商務(wù)英語電子郵件寫作解析

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1、商務(wù)英語電子郵件寫作解析在經(jīng)濟(jì)全球化的形勢(shì)下，商業(yè)人士不僅要精通商務(wù)，而且要通曉英語。作為現(xiàn)代商務(wù)重要的溝通手段之一，商務(wù)英語電子郵件的寫作愈來愈受到人們的重視。據(jù)調(diào)查，88%的英特網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務(wù)場(chǎng)合中約有90%的員工是利用電子郵件來聯(lián)系公務(wù)。提高商務(wù)電子郵件的質(zhì)量，亦即意味著減少誤解，成功溝通。但許多人并不知曉商務(wù)英語電子郵件的寫作原則、格式及相關(guān)技巧，因此，筆者在此就如何寫好一封商務(wù)英語電子郵件做一個(gè)詳盡的介紹。一般寫作原則在撰寫商務(wù)電子郵件時(shí)應(yīng)確保郵件信息明了(Clear)、內(nèi)容完整(Complete)、準(zhǔn)確無誤(Correct)、簡明扼要(Con

2、cise)、禮貌周到(Courteous)，簡稱5C原則。具體內(nèi)容如下：1、信息明確：郵件要寫得清清楚楚、明明白白、毫無晦澀難懂之處，使收信人看了信后不會(huì)誤解寫信人的意圖。盡量做到開門見山，直入正題。2、內(nèi)容完整：郵件的內(nèi)容應(yīng)力求完整全面，向收件人提供所需的信息。若是郵件的回函，需回答來信中所提出的所有問題。3、準(zhǔn)確無誤：正確性不僅僅是指英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和拼寫，更重要的是書信的內(nèi)容要敘述正確，不要說過頭，也不宜漏說略述。避免使用一些語意模糊的詞語或短語，如：majority,ASAP等，以免引起不必要的糾紛。4、簡明扼要：簡潔是商務(wù)寫作中最重要的原則，一封拖沓冗長、

3、措詞復(fù)雜的書信不僅寫時(shí)費(fèi)時(shí)，對(duì)方閱讀更浪費(fèi)時(shí)間，甚至?xí)床欢９首珜懮虡I(yè)信件時(shí)要避免羅嗦，用盡可能簡潔的文字完整、清楚地表達(dá)需要表達(dá)的意思。5、禮貌周到：寫郵件時(shí)要注意禮節(jié)，語氣要真誠、善解人意、考慮周全，不要盛氣凌人；避免使用冒犯、傷害、貶低的短語，如：yourneglectfulattitude,impatience,wedenyyourclaim等；為了做到禮貌得體，應(yīng)多使用諸如“please”,“yourkindinquiry”,“Iwouldappreciateitifyouwould...”等詞語和句式。格式范例常見的商務(wù)英語電子郵件格式如下：From:寫

4、信人電子郵件地址To:收信人電子郵件地址Cc:抄送收信人電子郵件地址Bcc:密送收信人電子郵件地址Subject:主題摘要-URGENT-急件標(biāo)示方法稱呼Beginning:Body:(Reasonsforwriting)(Requestforaction)Ending:禮貌結(jié)束語（ComplimentaryClose）寫信人全名（Writer'sFullName）寫信人職務(wù)及所屬部門（Writer'sTitleandDepartment）寫信人所屬公司（Writer'sCompany）……其他信息(Otherinformationmayincludecompany'

5、sname,logo,address,phonenumber,faxnumberandwebsite)各個(gè)構(gòu)成部分的寫作介紹1、郵件的寫信人電子郵件地址、收信人電子郵件地址、抄送收信人電子郵件地址、密送收信人電子郵件地址這四部分處理比一般信件要簡單得多，無需填寫繁雜的郵政地址，只需填入相應(yīng)的電子郵件地址即可，而且并非每一項(xiàng)都填，若收信人只有一個(gè)，就不需填寫抄送收信人電子郵件地址。當(dāng)填寫密送收信人電子郵件地址時(shí)，寫信人將郵件發(fā)c)若知道對(duì)方姓和名卻無法識(shí)別對(duì)方的性別時(shí)，不應(yīng)冒險(xiǎn)亂猜測(cè)對(duì)方的性別，可用“Dear+Firstname+Surname,”作為稱呼，如：Dear

6、ImranJawed,DearMoiraGedding。d)若郵件是一份通函，同時(shí)群發(fā)給幾個(gè)人收時(shí)，可用“Dearall,”作為郵件稱呼。e)若雙方關(guān)系較親近，可用“Dear+Firstname,”或“Hi+FirstName,”作為稱呼，后者在美國英語中尤為盛行，如：DearJack,HiMike等。f)稱呼后面一定要用逗號(hào)（，）與郵件的正文隔開。美國、加拿大等國的正式商務(wù)電子郵件中，還可能會(huì)用冒號(hào)（：），如：DearMr.Jones:。4、開頭（Beginning）：萬事開頭難，商務(wù)郵件更是如此，不過一旦掌握郵件開頭的寫作規(guī)律及實(shí)用句型，這部分寫作不過如此。郵件的

7、開頭因郵件內(nèi)容的不同而有所變化，但無論何種商務(wù)郵件，開頭一般都需表明寫信的緣由或主旨，常見開頭句型如下：a)Iamwritingbecause/to...b)Iamwritinginconnectionwith...c)OnSaturday,3rdMarch,IboughtaBXMountainbikefromyourshop.SincethenIhavehadtoreturniteighttimesforrepairs.d)Thenoisemadebythework-meninyourapartmentiscausingmeconsiderable