)以及專門會議方式使不同單位在工作開展當(dāng)中能夠?qū)n案管理這項工作引起充分的認(rèn)識，對檔案工作的質(zhì)量、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、編號、范圍以及分類等進(jìn)行明確。同時，要做好承包單位不同部位監(jiān)理以及施工檔案工作職責(zé)的明確，為項目具體實(shí)施中文件材料的整理、歸檔以及收集打下良好基礎(chǔ)。3.3項目實(shí)施階段在工程項目具體實(shí)施中，也需要在工程建設(shè)的整個過程中將檔案工作融入到其中，保證其同工程實(shí)體質(zhì)量具有同等的重視程度。作為總承包單位，在對工程進(jìn)度以及質(zhì)量進(jìn)行檢查時，要同時做好相關(guān)檔案資料的管理以及行程情況做好檢查。在單項工程驗(yàn)收時，也需要對相關(guān)檔案以及文件材料的質(zhì)量以及完整性進(jìn)行驗(yàn)收，在情

6、況允許下，也可以對專門的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行建立，在對整個項目實(shí)現(xiàn)全息化管理的同時對項目檔案編碼體系進(jìn)行建立，將案卷信息數(shù)據(jù)到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。為了能夠使該系統(tǒng)最大程度發(fā)揮效果，也需要同分包方聯(lián)網(wǎng)，通過檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)施對不同參建單位的資料整理進(jìn)行指導(dǎo)以及監(jiān)控，保證在發(fā)現(xiàn)問題的第一時間能夠解決，便于檔案歸檔工作準(zhǔn)確性以及完整性的保證。此外,總承包單位也需要實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)同檔案工作間的掛鉤，將檔案資料的歸檔以及整理納入到工程考核范圍當(dāng)中，做好獎懲措施的制定。在工程不同階段施工任務(wù)完成之后，設(shè)計單位及施工單位則需要在聯(lián)系檔案管理規(guī)定的基礎(chǔ)上將整理、收集完成的檔案實(shí)現(xiàn)向承包單位的移交，在經(jīng)過檔案管理人員檢

7、查且滿足要求之后由雙方簽字表示認(rèn)可。如果經(jīng)過檢查發(fā)現(xiàn)檔案存在不準(zhǔn)確、不完整且不能夠滿足規(guī)范要求的情況下，則需要及時將檔案收冋整改重新上交，保證檔案工作完整的準(zhǔn)確性以及完整性。3.4竣工總結(jié)在該階段，要由總承包單位將日常積累的建設(shè)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的匯總以及梳理，并在發(fā)現(xiàn)問題吋及吋對其進(jìn)行改正以及調(diào)整。之后，將檔案進(jìn)行上報由行業(yè)主管部門進(jìn)行專項驗(yàn)收，在對檔案當(dāng)中存在的問題進(jìn)一步檢查之后整改、完善，保證在檔案正式移交之前能夠完成