電子文件歸檔與管理辦法

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1、雙流縣國土資源局電子文件歸檔與管理辦法第一章總則第一條為適應信息化建設和電子政務建設的需要，規(guī)范電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》、國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）和國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》（2003年第6號令），結合我局實際情況，制定本辦法。第二條本辦法所稱的電子文件是指在數字設備及環(huán)境中生成，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信

2、網絡上傳送的文件及相應的支持軟件產品和軟、硬件說明。本辦法所稱的電子文件歸檔與管理是指在各項活動中產生并具有保存價值的電子文件（含電子公文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計的過程。第三條本辦法適用于本局范圍內的各科(室)、隊、所、中心。第二章電子文件歸檔與管理體系8第四條建立與本單位檔案人員、文書處理人員和數據管理人員聯(lián)系制度，保證解決在電子文件歸檔與管理中出現的問題。第五條嚴格的管理制度，采取切實有效的技術措施，在軟件中配置電子文件歸檔接口和相應的檔案管理子系統(tǒng)，保持對電子文件生命周期全過程的有效控制，保

3、證管理工作的連續(xù)性以及電子文件真實性、完整性和有效性的延續(xù)，實現電子文件的邏輯歸檔及在線管理和利用。第六條電子文件歸檔應當明確時間、范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量。歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應當在內容、相關說明及描述上保持一致。第七條為保證電子文件的安全性，防止因災難、意外可能帶來的數據丟失，對于電子文件正式文本實行雙套保存。具有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質文件或縮微品等，同步歸檔保存。

4、第八條對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應當附加具有法律效力的非電子簽章，以保證電子文件的憑證作用。對電子文件中使用可靠電子簽名的數據電文，不需要再度簽名確認。第三章電子文件的真實性、完整性和有效性8第九條電子文件的形成單位，應當采取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。（一）建立對電子文件操作者可靠的身份識別與權限控制。（二）設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。（三）對電子文件采用防錯漏、防調換和防更改的標記。（四）對電子印章、數字簽名等采取防止非法使用的措施。第

5、十條從電子文件形成開始，不間斷地對有關操作處理進行管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合下列規(guī)范要求，具有完整性。（一）登記處理過程中相互銜接的各類責任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等）。（二）登記處理過程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等）。（三）登記處理過程中產生的責任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）。（四）登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。（五）電子文件形成人員及時對修改的重要文稿進行邏輯歸檔，正式文本隨后物理歸檔。按照檔案部門給定的全宗號、歸檔范圍登記并歸檔。（六）采取相

6、應的技術措施采集背景信息和元數據。8第十一條局檔案室應當配備滿足存貯要求的大容量內存和單獨的計算機、服務器，并聯(lián)入電子政務內網。（一）根據電子文件的類型和特點注明文件格式、軟硬件環(huán)境、相關的數據及參數。（二）辦公自動化軟件系統(tǒng)及檔案管理軟件系統(tǒng)應當提供嚴格的操作權限管理，能對各功能模塊的操作權限進行嚴格控制，對操作的數據范圍進行讀、寫控制。（三）對于加密電子文件，應當解密后再收集歸檔，確實需要以加密方式保存的，應當將其解密程序同時歸檔。（四）檔案室備份的電子文件進行抽樣讀取檢驗，發(fā)現問題及時采取措施，并根據軟硬件升級

7、換代情況，適時對電子文件進行遷移作業(yè)。第四章電子文件的數據結構及通用格式第十二條不同類型電子文件的收集應當遵循如下數據結構：（一）收文的數據結構8收文的數據結構包括收文登記號、文件的基本特征項、文書處理項、文件歸檔項和備注項。其中，文件的基本特征項包括文件的緊急程度、密級、責任者、文號、文件標題、成文日期、份數、頁數、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標識；文書處理項包括文件來源分類、收文日期、收文號、收文者、擬辦意見、領導批示、主辦部門、協(xié)辦部門、處理結果；文件歸檔項包括歸檔標志、機構（或問題）名稱、保

8、管期限、歸檔分類代碼、件號。（二）發(fā)文的數據結構發(fā)文的數據結構包括發(fā)文登記號、文件的基本特征項、文書處理項、文件歸檔項和備注項。其中，文件的基本特征項包括文件的緊急程度、密級、責任者、文號、文件標題、成文日期、份數、頁數、主題詞、文種、電子文件稿本、電子文件類別、全文標識；文書處理項包括主辦部門、協(xié)辦部門、起草人、修改人、審核意見、簽發(fā)意見、打