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1、淺談建設工程電子檔案的特點與管理 摘要：本文以房屋建筑工程電子檔案管理為實例，通過闡述建設工程電子檔案的特點，探研建設工程電子檔案的保管方法，并對管理現(xiàn)狀提出建議，以提高檔案管理水平?！ ￡P鍵詞：建設工程；電子檔案；管理 隨著科學技術的迅猛發(fā)展信息時代的到來，現(xiàn)代通訊技術及網(wǎng)絡技術的應用已滲透到各個領域，建設工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢。在實際工作中，運用現(xiàn)代電子技術能大大提高人們的工作效率和工作質(zhì)量，促使檔案管理的根本性變革，因此，實際工作中建設工程電子文件是建設工程電子檔案管理的一項重要內(nèi)容，充分認識工程電子文件的特點對于我們做好建設工程電子文件管理工作，
2、維護工程電子檔案齊全、完整、準確、系統(tǒng)，都是十分必要的。 1建設工程電子檔案的特點 建設工程電子文件是指在工程建設過程中通過數(shù)字設備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。建設工程電子檔案是指按照規(guī)程編制、經(jīng)過驗收合格并歸檔的電子文件的集合。建設工程電子檔案是檔案的一種，具有檔案的一般特性，即原始記錄性。同時，又具有不同于其他檔案的特性，即專業(yè)性、成套性等，根據(jù)房屋建筑工程電子檔案的特點，歸納起來有“七性”?！ ?.1專業(yè)性 任何一項科技生產(chǎn)活動都是在一定的專業(yè)范圍內(nèi)進行的，建設工程檔案涉及的專
3、業(yè)技術活動包括了工程勘察、設計、施工等專業(yè)，涉及到工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘探、測繪、水文、土建施工、設備及管線安裝施工、電氣儀表安裝施工、設備管理等。房屋建筑工程竣工電子檔案也涉及多個專業(yè)，包括地基與基礎、主體結構、建筑裝飾裝修、建筑屋面、建筑設備安裝等專業(yè)。每個專業(yè)及其施工、竣工過程中形成的電子文件是特定專業(yè)技術活動的成果，具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術文件不能混淆在一起。由于CAD設計軟件在各專業(yè)的使用中不統(tǒng)一，因此，電子文件在歸檔時應同時考慮各專業(yè)的特點?！ ?.2成套性 建設工程檔案形成于整個建設項目，貫穿從設計、施工到竣工的所有專業(yè)技術活動，反映了建設項目
4、從調(diào)研、可行性評估、審批、計劃、勘測、施工、竣工等專業(yè)的內(nèi)容，其檔案記載反映了建設項目活動的全部過程和成果。房屋建筑工程電子檔案是按照獨立工程項目組成的一套完整、準確、系統(tǒng)的電子檔案，它包括建設項目各專業(yè)在施工、竣工過程中形成的圖紙、表格、文件材料等?！ ?.3階段性 以工程建設項目為單位進行施工，有一定的基本程序，分為施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段。每一階段都形成大量的電子文件，它們之間既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的階段區(qū)分。階段性的特點要求歸檔時必須與紙質(zhì)檔案一樣進行整理分類。 1.4動態(tài)性3 工程從開工、建設、驗收，一直處于動態(tài)
5、之中。在施工過程中經(jīng)常出現(xiàn)變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求。這種修改的動態(tài)性要求紙質(zhì)文件與電子文件的修改同時進行，做到圖物相符，才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性?！ ?.5依賴性 建設項目電子文件與其他電子文件一樣是計算機生成和讀取且用數(shù)字代碼記錄信息的，其歸檔和形成的電子檔案也同樣依賴于計算機系統(tǒng)，包括計算機硬件，由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”，將無法對電子文件進行傳遞和管理?！ ?.6分離性 計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性使得對信息的修改十分容易，而且修
6、改之后不顯示任何改動過的痕跡。同紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的顯著特點是：內(nèi)容與載體可分離，易于修改、復制且不具備直觀性，易于偽造仿制以至真假難辨。因此，歸檔的電子文件要做特殊技術處理，以確保其憑證效力?！ ?.7壽命的不確定性 與紙質(zhì)檔案不同，電子文件的載體脆弱、不穩(wěn)定，信息載體依賴于一定的硬件和軟件技術，一旦該技術過時，數(shù)字載體信息就無法讀出，其壽命也無法保證。因此，電子檔案保護技術和措施尤為重要，檔案人員應針對其特點，結合紙質(zhì)檔案的管理方法，對電子檔案采取必要的保護措施。 2工程電子檔案的歸檔要求 2.1歸檔時間 建設單位應負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)
7、理等單位的工程電子文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對其歸檔文件資料的內(nèi)容及質(zhì)量進行檢查，確保文件的齊全完整。工程建設項目應在工程竣工驗收備案后三個月內(nèi)，將竣工紙質(zhì)文件和電子文件一并向各級檔案部門移交，并附有電子文件目錄及說明?！ ?.2歸檔范圍 建設工程電子文件歸檔范圍，應依據(jù)紙質(zhì)工程文件的歸檔內(nèi)容，整理與紙質(zhì)檔案完全一致的電子檔案。一是文本文件，包括重要的可行性研究報告、施工組織設計、沉降評估咨詢報告、竣工驗收報告等；二是CAD圖樣文件，包括全套施工設計圖紙文件、變更設計、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等；三是各種檢測
