項(xiàng)目檔案管理與整理2011

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1、項(xiàng)目檔案管理與整理一、項(xiàng)目檔案的定義項(xiàng)目檔案是指經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。項(xiàng)目文件是指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。我們可以從下面三個(gè)方面對(duì)這兩個(gè)定義的進(jìn)行理解：㈠項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文件材料。理解這一點(diǎn)，有助于對(duì)項(xiàng)目檔案內(nèi)容全面性的認(rèn)識(shí)，指導(dǎo)我們工作中注意不要僅僅關(guān)注竣工部分的文件材料，有助于我們做好項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段文件材料的收集、積累工作。㈡項(xiàng)目檔案是指經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件，也就是說(shuō)項(xiàng)目檔案不是

2、一堆良莠不齊、零散無(wú)序的項(xiàng)目文件，而是經(jīng)過(guò)鑒定、整理后形成的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案。認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)有助于我們理解項(xiàng)目檔案工作的主要內(nèi)容。㈢項(xiàng)目檔案包括文字、圖表、聲像等形式，認(rèn)識(shí)這一點(diǎn)有助我們加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)載體以外的其它項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作。二、項(xiàng)目檔案管理的特殊性項(xiàng)目檔案管理與其它種類的檔案相比有著自己的特殊性，這就在于它不僅僅是建設(shè)單位單方面的工作，項(xiàng)目檔案從形成、收集、整理、審核到移交，需要建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)與安裝等參建單位共同來(lái)完成，是一項(xiàng)需要密切配合的工作，參與建設(shè)的各方面存在一種互動(dòng)的關(guān)系。三、建設(shè)單位的檔案職責(zé)項(xiàng)目檔案管理的特殊

3、性決定了建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案管理工作中的重要位置。建設(shè)單位作為項(xiàng)目建設(shè)的法人主體，是項(xiàng)目建設(shè)包括檔案工作在內(nèi)的各項(xiàng)工作的組織核心，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作負(fù)有組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)的總體責(zé)任。項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量，關(guān)鍵取決于建設(shè)單位的組織管理，只有建設(shè)單位做好參建單位的組織、協(xié)調(diào)和管理，使他們明確各自在建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和完成的工作，并給予積極的配合，才能保證整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的順利進(jìn)行。因此，建設(shè)單位有一個(gè)清楚的工作思路，是確保項(xiàng)目檔案管理工作的順利進(jìn)行，確保項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)。上面我們已經(jīng)就建設(shè)單位在項(xiàng)目檔案管理的地位進(jìn)行了論述，那作為建設(shè)

4、單位該怎樣理清工作思路呢？首先，就是明確自己的職責(zé)。㈠檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)⒈將項(xiàng)目檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，將項(xiàng)目文件的收集、管理納入工程建設(shè)計(jì)劃，納入各承辦機(jī)構(gòu)和有關(guān)部門(mén)的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，并制訂相應(yīng)的檢查、考核措施。（即我們常說(shuō)的“三納入”）⒉建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配備專、兼職檔案工作人員，落實(shí)項(xiàng)目檔案工作的組織保證體系。這里所指的檔案管理網(wǎng)絡(luò)不僅僅是對(duì)建設(shè)單位內(nèi)部而言，應(yīng)該是由建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備安裝單位等分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員構(gòu)成的一個(gè)綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)。⒊建立健全項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使項(xiàng)

5、目檔案工作有章可循。特別是制訂檔案分類方案、工程檔案整理、編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)。一個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)大多需要幾年甚至更長(zhǎng)時(shí)間才能完成，其間不僅產(chǎn)生大量的項(xiàng)目文件，管理人員也有可能發(fā)生變化，收集好這些項(xiàng)目文件只靠當(dāng)時(shí)的幾個(gè)人作保證是不行的，需要有一套完備的程序和規(guī)范才能持繼地做好項(xiàng)目文件收集工作，因此完善的規(guī)章制度在項(xiàng)目檔案中具有重要作用是不言而喻。其次，每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目都有若干個(gè)參建單位，要保證項(xiàng)目檔案整理的規(guī)范化，就需要有統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，各項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)以《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與整理規(guī)范》為依據(jù)，結(jié)合本項(xiàng)目特點(diǎn)和實(shí)際，盡早編制本項(xiàng)目檔案的分類、編號(hào)、整理標(biāo)準(zhǔn)。（有些

6、建設(shè)單位不能說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)不重視項(xiàng)目檔案工作，但是由于沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，對(duì)參建單位的監(jiān)督指導(dǎo)不到位，前期沒(méi)有及時(shí)制訂出統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類、編號(hào)、整理標(biāo)準(zhǔn)和采取有效的控制措施，隨著各分部、分項(xiàng)工程的逐步完工，參建單位交上來(lái)的檔案五花八門(mén)，在臨近整體項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，一些參建單位早已撤離，生米煮成熟飯，給帶項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和項(xiàng)目建設(shè)成生產(chǎn)、運(yùn)行、管理工作帶來(lái)了諸多不便，甚至造成損失。）⒋配備保證檔案工作正常開(kāi)展的設(shè)備、設(shè)施，以及實(shí)行現(xiàn)代化管理的必要條件。⒌將項(xiàng)目檔案管理納入合同管理，在項(xiàng)目招投標(biāo)和簽訂合同時(shí)，設(shè)立專門(mén)條款，明確規(guī)定各參建單位對(duì)項(xiàng)目文件的責(zé)任及完成標(biāo)準(zhǔn)，明確監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)

7、目文件的監(jiān)督和審查責(zé)任。⑴明確規(guī)定各參建單位對(duì)項(xiàng)目文件的責(zé)任及完成標(biāo)準(zhǔn)在逐步完善的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，合同的作用至關(guān)重要，它是約束參建各方強(qiáng)有力的法律依據(jù)和紐帶，有了合同就有了工作的主動(dòng)權(quán)和法律保障。新的建設(shè)管理體制也特別突出了合同制管理的重要性，《中華人民共和國(guó)合同法》規(guī)定：勘察、設(shè)計(jì)合同的內(nèi)容包括提交有關(guān)基礎(chǔ)資料和文件的期限、質(zhì)量要求、費(fèi)用以及其它協(xié)作條款；施工合同的內(nèi)容包括技術(shù)資料的交付等條款。1999年建設(shè)部、國(guó)家工商管理局頒布的《關(guān)于印發(fā)〈建設(shè)工程施工合同（示范文本）〉的通知》規(guī)定：工程具備竣工驗(yàn)收條件，承包人按國(guó)家工程竣工驗(yàn)收有關(guān)規(guī)定，向發(fā)包

8、人提供完整竣工資料及竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。雙方約定由承包人提