管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)第4章管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究

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1、第4章管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究4.1系統(tǒng)調(diào)查的原則和方法4.1.1系統(tǒng)調(diào)查的原則在系統(tǒng)調(diào)查過(guò)程中應(yīng)始終堅(jiān)持正確的方法，以確保調(diào)查工作的客觀性、正確性。一般來(lái)講，系統(tǒng)調(diào)查的工作應(yīng)遵循以下幾個(gè)原則。1)自頂向下全面展開(kāi)2)存在的必要性及改進(jìn)的可能性3)工程化的工作方式4)全面鋪開(kāi)與重點(diǎn)調(diào)查結(jié)合5)主動(dòng)溝通和友善的工作方式4.1.2系統(tǒng)調(diào)查的方法調(diào)查的方法大致有4種，具體如下。1)召開(kāi)調(diào)查會(huì)2)會(huì)談3)發(fā)調(diào)查表4)參加業(yè)務(wù)實(shí)踐4.2系統(tǒng)調(diào)查的步驟4.2.1初步調(diào)查初步調(diào)查的目的是為了論證建立一個(gè)新系統(tǒng)的必要性，提出

2、初步設(shè)想，并對(duì)實(shí)現(xiàn)新系統(tǒng)的可行性進(jìn)行分析。初步調(diào)查由領(lǐng)導(dǎo)小組指導(dǎo)下的系統(tǒng)分析師進(jìn)行調(diào)查，其主要內(nèi)容如下。(1)整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的概況：包括規(guī)模、歷史、組織目標(biāo)、人力、物力、設(shè)備和技術(shù)條件、管理體制以及領(lǐng)導(dǎo)層的情況等。(2)現(xiàn)行管理信息系統(tǒng)的概況：它的功能、系統(tǒng)涉及的人員、技術(shù)條件、技術(shù)水平、管理體制(歸哪一級(jí)領(lǐng)導(dǎo))、工作效率和可靠性等。(3)組織機(jī)構(gòu)的對(duì)外關(guān)系：它和哪些外部實(shí)體有工作聯(lián)系或從屬關(guān)系，它們之間有哪些物資或信息的關(guān)系，哪些環(huán)境條件(包括自然環(huán)境和社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境)對(duì)該組織機(jī)構(gòu)的活動(dòng)有明顯的影響。(4)管理信息

3、系統(tǒng)在組織機(jī)構(gòu)中的地位：它和組織的領(lǐng)導(dǎo)、管理部門(mén)以及各基層是怎樣聯(lián)系的，信息的收集和傳輸?shù)那朗鞘裁?，它能掌握哪些信息，不能掌握哪些信息，哪些部門(mén)向系統(tǒng)提出了信息要求。(5)各方面對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)的情況及新系統(tǒng)的研制持怎樣的態(tài)度：其中包括領(lǐng)導(dǎo)、管理部門(mén)、各基礎(chǔ)單位、有工作聯(lián)系的外單位以及現(xiàn)行系統(tǒng)本身，需要了解它們對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)是否滿意以及各種看法的理由。(6)開(kāi)展管理信息系統(tǒng)研制工作的資源情況：組織為研制新系統(tǒng)可以投入多少人力、物力、時(shí)間以及現(xiàn)有設(shè)備的可用性。(7)各方面對(duì)系統(tǒng)目標(biāo)的看法。具體來(lái)說(shuō)，初步調(diào)查可概括成三方面調(diào)

4、查：組織機(jī)構(gòu)調(diào)查、系統(tǒng)現(xiàn)狀調(diào)查和業(yè)務(wù)信息調(diào)查，具體如下。1.組織機(jī)構(gòu)調(diào)查要了解一個(gè)企業(yè)的整個(gè)活動(dòng)，首先應(yīng)從組織機(jī)構(gòu)調(diào)查入手，其目的主要是了解企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的劃分以及它們的相互關(guān)系，因?yàn)槲镔|(zhì)和信息流動(dòng)是以組織機(jī)構(gòu)為背景的。調(diào)查的結(jié)果可用組織機(jī)構(gòu)圖來(lái)表示。組織機(jī)構(gòu)調(diào)查主要包括：企業(yè)概況調(diào)查、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)調(diào)查和企業(yè)特點(diǎn)調(diào)查。下面以某公司為例，具體講解組織機(jī)構(gòu)調(diào)查的方法。(1)公司概況調(diào)查。其內(nèi)容包括：①公司名；②成立時(shí)間；③行業(yè)種類(lèi)；④地址；⑤職工人數(shù)；⑥經(jīng)營(yíng)性質(zhì)；⑦經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目來(lái)源；⑧年經(jīng)營(yíng)額；⑨主要經(jīng)營(yíng)商品；⑩主要銷(xiāo)售單

5、位；?主要采購(gòu)單位；?主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手；?法律依據(jù)。通過(guò)以上項(xiàng)目調(diào)查，可使我們對(duì)公司有一個(gè)大概了解。(2)公司組織機(jī)構(gòu)調(diào)查。組織機(jī)構(gòu)調(diào)查結(jié)果用框圖形式表示，如圖4-2所示。(3)公司特點(diǎn)調(diào)查。該公司的主要特點(diǎn)是：①主要經(jīng)營(yíng)的國(guó)家大項(xiàng)目所需設(shè)備，以進(jìn)出口為服務(wù)對(duì)象；②橫向聯(lián)系項(xiàng)目少，多數(shù)屬?lài)?guó)家重點(diǎn)項(xiàng)目或?qū)ν獬邪捻?xiàng)目；③業(yè)務(wù)人員、采購(gòu)人員流動(dòng)性大；④由于業(yè)務(wù)人員、采購(gòu)人員外出時(shí)間多，在單位時(shí)間少，必要的信息不能及時(shí)反映出來(lái)；⑤廠家拖欠款現(xiàn)象嚴(yán)重；⑥經(jīng)常要向有關(guān)單位發(fā)催款通知書(shū)；⑦經(jīng)常要結(jié)算所欠款的利息。在組織機(jī)構(gòu)調(diào)查中

6、，畫(huà)出組織機(jī)構(gòu)圖不是最終的目的，最終目的是通過(guò)組織機(jī)構(gòu)圖來(lái)確立哪些部門(mén)是最關(guān)鍵的、哪些部門(mén)應(yīng)先建立系統(tǒng)，哪些部門(mén)可后建立系統(tǒng)、設(shè)備應(yīng)配到哪些部門(mén)以及共需要多少設(shè)備等。圖4-2組織機(jī)構(gòu)調(diào)查結(jié)果2.系統(tǒng)現(xiàn)狀調(diào)查在確定了基本方針，真實(shí)地了解系統(tǒng)化業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，并掌握事務(wù)工作及管理工作上存在的問(wèn)題之后，進(jìn)行新系統(tǒng)設(shè)計(jì)前，必須對(duì)現(xiàn)行管理系統(tǒng)進(jìn)行深入調(diào)查。調(diào)查的重點(diǎn)有以下4點(diǎn)。(1)事務(wù)流程現(xiàn)狀調(diào)查。主要包括：①收集并整理各部門(mén)使用的傳票、傳條；②調(diào)查這些部門(mén)信息產(chǎn)生的過(guò)程和如何處理(處理方式、涉及人員)及歸檔；③調(diào)查各部門(mén)的

7、要求意見(jiàn)；④將調(diào)查結(jié)果制成事務(wù)流程分析圖；⑤將收集的信息整理成輸入數(shù)據(jù)、輸出數(shù)據(jù)和臺(tái)賬數(shù)據(jù)，為今后的數(shù)據(jù)文件產(chǎn)生提供條件；⑥掌握事務(wù)流程現(xiàn)狀后，從全公司的觀點(diǎn)出發(fā)，防止雙重作業(yè)和進(jìn)行集中作業(yè)的情況；⑦有沒(méi)有可能對(duì)事務(wù)流程做某些變動(dòng)，使事務(wù)流向更趨于合理。(2)代碼體系調(diào)查。主要包括：①調(diào)查現(xiàn)行系統(tǒng)中使用的代碼，并整理出現(xiàn)行系統(tǒng)代碼明細(xì)表；②掌握代碼體系以及個(gè)性等管理方面的問(wèn)題；③將結(jié)果匯總成代碼結(jié)構(gòu)表。(3)功能與信息的關(guān)系調(diào)查。這一調(diào)查過(guò)程要注意兩點(diǎn)：①將選出的各種各樣的功能用信息關(guān)聯(lián)起來(lái)；②檢查功能與信息內(nèi)在

8、聯(lián)系以及關(guān)聯(lián)的正確性。(4)需求分析圖。需求分析圖要反映出4點(diǎn)要求，分別為：①明確系統(tǒng)現(xiàn)狀調(diào)查階段提出的要求和問(wèn)題；②著眼于重要的問(wèn)題；③明確系統(tǒng)的目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)使用的具體手段的關(guān)系；④把以上結(jié)果匯總成需求分析圖。圖4-3為某銷(xiāo)售部門(mén)為達(dá)到銷(xiāo)售目標(biāo)所構(gòu)成的需求分析圖。3.業(yè)務(wù)信息調(diào)查業(yè)務(wù)信息調(diào)查可以設(shè)計(jì)成各種各樣的信息調(diào)查表形式，在設(shè)計(jì)信息調(diào)查表之前，應(yīng)該對(duì)公司(或企業(yè)