辦公室手冊之會議籌備

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1、辦公室手冊之會議籌備一、根據(jù)會議議題草擬會議方案(一)學(xué)習目標根據(jù)會議議題草擬會議方案(二)會議方案的擬寫根據(jù)制定會議方案的基本要求與方法，草擬會議方案。1.提出會議預(yù)算會議的經(jīng)費預(yù)算一般包括以下幾項支出內(nèi)容：(1)會議費主要包括：場地租金、用品費、設(shè)備費等；(2)培訓(xùn)費主要包括請專家、學(xué)者講課的酬金等。(3)資料費(4)住宿費(5)交通費(6)其他制定會議經(jīng)費預(yù)算一方面要本著勤儉辦會、節(jié)約辦會的原則，盡量降低會議的成本，另一方面要有一定彈性，即注意留有余地。2.擬定會議的議程與日程安排(1)會議議程的制定擬定會議議程應(yīng)當簡明概略，并冠以序號將其清晰地表達出來。代表會議的議程還

2、要經(jīng)代表大會的預(yù)備會議或主席團會議通過之后才能正式生效。如圖：××市管理協(xié)會技術(shù)訓(xùn)練專題研討會議程一、專題報告：《當代發(fā)達國家經(jīng)營技術(shù)訓(xùn)練情況與發(fā)展趨勢》二、銷售與服務(wù)訓(xùn)練演示三、座談討論四、大會交流××市管理協(xié)會技術(shù)訓(xùn)練中心秘書處×年×月×日　　(2)會議日程的安排會議日程是指會議議程在時間上的具體安排。會議日程多采用表格式，將會議議程分別固定在會議期間每天上午、下午、晚上三個單元里，使與會者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一規(guī)定參加會議的活動。因此，擬定會議日程要明確具體，并準確無誤。日程安排大體包括：?時間(可具體到×小時×分鐘)；內(nèi)容；?地點如圖：××市管理協(xié)會技術(shù)訓(xùn)

3、練專題研討會日程安排時間安排：內(nèi)容安排：地點：上午8∶00報到××飯店一樓大廳8∶15報告會××飯店五樓會議廳10∶00銷售訓(xùn)練演示同上11∶00服務(wù)訓(xùn)練演示同上中午12∶00午餐××飯店東側(cè)宴會廳下午1∶30分組研討第一組六樓會議室第二組七樓會議室第三組八樓會議室4∶00大會交流××飯店五樓會議廳5∶00散會　　3.提出參加會議的范圍或人員名單在確定會議規(guī)模與規(guī)格的基礎(chǔ)上，提出參加會議的范圍或人員名單。這就是說，多大規(guī)模何種規(guī)格檔次的會議應(yīng)當由何種層級或何種身份的人參加，這里所說的層級，一般指參加會議人員的級別、地位；這里所說的身份，卻并不完全在于某人職位級別的高低，而是在于

4、會議的需要。目前，社會上有些單位辦會，動不動請上一大堆"名人"，其實與會議的內(nèi)容毫不相關(guān)，只是想借"名人"提高企業(yè)的知名度。這樣做雖然可能會引起一時轟動，但增加了成本，很可能造成了不必要的浪費。還有個別單位和地區(qū)，存在著"陪會"現(xiàn)象，即應(yīng)該一位領(lǐng)導(dǎo)出席會議，但實際卻帶了秘書、司機、家屬等一行人，不僅給會議主辦單位造成很大壓力，更給與會者單位造成了不必要的經(jīng)濟負擔。因此，在擬定會議范圍或人員名單時，應(yīng)盡量避免類似情況的出現(xiàn)，將真正應(yīng)當參加會議的人員列入名單，無關(guān)人員應(yīng)排除在外。4.擬定會場布置方案會場布置方案的內(nèi)容主要包括會場內(nèi)座位的布局擺放形式，主席臺的布置、座次的安排、以及為

5、烘托或渲染會議氣氛所做的裝飾等。擬定布置會場的方案時，要講究一定的科學(xué)性、合理性和藝術(shù)性。5.擬定會議的后勤保障方案會期比較長的會議，要制定后勤保障方案。所謂后勤保障，就是指與會人員吃、住、行及娛樂活動等有關(guān)的各項工作。(1)擬定飲食工作的方案制定伙食費用標準；制定衛(wèi)生標準和準備衛(wèi)生用品；做好就餐人員的統(tǒng)計，包括少數(shù)民族及不同飲食習慣的情況；預(yù)訂餐廳或食堂。(2)擬定住宿安排方案統(tǒng)計好住宿人數(shù)、性別、年齡；預(yù)訂客房、檔次和房間數(shù)量；擬定房間分配的標準或方法。(三)相應(yīng)知識制定會議方案的基本要求與方法1.確定會議名稱有些會議的名稱是固定的，如代表會議、辦公會議等。有些會議的名稱則

6、是不固定的。會議名稱應(yīng)當根據(jù)會議的議題或主題來確定，即要名副其實。會議的名稱一般由以下幾個部分組成：(1)會議主辦單位的名稱；(2)會議的主題；(3)會議的類型。例如，"××集團公司經(jīng)貿(mào)洽談會"這個名稱，其中"××集團公司"是會議主辦單位的名稱；"經(jīng)貿(mào)"是會議的內(nèi)容或主題；"洽談會"是會議的類型。另外，有的會議名稱還可以包括時間和范圍等因素。例如"××集團公司×年全體員工總結(jié)大會"，其中"1998年"是會議內(nèi)容針對的時間；"全體員工"是會議的范圍，"總結(jié)大會"表明了會議的類型。會議名稱要用精煉的文字高度概括出會議的主題，使人一目了然。2.確定會議的規(guī)模與規(guī)格會議規(guī)模與規(guī)格的確定

7、依據(jù)是會議的內(nèi)容或議題。內(nèi)容和議題需要多大的規(guī)模就上多大的規(guī)模。同時，應(yīng)當本著精簡效能的原則來確定會議的規(guī)模與規(guī)格，即中、小規(guī)模，中、低檔次的規(guī)格能夠解決問題的，盡量不上大規(guī)模和高規(guī)格。3.提出會議召開的時間召開會議的時間，應(yīng)當在會議議題確定下來之后，原則上講應(yīng)盡量趕早不趕晚。但也要注意以下幾點：(1)要根據(jù)會議的主持人或主辦會議單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人及被邀請的主要領(lǐng)導(dǎo)人或貴賓是否能夠出席會議來確定時間；(2)主要領(lǐng)導(dǎo)人出差、旅行的當天或返回的當天最好不召開會議，緊急會議可以除外；(3)會見會談性