山東建筑大學(xué)檔案

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1、山東建筑大學(xué)檔案實(shí)體分類法編號方法編制說明（討論稿）一、編制目的為了實(shí)現(xiàn)我校檔案實(shí)體分類，編號，排架，檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加強(qiáng)檔案和檔案工作的科學(xué)管理，更好的為學(xué)校的教學(xué)，科研和其它各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本方法。二、編制原則1.本方法以國家有關(guān)檔案工作法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)為根據(jù)，遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，類目劃分嚴(yán)格從總到分，從一般好具體。做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。同位類目之間界限清楚，不相互交叉和包容；按照高等學(xué)校檔案形成的領(lǐng)域范

2、疇將形成于同一活動領(lǐng)域的檔案作為整體歸于相同類別充分反映高等檔案形成的規(guī)律，內(nèi)容和特點(diǎn)，并具有相對的穩(wěn)定性。2.一級類目的設(shè)置全部依照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》；二級類目的設(shè)置基本上依據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，個別類目有所調(diào)整，增加了二級目錄名稱序號。細(xì)分時力求做到準(zhǔn)確，簡明，方便和實(shí)用。三、體系結(jié)構(gòu)和檔號的編制1.體系結(jié)構(gòu)（1）一級類目是高等學(xué)校檔案實(shí)體分類的最高層位。根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十三個一級類目，其名稱，標(biāo)識符號和內(nèi)容如下：DQ黨群：主要包括學(xué)院黨群部門在工作中形成的

3、文件材料。XZ行政：主要包括行政職能部門（教務(wù)，科研，產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)，基建，設(shè)備，外事，財務(wù)，出版等部門除外）工作中形成的文件材料。JX教學(xué)：主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中形成的文件材料。KY科研：主要包括科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動中形成的材料。JJ基本建設(shè)：主要包括基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料。25SB儀器設(shè)備：主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請購置，開箱驗(yàn)收，安裝調(diào)試，管理使用，維修改造，申請報廢等各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料。CB出版：主要包括出版工作中管理和出版活動過程中形成的文件材料。WS外事：主

4、要包括外事工作管理和外事活動中形成的文件材料。CK財會：主要包括財務(wù)管理和會計(jì)核算活動過程中形成的文件材料.SX聲像：聲像檔案是指學(xué)校各級組織和個人在社會活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值，以電子、光盤、照片、膠片、錄音、磁盤等不同載體為記錄形式的材料。RW人物:人物檔案是指在學(xué)校工作或曾在學(xué)校工作過的國內(nèi)外知名人士，在其教學(xué)、科研、黨政管理及社會活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的材料。SW實(shí)物:實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映學(xué)校職能活動和歷史真實(shí)面貌，對學(xué)校和社會有珍藏和利用價值的

5、特定有型物品。ZD重大活動專題：重大活動檔案，是指在學(xué)校重大活動中直接形成的對學(xué)校和社會具有保存價值的文字（含合同、協(xié)議、題詞等）、照片、音視頻文件、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。一級類目的標(biāo)識，采取類目名稱主詞的漢語拼音的第一個大寫字母，如上所示。（2）二級類目名稱序號的標(biāo)識采用“雙位制”，如“綜合”為“11”其余二級類目依次為12.13·······99。2.檔號編制、模式和標(biāo)識（1）檔號包括年度號，分類號，案卷號三部分。年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。分類號是檔號的主體，一般由一，二級類目代號組成，也可僅由一

6、級類目組成。（2）檔號模式為：年度號+分類號+案卷號。（3）檔號的標(biāo)識，采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號碼制。年度號，分類號，案卷號之間用連接符號“—”連接。例如：2013年內(nèi)容是行政類人事管理的本校規(guī)章制度第一卷，可標(biāo)為2013—XZ12—1。（4）25檔案的實(shí)體排架，原則上按年代，一級類目縱向排架，為維護(hù)檔案的整體性和方便查找，可不考慮保管期限，按永久，長期，短期依次排列。四、各類檔案類目設(shè)置，標(biāo)識與歸檔范圍1、DQ黨群類二級目錄：DQ11黨務(wù)綜合DQ12紀(jì)委、監(jiān)察DQ13組織DQ14宣傳教育DQ15統(tǒng)戰(zhàn)DQ16

7、工會DQ17團(tuán)委黨群類檔案檔號編制模式如下：2013—DQ11—1～n案卷號二級目錄一級目錄（年度號）25附件:山東建筑大學(xué)黨群類檔案歸檔范圍和保管期限表DQ11黨務(wù)綜合序號類目名稱保管期限1有關(guān)上級黨組織關(guān)于黨的建設(shè)的文件材料（如文件是針對本校的，則永久保存）;有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)分工的文件材料等。長期2學(xué)校黨代會有關(guān)文件材料（1）大會計(jì)劃、通知、工作報告、議程、決議、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、照片、錄音、大會主席團(tuán)、秘書長代表和列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；永久大會選舉辦法，選舉結(jié)果和上級批復(fù)等。（2）會議簡報、會

8、議情況、反映記錄、小組會議記錄等，提案及辦理情況。長期（3）參考文件；工作人員名單；工作證，代表證，列席證及選票式樣。短期3學(xué)校黨委會、常委、黨委擴(kuò)大會、書記校長碰頭會、總支書記會、黨委中心組會議記錄、紀(jì)要、決議及會議討論的文件?！　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　∮谰?黨委工作計(jì)劃、報告（包括