辦公室文員打印工作須知

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1、辦公室文員打印工作須知謝鴻坤經常收到看到我們辦公室人員打印的文稿，問題很多，看完總是不停的修改、修改……然后懷疑是公司要求太高了，還是我們根本就缺乏基本的文字能力和學習的意識呢？經常出現(xiàn)一些不該產生的錯誤，比如每段文字開頭要空兩格，這是小學生都明白的常識，我們老是空一格多點、兩格多點，甚至N格。是不懂，還是責任心，還是在考領導的文化水平？要知道，公司的很多文件、通知、刊物都代表公司的形象，這是公司對內對外的窗口，要知道自己肩負的責任，要明白自身崗位的重要性！有句話叫“干一行，愛一行”，總是重復昨天

2、的錯誤，總是漫不經心、漏洞百出，談得上“愛崗敬業(yè)”嗎？按理來講，辦公室文員更應該響應公司號召，好好學習，提高素質，而且也占有很多有利的條件。比如時間和場所上，早中晚的休息時間是基本是固定的，辦公室的環(huán)境是舒適安靜的（有空調、有電腦、有自己的辦公桌椅），而車間也好，公司片區(qū)行政也好，哪個有你們這么固定的時間和場所？我們有幾個主動買過相關的公文書籍自學，或者主動參加什么函授培訓？下面我把常見的打印問題列出來，望大家對照改正：1.每段文字開頭空兩格。小學生都懂的常識，為什么不空，要或者空1格多點、2格多

3、點或者N格？2.標題應該置于正文的上方中間，字體一般大于正文，這樣既醒目，又起到突出主題的作用。而且對于重要文件或通知，標題字體多采用黑體或加粗，這樣更顯得莊重、突出。3.一般標題和正文之間要空一點位置（空一小行），不要緊緊與正文挨在一起。4.標點符號不是裝飾品，可有可無，專用標點符號不要亂用，比如書名號“《》”，顧名思義是指一本書、一部專著、一篇文章的題目引用才用書名號，不要把一個人的名字什么的也用書名號括起來；再比如省略號是6個點，破折號是一長橫，均占兩個字的位置，為什么你偏除以2（省略號3個

4、點，破折號一短橫）？不要自認為美觀就行，老師從沒這樣教過你吧？其他標點符號用法附后。5.中文標點符號與英文符號是有區(qū)別的，會電腦打字的人應該用眼睛是看得出來的，就算你不懂英文。比如句號，中文是一小圓圈（。），英文是一小圓點（.）。6.電腦打字英文輸入法中有全角與半角之分，半角的標點符號的間距與中文是不同的（間距很短），注意了嗎？7.“的”、“地”、“得”用法有區(qū)分嗎？為什么老區(qū)分不開呢？這三個字的用法區(qū)別附后。8.錯別字別當家常便飯。極少看到一篇沒有錯別字的文稿，告訴你一個秘訣（方法），對一個詞語

5、或成語拿不準時最好用搜狗拼音或紫光拼音輸入法驗證。用拼音輸入法雖然打字較慢，但可以糾正很多錯別字。一篇文檔打完，建議你用眼睛掃描一遍，發(fā)現(xiàn)文字下面有紅色波浪線的是提醒你可能是錯別字（電腦文檔一般都有語法檢查功能）。9.信件、通知、告示、報告等文稿都有固定的寫作格式，比如稱呼、敬語、結束語，不要想要就要，隨心所欲。要掌握這些文體的寫作格式并不難，你只要留心觀察或搜集每一種文稿的標準樣式，參照一下就明白了。10.一篇文稿打出來，最后還要排排版，盡量美觀得體一些。一些簡單的操作原則要懂：文字過少時，字體

6、適當放大些，段落行距寬松些；反之文字較多，又不想占兩頁文稿，可以把字體縮小些，或者調整頁面設置；通知、信件類落款靠右下方，也不要太偏右，否則有往下掉的感覺；文稿中需要突出的小標題可以設置不同字體或加粗區(qū)分，標題字體一般與正文不同?？傊?，多觀察報章刊物、網絡文摘樣式，靈活掌握。11．對于數(shù)字統(tǒng)計報表的圖表要求標題準確、設計規(guī)范、項目清楚、數(shù)據準確，始終牢記報表是給公司領導看的，要力求規(guī)范、一目了然、數(shù)據無誤，不是自己感覺明白了就行，甚至自己都看得眼花繚亂、錯誤百出，要知道領導不是老師，沒時間給你批改

7、作業(yè)，也不可能把你叫到身邊“請教”，浪費領導的時間和精力是最大的失職。12.對于各種規(guī)章制度、通報告示、報表數(shù)據等文件資料要分門別類保存，注明標題、日期、制表人、文件編號等信息，以利于日后查詢，不要領導需要時手忙腳亂，老半天找不到?？傊膯T的工作要求非常細致、認真、富于條理性，馬馬虎虎、丟三落四是做不好工作的，要保證文件打印制作的高質量、高水平，必須不斷提高業(yè)務技能，加強工作責任心，認真復核校對。三隆包裝附（來源于網絡）：標點符號的用法　?。ㄒ唬┚涮?。表示一句話完了之后的停頓。中國共產黨是全中國

8、人民的領導核心?！　。ǘ┒禾枺硎疽痪湓捴虚g的停頓。全世界各國人民的正義斗爭，都是互相支持的。　?。ㄈ╊D號、表示句中并列的詞或詞組之間的停頓。能源是發(fā)展農業(yè)、工業(yè)、國防、科學技術和提高人民生活的重要物質基礎。　?。ㄋ模┓痔?；表示一句話中并列分句之間的停頓。不批判唯心論，就不能發(fā)展唯物論；不批判形而上學，就不能發(fā)展唯物辯證法?！　。ㄎ澹┟疤枺河靡蕴崾鞠挛?。馬克思主義哲學告訴我們：正確的認識來源于社會實踐。　?。﹩柼枺坑迷趩柧渲?。是誰創(chuàng)造了人類？是我們勞動群眾。（七）感嘆號①