會(huì)議籌備執(zhí)行手冊(cè)最終版

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1、會(huì)議籌備執(zhí)行手冊(cè)流程安排是綱領(lǐng)前期準(zhǔn)備是基礎(chǔ)合作執(zhí)行是關(guān)鍵控制應(yīng)變是保障細(xì)節(jié)的把控決定效果后期跟蹤是超越的所在二零一六年一月目錄一、手冊(cè)說(shuō)明………………………………………………………2二、籌備環(huán)節(jié)一：信息溝通………………………………………2三、籌備環(huán)節(jié)二：會(huì)議通知的撰寫………………………………3四、籌備環(huán)節(jié)三：會(huì)議籌備………………………………………4五、籌備環(huán)節(jié)四：現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行………………………………………6六、籌備環(huán)節(jié)五：會(huì)后跟進(jìn)………………………………………8七、工作人員禮儀…………………………………………………9—9—一、手冊(cè)說(shuō)明大型會(huì)議活動(dòng)工作較為復(fù)雜，因此大型會(huì)議活動(dòng)需要在具體執(zhí)行中制

2、定嚴(yán)謹(jǐn)周密的活動(dòng)執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊(cè)僅為XX公司總行大型會(huì)議活動(dòng)的部分環(huán)節(jié)提供原則性指導(dǎo)，討論對(duì)象主要為接待及現(xiàn)場(chǎng)布置等項(xiàng)目。本手冊(cè)將活動(dòng)執(zhí)行分為五個(gè)環(huán)節(jié)：信息溝通、會(huì)議通知的撰寫、會(huì)議籌備、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行、會(huì)后跟進(jìn)，以供執(zhí)行負(fù)責(zé)人把握整個(gè)執(zhí)行過(guò)程，避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實(shí)現(xiàn)清晰的會(huì)議主題把握、完善的會(huì)議通知撰寫、清晰的籌備流程、完美的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行和持續(xù)到位的會(huì)后跟進(jìn)，最終完成一個(gè)完美的會(huì)議籌備執(zhí)行過(guò)程。二、籌備環(huán)節(jié)一：信息溝通信息溝通是會(huì)議籌備中的第一環(huán)節(jié)。充分的信息溝通能盡可能避免由于會(huì)議籌備人員對(duì)會(huì)議理解的偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時(shí)間浪費(fèi)等問(wèn)題。因此會(huì)議籌備執(zhí)行負(fù)責(zé)人

3、須在會(huì)議正式籌備之前，與領(lǐng)導(dǎo)和其它人士進(jìn)行充分溝通，在可允許的范圍內(nèi)爭(zhēng)取了解與會(huì)議有關(guān)的更多信息，填寫下列會(huì)議信息溝通表，再籌劃下一步工作。會(huì)議信息溝通表會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)承辦部門協(xié)辦/聯(lián)辦部門會(huì)議形式現(xiàn)場(chǎng)□視頻□參會(huì)人數(shù)會(huì)議聯(lián)系人—9—會(huì)議目的/意義會(huì)議內(nèi)容/議程主要領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)人員接待標(biāo)準(zhǔn)是否安排住宿？住宿標(biāo)準(zhǔn)：什么級(jí)別的參會(huì)人員可以安排住宿是否安排接機(jī)？接機(jī)標(biāo)準(zhǔn)：什么級(jí)別的參會(huì)人員可以安排接機(jī)是否安排班車？班車的接送時(shí)間、地點(diǎn)？班車的接送標(biāo)準(zhǔn)其它要求參會(huì)人員是否允許請(qǐng)假？請(qǐng)假流程對(duì)參會(huì)人員的著裝要求：是否必須著正裝出席？三、籌備環(huán)節(jié)二：會(huì)議通知的撰寫內(nèi)容完善且信息準(zhǔn)確的會(huì)議通知是會(huì)議

4、舉辦成功的基礎(chǔ)。在會(huì)議信息溝通完成之后，執(zhí)行負(fù)責(zé)人填寫會(huì)議信息溝通表，之后撰寫會(huì)議通知（初稿），提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱，最后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)反饋意見擬定會(huì)議通知（最終版）并下發(fā)相關(guān)部門及經(jīng)營(yíng)單位。其整體流程如下：執(zhí)行負(fù)責(zé)人信息溝通填寫會(huì)議信息溝通表撰寫會(huì)議通知（初稿）填寫《XX公司會(huì)議審批表》并提交辦公室將會(huì)議通知（初稿）提交給領(lǐng)導(dǎo)審閱根據(jù)意見確定會(huì)議通知（最終版）并下發(fā)n會(huì)議通知的基本要素：1、會(huì)議名稱與目的；—9—2、會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)；3、承辦辦/聯(lián)辦/協(xié)辦部門；4、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)人員與規(guī)模；5、會(huì)議議程。6、報(bào)名與接站回執(zhí)7、請(qǐng)假申請(qǐng)表8、注意事項(xiàng)與參會(huì)要求9、聯(lián)系人四、籌備環(huán)節(jié)三：會(huì)議籌備會(huì)議通知發(fā)出

5、后，正式進(jìn)入會(huì)議籌備環(huán)節(jié)，主要包括以下內(nèi)容：參會(huì)人員接待、會(huì)場(chǎng)確定與布置、會(huì)議材料印制與分發(fā)。一、參會(huì)人員接待：1、參會(huì)回執(zhí)的整理包括會(huì)議報(bào)名回執(zhí)、接站回執(zhí)、會(huì)議請(qǐng)假單。盡快整理出五張EXCEL表格：參會(huì)人員統(tǒng)計(jì)表、住宿人員統(tǒng)計(jì)表、接站人員及接站信息統(tǒng)計(jì)表、搭乘班車人員統(tǒng)計(jì)表、請(qǐng)假人員統(tǒng)計(jì)表。2、住宿安排與用餐安排溝通此次會(huì)議的住宿人數(shù)、用餐人數(shù)。考慮住宿人數(shù)與用餐人數(shù)時(shí)，需兼顧參會(huì)人員以及承辦會(huì)議的部門工作人員。3、接站安排與班車安排上報(bào)此次參會(huì)人員的接站信息以及搭乘班車的人員名單，請(qǐng)他們安排車隊(duì)接站以—9—及班車接送事宜。此外，盡早確定班車的出發(fā)時(shí)間、地點(diǎn)以及班車司機(jī)的聯(lián)系方式。確定一名

6、押車人，請(qǐng)他在會(huì)議當(dāng)天組織班車搭乘人員上下車，確保所有乘客按時(shí)到達(dá)班車發(fā)車地點(diǎn)，與班車司機(jī)協(xié)調(diào)發(fā)車時(shí)間。4、討論會(huì)的分組安排會(huì)議有可能安排一至兩場(chǎng)討論會(huì)，需要提前確定分組名單，明確召集人與記錄人。二、會(huì)場(chǎng)確定與布置1、會(huì)議場(chǎng)地預(yù)定會(huì)議場(chǎng)地一定要與參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題相符。預(yù)定會(huì)場(chǎng)，其中包括主會(huì)場(chǎng)及討論會(huì)會(huì)場(chǎng)。如果會(huì)議以視頻和現(xiàn)場(chǎng)相結(jié)合的方式召開，需要聯(lián)系辦公室，下發(fā)通知開通相關(guān)部門及經(jīng)營(yíng)單位的視頻設(shè)備。2、會(huì)議場(chǎng)地布置根據(jù)參會(huì)人員，制作會(huì)議座次表。并在會(huì)議召開的前一天，張貼在會(huì)場(chǎng)門口。準(zhǔn)備席卡。在會(huì)議召開之前，按照會(huì)議座次表擺放席卡。制作會(huì)議背景PPT，收集整理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)需要展示的PPT及音頻、

7、影像資料。準(zhǔn)備好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)使用的電腦等電子設(shè)備。三、會(huì)議材料印制與分發(fā)1、編制會(huì)議手冊(cè)（含會(huì)議議程、會(huì)議材料清單、會(huì)議討論安排、參會(huì)人員名單、注意事項(xiàng)等內(nèi)容）2、編寫主持人串詞—9—3、印制會(huì)議文件4、準(zhǔn)備及分發(fā)會(huì)議材料提前領(lǐng)取文件袋、筆記本及簽字筆。將會(huì)議文件、筆記本及簽字筆裝入文件袋。運(yùn)送會(huì)議材料至?xí)?chǎng)，并根據(jù)會(huì)議材料領(lǐng)取名單進(jìn)行分發(fā)。五、籌備環(huán)節(jié)四：現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行一、參會(huì)人員接待1、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)接待：聯(lián)系參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)秘