淺探系部教務(wù)檔案管理建設(shè)

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1、淺探系部教務(wù)檔案管理建設(shè)【摘要】系部教務(wù)檔案是系部在教務(wù)管理過程中形成的最基層、最原始的各種材料，如何理順管理好雜亂的各種資料，就顯得非常重要。本文在分析了系部檔案管理存在的問題的基礎(chǔ)上，探討了系部檔案管理的方法和措施以供考試、成績收集等等教學管理過程，而在教學管理過程中形成的各項具有保存價值的文字材料、圖表、統(tǒng)計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料形成系部教務(wù)檔案，系部教務(wù)檔案是系部教學內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄，是系部進行教學活動不可缺少的依據(jù)和參照，是改進教學工作、提高教學質(zhì)量、促進學術(shù)交流的信息資源

2、，是最基層、最原始、最重要的評估高院教育質(zhì)量及管理水平的一個重要標志。因此學院一般都會要求系部將這些文件材料妥善保管。二、系部教務(wù)檔案在管理過程中存在的問題1.學院沒有制定專門針對系部檔案管理的制度和措施教務(wù)檔案的管理分院、系（部）兩級管理，院級管理由教務(wù)處負責。教務(wù)處是學院教務(wù)管理的中心，它統(tǒng)管著學院所有系部的教學管理，但在長期的教學管理過程中，教務(wù)處只對系部要交教務(wù)處的那一部份文檔有附帶的要求外，其它的文檔，哪些是重點保管的對象，哪些只是臨時保管的，哪些需要長期保管的，哪些只是短期保管的等，要如何保管，沒有系統(tǒng)的制定出專門針對系部

3、檔案管理的制度和措施。勢必會造成系部檔案管理的自由性和隨意性，也會給學院教學管理、領(lǐng)導決策、教學改革等所需數(shù)據(jù)資料帶來不便和隱患。2.系部檔案管理沒有指定有相關(guān)專業(yè)經(jīng)驗的人員進行管理在系部教務(wù)管理過程中，一般系部都不會安排專門的人員對教務(wù)管理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料進行管理，這跟學院的人事管理體制指定的系部教務(wù)人員配備人數(shù)有關(guān)。LOcALhOSt因此，系部工作過程中產(chǎn)生的資料一般是誰產(chǎn)生的誰就負責，而這些教務(wù)人員往往都沒有受過專門的檔案管理相關(guān)知識的培訓，他們只滿足于完成現(xiàn)有的工作任務(wù)，沒有積極認真的去思考如何提高檔案管理工作的水平和效率

4、以及它的重要性，也就難以發(fā)現(xiàn)在教務(wù)管理過程中存在的不足，更談不上提高教學質(zhì)量，拓展教學思路了。3.系部教務(wù)管理人員更換頻繁對系部教務(wù)檔案管理不利系部教務(wù)管理人員處于學院工作的最基層，他們的工作量大，工作時間長，責任重。而學院配備的系部教務(wù)管理人員人數(shù)有限，待遇也沒有提高，系部一些教務(wù)管理人員身心不堪重負，紛紛要求調(diào)換工作崗位，致使系部教務(wù)管理人員更換頻繁。頻繁更換系部教務(wù)管理人員又沒有完善的接換制度，新舊教務(wù)管理人員的接替使得系部檔案資料的完整性不能很好的銜接，遺漏丟失現(xiàn)象嚴重。4.系部檔案管理的條件有限開展檔案的保管工作，必須有一定

5、的物質(zhì)條件作保證，否則是難以作好這項工作的。其基本條件如下：（1）檔案庫房:檔案庫房建筑為檔案管理保護提供了最基本的物質(zhì)條件,檔案庫房建筑的好壞將直接影響到檔案保護條件。（2）檔案裝具:a.檔案箱；b.檔案架；c.檔案柜。（3）包裝材料:檔案經(jīng)過包裝,既可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可以減少機械磨損。事實上除學院有專門的檔案室外，一般系部沒有分配專門的檔案室，系部的大部分教務(wù)資料都是存放在系辦公室有限的資料柜內(nèi)，或亂堆在某個有空的地方。這樣就難免不操成一些有用的資料丟失，由于沒有制定專門的檔案管理制度，對一些檔案沒有

6、進行很好包裝，使得一些重要資料損壞嚴重。三、不良的檔案管理可能造成的后果一般，一個系部通過一個學期的教學管理過程會產(chǎn)生大量的文件資料，長期以往，系部文件資料不僅會數(shù)量眾多，而且內(nèi)容和成份復雜。不同的時間，不同的內(nèi)容，不同的，不同的性能和作用等等文件資料，存在兩種情況：一種是純粹事務(wù)性或其它只有臨時作用的文件，處理完畢了事，對日后的工作或評估等項活動沒有查考價值。這種文件，不需要立卷歸檔保存起來，也就不會轉(zhuǎn)化為檔案。另一種是處理完畢后對日后的工作和科研、評估等項活動還有查考利用價值的文件資料。這類文件資料，必須立卷歸檔保存起來。就是說，

7、文件資料要轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的，并不是“有文必檔”，只有處理完畢又具有查考利用價值的文件資料，才能轉(zhuǎn)化為檔案，這些檔案，如果不按照一定的原則和要求，采取比較科學的方法，對檔案進行分門別類的整理，那就會使系部檔案資料雜亂無章，丟失、損壞，無序可查，嚴重時會影響到系部以及學院正常的教學管理。四、系部教務(wù)檔案管理的重要性1.系部教務(wù)檔案是院系教務(wù)管理工作的依據(jù)教務(wù)檔案文件是進行教學分析的重要數(shù)據(jù)。教師和教務(wù)工如能充分利用教務(wù)檔案資源，則可以及時發(fā)現(xiàn)教學中存在的不足，從而提高教學質(zhì)量，拓展教學思路。適時的查詢教務(wù)檔案資料對于任課老師或是教務(wù)管

8、理人員制定新學期的工作計劃無疑具有很大的參考價值。2.系部教務(wù)檔案是系部教學評估的參考依據(jù)如果系部進行某項專業(yè)教學質(zhì)量評估，對教學質(zhì)量進行跟蹤調(diào)查和分析，而教務(wù)檔案就可以為此提供比較完整、系統(tǒng)真實的教學質(zhì)量的有用信息、各