電子檔案文檔信息管理系統(tǒng)解決方案

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1、系統(tǒng)解決方案電子文檔信息管理系統(tǒng)解決方案電子科技有限公司系統(tǒng)解決方案目錄1.系統(tǒng)功能模塊的劃分和各模塊的設(shè)計(jì)11.1總體功能設(shè)計(jì)11.2信息管理31.2.1數(shù)據(jù)錄入41.2.2文件上傳、下載51.3日常管理61.3.1檢索查詢61.3.3統(tǒng)計(jì)報(bào)表81.4視頻資料管理101.4.3媒體文件資料管理101.5系統(tǒng)設(shè)置111.5.1建立符合用戶要求的文檔管理結(jié)構(gòu)111.5.2對(duì)現(xiàn)有文檔管理系統(tǒng)的其他設(shè)置131.6系統(tǒng)安全131.6.1用戶管理141.6.2角色管理141.6.3權(quán)限管理151.7日志管理171.

2、8數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份181.8.1數(shù)據(jù)存儲(chǔ)181.8.2數(shù)據(jù)備份2022系統(tǒng)解決方案1.系統(tǒng)功能模塊的劃分和各模塊的設(shè)計(jì)1.1總體功能設(shè)計(jì)如圖所示：22系統(tǒng)解決方案電子文檔信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)如上面的系統(tǒng)邏輯架構(gòu)，根據(jù)文檔管理工作的分工不同分為：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)設(shè)置、軟件接口六個(gè)部分。其中信息采集、日常管理和信息服務(wù)三部分包括了用戶文檔信息管理的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了文檔信息的收集整理、日常管理和利用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。信息采集主要負(fù)責(zé)文檔信息的整理、編目與電子文件的自動(dòng)掛接

3、，完成文檔信息的收集、錄入和數(shù)字化工作。日常管理部分主要完成電子文檔的鑒定、銷毀、移交、編研、征集等工作，同時(shí)可以輔助實(shí)體管理、形成文檔的目錄、進(jìn)行借閱、利用、統(tǒng)計(jì)等管理工作。信息服務(wù)主要通過(guò)簡(jiǎn)單方便的方式，為用戶提供快捷的文檔信息服務(wù)。系統(tǒng)安全則充分保證了文檔系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性，使對(duì)電子文檔信息的安全管理能夠控制到每一具體功能操作和每一具體文件。22系統(tǒng)解決方案系統(tǒng)設(shè)置部分為用戶搭建符合自身文檔信息管理需要的文檔管理結(jié)構(gòu)提供了定制工具，可以讓用戶自己量身定制本單位的文檔管理結(jié)構(gòu)，無(wú)論是從眼前，還是從長(zhǎng)遠(yuǎn)

4、考慮，都將比其他任何系統(tǒng)更加能夠適應(yīng)用戶自身不斷變化和不斷增長(zhǎng)的功能需求。電子文檔管理系統(tǒng)是一個(gè)平臺(tái)化的文檔管理軟件，完全滿足上述系統(tǒng)基本設(shè)計(jì)原則中的各項(xiàng)要求。同時(shí)具有如下優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)：1.電子文檔管理平臺(tái)技術(shù)l文檔類型可以自由定制l文檔管理的層次可以自由定制l文檔錄入的信息（數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)）可以自由定制l用戶的錄入及檢索界面可以自由定制l錄入方式可以自由定制l文檔的分類表可以自由定制l文檔的統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以自由定制l用戶對(duì)文檔的操作和使用權(quán)限可以自由定制l內(nèi)置大量函數(shù)，提供用戶功能強(qiáng)大的定制手段l通過(guò)上述定制功能平

5、臺(tái)可以建立任何企業(yè)和行業(yè)的電子文檔管理系統(tǒng)2.多文件瀏覽技術(shù)：支持多達(dá)200多種圖形圖像文件格式的管理和瀏覽3.標(biāo)準(zhǔn)化程度高l符合國(guó)家《CAD文件歸檔規(guī)范》和《文檔管理軟件功能要求》4.功能豐富l六大部分十一個(gè)子系統(tǒng)，包含了基本文檔管理工作業(yè)務(wù)lWEB方式的檢索查詢、文檔管理網(wǎng)站5.網(wǎng)絡(luò)功能強(qiáng)大lB/S架構(gòu)l不受用戶站點(diǎn)限制l模塊化結(jié)構(gòu)，適合網(wǎng)上應(yīng)用6.可與OA等系統(tǒng)接口形成文檔的一體化管理lOA系統(tǒng)接口l其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口7.安全性高l多級(jí)安全管理機(jī)制，權(quán)限可針對(duì)某一個(gè)人或一個(gè)文件l文件安全利用技術(shù)，可防

6、止網(wǎng)上對(duì)文檔的非法使用8.電子文檔管理系統(tǒng)為用戶提供了未歸檔庫(kù)，專門用于文檔22系統(tǒng)解決方案的收集、整理工作。未歸檔庫(kù)提供文件調(diào)整功能，用戶可對(duì)文件進(jìn)行方便的整理和組織，同時(shí)又不會(huì)影響到已歸檔庫(kù)中的正式文檔?？梢噪S時(shí)將未歸檔庫(kù)中整理好的文檔編目進(jìn)入已歸檔庫(kù)，形成正式文檔。同時(shí)未歸檔也可以進(jìn)行檢索查詢和利用。可以完成文件的收集、整理、與OA系統(tǒng)的接口等工作。1.我們?cè)谖臋n的數(shù)據(jù)錄入和收集整理功能中增加了批量掛接的功能，可以將整理好的文檔目錄和原文（電子文件）自動(dòng)對(duì)應(yīng)，電子文件可以在網(wǎng)絡(luò)的任何地方，但自動(dòng)對(duì)應(yīng)

7、后可自動(dòng)上傳到服務(wù)器統(tǒng)一管理。2.在檢索查詢和再利用手段上我們可以內(nèi)嵌全文檢索系統(tǒng)，大大提高文檔的查詢速度和檢索能力。同時(shí)可內(nèi)嵌OCR系統(tǒng)，時(shí)圖象文件隨時(shí)可以識(shí)別，提供再利用。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能可以對(duì)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有內(nèi)容進(jìn)行自定義格式的打印和統(tǒng)計(jì)。4.光盤制作可以隨時(shí)將需要的文檔信息制作成標(biāo)準(zhǔn)格式（國(guó)標(biāo)）的光盤文檔，用于數(shù)據(jù)交換等工作，而該文檔無(wú)須依賴任何環(huán)境。1.2信息管理信息采集部分功能示意圖22系統(tǒng)解決方案1.2.1數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)錄入功能示意圖數(shù)據(jù)錄入的功能和流程如上圖所示，用戶在進(jìn)行項(xiàng)目、案卷和文件

8、的錄入工作時(shí)，系統(tǒng)提供了添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入操作，錄入時(shí)能夠按照用戶需要自動(dòng)生成文檔管理所需的流水號(hào)、文檔號(hào)等各種序號(hào)，支持自動(dòng)校驗(yàn)、修改和重新排序功能，并可任意指定某一記錄進(jìn)行復(fù)制。數(shù)據(jù)錄入提供雙人同時(shí)錄入相同條目，系統(tǒng)自動(dòng)判斷錄入的正確性（二人錄入的信息是否一致），給出錯(cuò)誤提示，由第三人校對(duì)修正的校對(duì)功能。修改后重歸檔功能可以使被修改后的電子文檔替換掉舊文檔，使用戶能夠在檢索查詢時(shí)直接瀏覽到修改后的新電子文件