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《項目檔案管理與整理2011》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、項目檔案管理與整理一、項目檔案的定義項目檔案是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。項目文件是指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。我們可以從下面三個方面對這兩個定義的進行理解：㈠項目檔案是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文件材料。理解這一點，有助于對項目檔案內(nèi)容全面性的認識，指導我們工作中注意不要僅僅關注竣工部分的文件材料，有助于我們做好項目建設各個階段文件材料的收集、積累工作。㈡項目檔案是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件，也就是說項目檔案不是
2、一堆良莠不齊、零散無序的項目文件，而是經(jīng)過鑒定、整理后形成的完整、準確、系統(tǒng)的檔案。認識這一點有助于我們理解項目檔案工作的主要內(nèi)容。㈢項目檔案包括文字、圖表、聲像等形式，認識這一點有助我們加強對紙質(zhì)載體以外的其它項目檔案的收集、整理、歸檔工作。二、項目檔案管理的特殊性項目檔案管理與其它種類的檔案相比有著自己的特殊性，這就在于它不僅僅是建設單位單方面的工作，項目檔案從形成、收集、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監(jiān)理、設備供應與安裝等參建單位共同來完成，是一項需要密切配合的工作，參與建設的各方面存在一種互動的關系。三、建設單位的檔案職責項目檔案管理的特殊
3、性決定了建設單位在項目檔案管理工作中的重要位置。建設單位作為項目建設的法人主體，是項目建設包括檔案工作在內(nèi)的各項工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協(xié)調(diào)和指導的總體責任。項目檔案管理的質(zhì)量，關鍵取決于建設單位的組織管理，只有建設單位做好參建單位的組織、協(xié)調(diào)和管理，使他們明確各自在建設項目檔案工作中應該承擔的責任和完成的工作，并給予積極的配合，才能保證整個建設項目檔案工作的順利進行。因此，建設單位有一個清楚的工作思路，是確保項目檔案管理工作的順利進行，確保項目檔案的齊全、完整、準確的基礎。上面我們已經(jīng)就建設單位在項目檔案管理的地位進行了論述，那作為建設
4、單位該怎樣理清工作思路呢？首先，就是明確自己的職責。㈠檔案業(yè)務監(jiān)督、指導職責⒈將項目檔案工作納入工程質(zhì)量行政領導人責任制，將項目文件的收集、管理納入工程建設計劃，納入各承辦機構和有關部門的職責范圍和崗位責任制，并制訂相應的檢查、考核措施。（即我們常說的“三納入”）⒉建立檔案管理網(wǎng)絡，配備專、兼職檔案工作人員，落實項目檔案工作的組織保證體系。這里所指的檔案管理網(wǎng)絡不僅僅是對建設單位內(nèi)部而言，應該是由建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、設備安裝單位等分管領導和檔案人員構成的一個綜合檔案管理網(wǎng)絡。⒊建立健全項目檔案管理的各項規(guī)章制度、標準和規(guī)范，使項
5、目檔案工作有章可循。特別是制訂檔案分類方案、工程檔案整理、編號標準。一個項目的建設大多需要幾年甚至更長時間才能完成，其間不僅產(chǎn)生大量的項目文件，管理人員也有可能發(fā)生變化，收集好這些項目文件只靠當時的幾個人作保證是不行的，需要有一套完備的程序和規(guī)范才能持繼地做好項目文件收集工作，因此完善的規(guī)章制度在項目檔案中具有重要作用是不言而喻。其次，每個建設項目都有若干個參建單位，要保證項目檔案整理的規(guī)范化，就需要有統(tǒng)一的檔案整理標準，各項目建設單位應以《國家重大建設項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》為依據(jù)，結合本項目特點和實際，盡早編制本項目檔案的分類、編號、整理標準。（有些
6、建設單位不能說領導不重視項目檔案工作，但是由于沒有經(jīng)驗，對參建單位的監(jiān)督指導不到位，前期沒有及時制訂出統(tǒng)一的項目檔案分類、編號、整理標準和采取有效的控制措施，隨著各分部、分項工程的逐步完工，參建單位交上來的檔案五花八門，在臨近整體項目竣工驗收時，一些參建單位早已撤離，生米煮成熟飯，給帶項目竣工驗收和項目建設成生產(chǎn)、運行、管理工作帶來了諸多不便，甚至造成損失。）⒋配備保證檔案工作正常開展的設備、設施，以及實行現(xiàn)代化管理的必要條件。⒌將項目檔案管理納入合同管理，在項目招投標和簽訂合同時，設立專門條款，明確規(guī)定各參建單位對項目文件的責任及完成標準，明確監(jiān)理單位對項
7、目文件的監(jiān)督和審查責任。⑴明確規(guī)定各參建單位對項目文件的責任及完成標準在逐步完善的社會主義市場經(jīng)濟條件下，合同的作用至關重要，它是約束參建各方強有力的法律依據(jù)和紐帶，有了合同就有了工作的主動權和法律保障。新的建設管理體制也特別突出了合同制管理的重要性，《中華人民共和國合同法》規(guī)定：勘察、設計合同的內(nèi)容包括提交有關基礎資料和文件的期限、質(zhì)量要求、費用以及其它協(xié)作條款；施工合同的內(nèi)容包括技術資料的交付等條款。1999年建設部、國家工商管理局頒布的《關于印發(fā)〈建設工程施工合同（示范文本）〉的通知》規(guī)定：工程具備竣工驗收條件，承包人按國家工程竣工驗收有關規(guī)定，向發(fā)包
8、人提供完整竣工資料及竣工驗收報告。雙方約定由承包人提
