韶關(guān)學(xué)院電子文件歸檔管理辦法

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1、韶關(guān)學(xué)院電子文件歸檔管理辦法（征求意見稿）第一章總則第一條為了加強(qiáng)學(xué)校的電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保障和開發(fā)利用，使電子檔案更好地為學(xué)校教學(xué)、科研,管理等各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894-2002)和有關(guān)法規(guī)、行政規(guī)章，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。第二條本辦法規(guī)定了學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的原則和方法。第三條本辦法所指的電子文件是指在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，學(xué)校內(nèi)部各機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)

2、人在從事教學(xué)、科研、黨政管理等工作活動(dòng)中直接形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理、并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件記錄。第二章電子文件管理體制與管理原則第四條學(xué)校電子文件檔案的管理，實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理”原則，學(xué)校檔案館對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，規(guī)定電子文件的歸檔時(shí)間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、檢測(cè)數(shù)據(jù)等要求。學(xué)校各部門、直屬單位、二級(jí)學(xué)院應(yīng)有一名負(fù)責(zé)人分管本單位的電子文件檔案工作，并確定一名兼職檔案人員具體負(fù)責(zé)本單位形成的電子文件的積累、保管和整理工作，列入其崗

3、位職責(zé)，并保證必要的工作時(shí)間。第五條電子文件應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。各部門必須定期以光盤方式歸檔。任何部門或個(gè)人不得拒絕歸檔，更不得將歸檔電子文件據(jù)為己有。第六條檔案部門要配備與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計(jì)算機(jī)及軟硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識(shí)讀。檔案人員應(yīng)熟練掌握本單位使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作技能，組織編寫歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動(dòng)提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。第三章歸檔范圍、保管期限第七條本單位主要職能活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，包括學(xué)校各部門、直屬單位、二級(jí)學(xué)院10在辦公過程中在計(jì)算機(jī)處理過的，記錄和反映部門各項(xiàng)

4、工作情況的各種電子文件，經(jīng)鑒定為具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的，應(yīng)使用只讀光盤復(fù)制并歸檔保存。第八條電子文件歸檔范圍一、電子文件性質(zhì)代碼R—草稿性文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I—圖像文件；G—圖形文件；V—影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。二、電子文件信息類型1、字處理文件：指用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。2、超文本文件：指采用WEB技術(shù)制作的瀏覽器文件。3、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等外部設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。4、圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)

5、輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息。5、影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)等視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件。6、聲音文件：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件，歸檔時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。7、多媒體文件：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。8、數(shù)據(jù)庫(kù)文件：指采用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件及可能產(chǎn)生的各種相關(guān)輔助文件。三、電子文件環(huán)境類型1、計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及軟件的版本等。2、數(shù)據(jù)

6、文件：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。四、電子文件載體類型目前主要有光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的載體類型，為保證電子文件安全，推薦采用只讀光盤作為電子文件的保存載體。第九條歸檔電子文件的保管期限電子文件的保管期限，參照《韶關(guān)學(xué)院檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范匯編》中各門類檔案的紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章電子文件檔案兼職管理人員職責(zé)第十條隨時(shí)收集符合電子文件歸檔范圍的電子文件，檢查及清除歸檔電子文件計(jì)算機(jī)病毒，定期將具有重要憑證性、依據(jù)性的電子文件制作脫機(jī)備份，貼上標(biāo)簽，注明形成部門、歸檔年度、盤號(hào)和套別；按附件一格

7、式對(duì)電子文件逐件填寫《歸檔電子文件登記表10》；對(duì)需要永久、長(zhǎng)期保存的電子文件，制作紙質(zhì)版本與電子文件同時(shí)歸檔，即實(shí)行電子文件的雙套制管理。第十一條在每年六月底前將上年度形成的屬歸檔范圍的、保存在脫機(jī)載體上的電子文件和填寫好的《歸檔電子文件登記表》一式二份向?qū)W校檔案館移交。電子文件歸檔要做到移交及時(shí)、數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)完備等。移交清單一式兩份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。第五章電子文件的歸檔方式、要求第十二條電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。按我校目前實(shí)際情況，現(xiàn)時(shí)對(duì)電子文件的管理擬采用物理歸檔方式。第十三條歸

8、檔電子文件應(yīng)按“件”進(jìn)行管理。一般情況下把一份電子文件作為一件，密不可分的幾份電子文件應(yīng)作為一件來管理，如：正文與附件、重要法規(guī)的歷次修改稿、一套計(jì)算機(jī)軟件或源程序等。第十四條歸