檔案信息管理中電子文檔歸檔分析

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1、檔案信息管理中電子文檔歸檔分析摘要：電子文檔歸檔工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔歸檔工作相比具有一定差異，其工作量較大且難度系數(shù)較高，在傳統(tǒng)觀念影響下相關(guān)檔案管理人員未能將電子文件與原有文件畫上等號，對其歸檔工作有所忽視，并且不愿增加額外的工作量，對電子文檔歸檔工作的開展產(chǎn)生一定阻礙。本文對檔案信息管理中電子文檔歸檔工作進(jìn)行分析，以期為檔案管理工作的開展提供一定可供參考的建議。本文采集自網(wǎng)絡(luò)，本站發(fā)布的論文均是優(yōu)質(zhì)論文，供學(xué)習(xí)和研究使用，文中立場與本網(wǎng)站無關(guān)，版權(quán)和著作權(quán)歸原作者所有，如有不愿意被轉(zhuǎn)載的情況，請通知我

2、們刪除己轉(zhuǎn)載的信息，如果需要分享，請保留本段說明。關(guān)鍵詞：檔案信息管理；電子文檔；歸檔電子文檔歸檔工作涉及到的內(nèi)容較多，并且受到諸多因素的制約，為了對檔案信息管理水平進(jìn)行提升，做好電子文檔歸檔工作，需要計算機(jī)及信息管理部門、檔案管理人員、電子文檔形成部門等多方配合，在了解電子文件形成規(guī)律、歷史等方面的基礎(chǔ)上更好的完成電子文檔歸檔工作。下面對電子文檔歸檔工作進(jìn)行具體分析，希望對電子文檔歸檔工作質(zhì)量及效率的提升提供一定幫助。1電子文檔歸檔途徑及方式的選取電子文件較紙質(zhì)檔案相比在載體穩(wěn)定性、安全性方面存在一定

3、不足，損壞情況時有發(fā)生，如何對電子文檔歸檔方式進(jìn)行選擇便顯得尤為關(guān)鍵。通過長期實(shí)踐人們發(fā)現(xiàn)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)、磁盤等介質(zhì)移交方式可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失問題的出現(xiàn)，在磁盤質(zhì)量較差的情況下，對文件可讀性產(chǎn)生一定影響，基于此檔案信息管理人員需要進(jìn)行多個備份盤存檔，但是該做法導(dǎo)致檔案管理人員工作量急劇增加，存儲磁盤數(shù)量同樣有所增加。為了對上述問題進(jìn)行解決，檔案管理人員借助網(wǎng)絡(luò)平臺完成歸檔移交工作，然后通過光盤完成存儲，下面對網(wǎng)絡(luò)移交途徑進(jìn)行具體分析：1.1對電子文件信息匯集點(diǎn)進(jìn)行合理選擇電子文檔歸檔工作需要由計算機(jī)及信息

4、管理部門負(fù)責(zé)，在辦公自動化發(fā)展背景下，檔案信息管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化及信息化建設(shè)工作已經(jīng)受到人們廣泛關(guān)注，對系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)時將目光聚焦于“集中統(tǒng)一”的方向，檔案信息管理工作不再受到立卷單位人方面的限制，其系統(tǒng)能夠更好的服務(wù)于某一方面或是某幾方面的檔案管理工作。信息管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃同樣為該部門工作的重點(diǎn)之一，并且需要帶頭做好集中統(tǒng)一式檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)工作，充分發(fā)揮自身電子文件信息聚集點(diǎn)的作用，保持相關(guān)技術(shù)設(shè)備和人才方面的優(yōu)勢，為檔案信息管理及歸檔工作的開展提供更多支持。在檔案信息管理及歸檔人才、檔

5、案信息管理系統(tǒng)和相關(guān)技術(shù)設(shè)備的支持下，能夠?qū)哂写鎯r值的電子文檔進(jìn)行歸檔，并且可將其視為最佳途徑之一。例如，我國某著名大學(xué)計算機(jī)及信息管理中心借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對本校的行政信息管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，將丼細(xì)化成人事管理、教學(xué)及科研等幾個子模塊，財務(wù)結(jié)算處、教務(wù)部門、學(xué)生注冊中心等均可與教學(xué)管理系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)系，共同組建數(shù)據(jù)交換網(wǎng)，財務(wù)結(jié)算部門需要完成學(xué)生交費(fèi)信息的共享工作；學(xué)籍、畢業(yè)審查、授予學(xué)位及教學(xué)方面的工作由教務(wù)部門負(fù)責(zé)；學(xué)生注冊、排課、選課及成績信息共享方面的工作由注冊中心負(fù)責(zé)。計算機(jī)及信息管理中心獲取上述數(shù)

6、據(jù)之后，需要完成集中處理工作，對信息匯總整理之后傳遞至不同的業(yè)務(wù)管理部門。每一年數(shù)據(jù)均有所增加和更新，信息中心需要嚴(yán)格根據(jù)檔案管理部門要求對過期數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定，并且完成整理編目一類的工作，并完成在線傳輸工作，移交至檔案管理部門進(jìn)行存儲歸檔，亦或是通過光盤對其進(jìn)行存儲，毎隔一段吋間對其進(jìn)行歸檔。1.2對計算機(jī)信息管理網(wǎng)進(jìn)行充分利用通過電子文檔歸檔網(wǎng)線的開通能夠?yàn)闅w檔工作的開展提供更多支持。在計算機(jī)信息管理網(wǎng)日趨完善的情況下，數(shù)量眾多的重要文件被上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺，業(yè)務(wù)管理部門需要對其進(jìn)行挑選，進(jìn)而對職能活動情況

7、進(jìn)行了解。上傳工作開始前，需要根據(jù)檔案信息管理人員的統(tǒng)一要求對文件格式進(jìn)行統(tǒng)一和轉(zhuǎn)換，為數(shù)據(jù)通用性及可靠性的提升奠定堅實(shí)基礎(chǔ)，提高電子文檔歸檔水平。至于未被傳輸至計算機(jī)信息管理網(wǎng)中的且需要存儲的文件，需要交付電子文件形成部門完成整合及編目工作，借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺將其共享給檔案信息管理部門，在信息管理網(wǎng)的支持下檔案部門及不同業(yè)務(wù)管理部門間設(shè)置了電子文檔歸檔專用網(wǎng)線，并且在信息管理網(wǎng)基礎(chǔ)上完成了歸檔專用子模塊的構(gòu)建。無論是上傳或是未經(jīng)上傳的電子文件，只要其具有存儲價值便需要借助系統(tǒng)分享給檔案信息管理部門，在辦

8、公自動化及信息管理部門的配合之下，對電子文件歸檔工作的格式提出要求，并避免出現(xiàn)格式唯一的情況，需要將.dbf、.txt、.doc等通用性強(qiáng)文件格式進(jìn)行適當(dāng)應(yīng)用。上述兩種電子文檔歸檔方式中，均需要電子文件形成部門通過統(tǒng)一格式對其進(jìn)行整理和編目，將其送至檔案信息管理部門，并且避免檔案部門出現(xiàn)私自下載等情況，為數(shù)據(jù)客觀性及準(zhǔn)確性提供更多保障，在對電子文件進(jìn)行接收時，最好以光盤替代磁盤進(jìn)行存儲，提高電子文檔歸襠及存儲工作的安全性。2電子文檔歸檔制度