excel高級應用實例教程

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1、高級辦公應用第三章Excel2000的高級應用3.1編制工資表教學目標：通過本節(jié)的學習能夠在日常工作中高效的完成數(shù)據(jù)的設計、分析、管理，并能夠對數(shù)據(jù)進行安全性控制。教學的主要內容：◎數(shù)據(jù)有效性設置◎數(shù)據(jù)處理◎打印技巧3.1.1數(shù)據(jù)的有效性1、列表選擇性輸入在用Excel進行數(shù)據(jù)處理是，有大量的原始數(shù)據(jù)需要用鍵盤輸入。特別是有一類數(shù)據(jù)，其值只限于幾項之一，例如“性別”、“男女”、“婚否”僅限于“是”、“否”……對于這類數(shù)據(jù)為保證快速完成數(shù)據(jù)的輸入同時又避免輸入錯誤，我們可以采用“列表選擇”的方式輸入。具體操作步驟如下：（1）在“工資表.xls”中選擇需

2、列表選擇性輸入的單元格區(qū)域D3:D6，單擊“數(shù)據(jù)/有效性”。如右圖3-1所示：圖3-1（2）在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中“設置”選項卡，講“有效性條件”設為“序列”，在“來源”文本框中輸入“教授，副教授，講師，助講，職員”，即“職稱”的所有可選項，注意各項選項之間必須用西文下的逗號“，”隔開，且選中“忽略空格”和“提供下拉箭頭”復選框后，單擊確定按鈕完成設置，如右圖3-1所示：圖3-2（3）列表數(shù)據(jù)設置完畢之后，單擊設置區(qū)域中的任意單元格，其右邊會出現(xiàn)一個下拉箭頭，單擊下拉箭頭，即可在數(shù)據(jù)列表中單擊選擇完成輸入，如下圖3-3圖3-32、快速標注不符合有效

3、性規(guī)則的數(shù)據(jù)向工資表輸入數(shù)據(jù)信息時，有可能會出現(xiàn)輸入錯誤，而一旦數(shù)據(jù)有誤就會影響后面公式的計算，如要保證數(shù)據(jù)輸入無誤，通常我們在輸入數(shù)據(jù)前，利用“數(shù)據(jù)/有效性”命令的方式進行數(shù)據(jù)輸入有效性的炎癥，防止數(shù)據(jù)輸入時不必要的錯誤發(fā)生。如果已經(jīng)在工資表中輸入了數(shù)據(jù)，如何快速查找出不符合限定條件的數(shù)據(jù)？其具體操作步驟如圖-GIF1：圖-GIF13、數(shù)據(jù)有效性列表選擇是數(shù)據(jù)有效性的一種設置，數(shù)據(jù)有效性的設置方法還有很多，例如有效性條件為“時間”，則可以設置有效時間段，不再有效時間段內的時間將無法輸入；有效性條件為“文本長度”。則可設置文本有效長度，超過有效長度的

4、文本將無法輸入。若想取消數(shù)據(jù)有效性設置，先選定要取消數(shù)據(jù)有效的區(qū)域，如在圖3-2所示“數(shù)據(jù)有效性”對話框中單擊“全部取消”按鈕，或者將有效性條件改為任何值，單擊“確定”完成設置。3.1.2數(shù)據(jù)處理1、查找數(shù)據(jù)（1）使用記錄單查找數(shù)據(jù)，例如在“職工工資”中查找“公積”>=120的所有講師的記錄”，如圖3-4：圖3-4(2)查找公式當工作表輸入大量公式后，有時候會找不到某個公式，此時按“ctrl+~”鍵即可顯示出工作表中的所有公式，編譯查找。再按“ctrl+~”鍵切換回原來的計算結果狀態(tài)。(3)快速選取包含公式的單元格如果需要對工作表中包含公式的單元

5、格加以保護，或與其他單元格加以區(qū)分是，可以用以下方法快速選取包含公式的單元格，具體操作如圖3-5：圖3-5“編輯定位”單擊“定位條件”選擇“公式”選項2、條件格式在Excel表格中我們通常對數(shù)據(jù)進行各種各樣的格式設置來美化表格。但在很多情況下，數(shù)據(jù)格式設置為有條件的，數(shù)據(jù)將按不同條件區(qū)分顯示。例如將“職工工資”中“基本工資”低于1500元的所有記錄用紅色顯示。（1）選取待條件格式設置的單元格區(qū)域“基本工資”所在列，執(zhí)行菜單欄上“格式條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。如圖3-6所示：圖3-6（2）在“條件格式”對話框中，選擇、輸入條件“

6、單元格小于1500”；單擊“格式按鈕”，在打開的“單元格格式”對話框中，選擇“字體”選項卡，設置字體顏色格式為“紅色”，執(zhí)行“確定”命令后，滿足條件的記錄全部用紅色顯示。提示：如果要添加某種條件格式設置，單擊“添加”按鈕來進行設置。如果不想顯示或打印的數(shù)據(jù)可將其格式設置為白色。3、獲得最合適的列寬4、單元格中多行顯示方法一：設置單元格，如圖3-7所示：圖3-7方法二：將光標定位于需要換行的單元格處，使用快捷鍵“Alt+Enter”，可實現(xiàn)人工換行3.1.3制作工資條工資表制作完成后，將打印成工資條。工資條的特點是每個人的記錄都要配有工資欄目，用一般的

7、方法并不容易，我們可以巧用排序的方法來解決。（1）將“工資表”中的所有職工記錄（注意：不包括工資欄目行）復制到里一張新工作表中（如sheet2），并在第一列前插入一新列，沖第一名職工開始，利用自動填充的方法輸入的差數(shù)列2，4，6……，如圖3-8所示在第一列前插入一新列自動填充的方法輸入最后效果（2）將“工資表”中的工資欄目復制到sheet2中最后一名職工記錄之后，注意：有幾條職工記錄，即復制幾條工資欄目，然后再利用自動填充的方法輸入等差數(shù)列1，3，5……，如圖3-9所示圖3-9（3）選定整個數(shù)據(jù)區(qū)域，按A列的序號數(shù)據(jù)升序排列。排好后將A列的序號數(shù)據(jù)刪

8、掉即可得到所需工資條，如圖3-10所示：圖3-103.1.4表格打印技巧1、表格的縮放一個表格，一頁多一點要