電子文件歸檔管理辦法

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1、電子文件歸檔管理辦法第一章總則第一條為了加強(qiáng)鞍山科技大學(xué)電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性。根據(jù)中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及省市管理規(guī)范，特制訂本辦法。第二條本辦法規(guī)定需要?dú)w檔的電子文件包括各立檔單位在管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件。第三條基本術(shù)語(yǔ)解釋?zhuān)ㄒ唬╇娮游募阂源a形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。（二）電子檔案：利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值，按照

2、有關(guān)電子文件歸檔管理規(guī)定處理并且已經(jīng)歸檔的電子文件。（三）真實(shí)性指按規(guī)定對(duì)電子文件的內(nèi)容和顯示形態(tài)進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。（四）完整性指電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。（五）有效性指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。（六）邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。（七）物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。第二章電子文件歸檔的管理體制和職責(zé)第四條?電子文

3、件形成單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸檔管理工作，要將電子文件的收集、鑒定、檢驗(yàn)、整理、歸檔、保管和利用等工作納入機(jī)關(guān)文書(shū)處理和檔案管理程序之中，要明確此項(xiàng)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，建立適應(yīng)本單位實(shí)際的工作制度和工作網(wǎng)絡(luò)。????第五條?8電子文件從形成時(shí)就要有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，并專(zhuān)人負(fù)責(zé)歸檔工作。電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識(shí)別性，歸檔前由形成部門(mén)負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案館負(fù)責(zé)。????第六條?電子文件的管理應(yīng)明確職責(zé)，責(zé)任到人。電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理等工作，由形成部門(mén)負(fù)責(zé)；電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)和保管、開(kāi)發(fā)利用等工

4、作，由檔案館負(fù)責(zé)。????第七條?歸檔電子文件應(yīng)與其他門(mén)類(lèi)和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案館要配備與業(yè)務(wù)部門(mén)相互兼容的、有足夠容量和處理能力及相對(duì)安全的系統(tǒng)設(shè)備，確保歸檔電子文件的有效識(shí)讀。第三章電子文件的收集第八條收集范圍：凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件均屬收集范圍。按照電子文件的信息類(lèi)型包括：（一）字處理文件：指用計(jì)算機(jī)字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。（二）圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。（三）圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。（四）影像文件：指用數(shù)

5、碼攝像機(jī)等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。（五）聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。（六）多媒體文件：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。（七）數(shù)據(jù)庫(kù)文件：指采用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)輔助文件。（八）超文本文件：主要指已組織成網(wǎng)（WEB）的信息文件。（九）計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)支撐軟件等。（十）數(shù)據(jù)文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)

6、等。第九條收集要求：(一)歸檔電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件并存，并在內(nèi)容及相關(guān)描述上保持一致。（二）在“無(wú)紙化”辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，隨時(shí)備份，存儲(chǔ)在能夠脫機(jī)保存的載體上，保證電子文件的安全性。8（三）各單位應(yīng)依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)以及紙質(zhì)文件的歸檔范圍，結(jié)合實(shí)際情況，積極配合檔案館做好電子文件的收集歸檔工作。第四章電子文件的歸檔程序第十條歸檔要求（一）文件形成部門(mén)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行邏輯歸檔，定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件進(jìn)行物理歸檔，并按檔案管理的要求進(jìn)行登記。（二）歸檔電子文件應(yīng)按“件”進(jìn)行

7、管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來(lái)進(jìn)行管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序等。（三）電子文件形成部門(mén)要隨時(shí)收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，著錄并填寫(xiě)《歸檔電子文件登記表》（見(jiàn)附錄1）。歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。（四）文件形成部門(mén)應(yīng)將經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)的電子文件和《歸檔電子文件登記表》保存在脫機(jī)載體上。（五）檔案館應(yīng)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行真實(shí)性、有效性和完整性測(cè)試，并填寫(xiě)《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（附錄2）。第十一條歸檔方法(一)一個(gè)歸檔年度的電子文件應(yīng)拷貝至一盤(pán)或

8、多盤(pán)載體中，視文件數(shù)量，跨年度電子文件也可拷入一盤(pán)載體中。（二）本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用只讀光盤(pán)作為歸檔電子文件的保存載體。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體，但可以作為短期備份或遷移。歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)狀態(tài)。（三）存儲(chǔ)電子文件的裝具