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1、智能化在高中檔案管理中的應用 一、為什么要對高中檔案實施信息化管理 隨著教學改革的創(chuàng)新和發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術已不可避免的成為了最大的驅(qū)動動力。當教學模式和方法都在不斷更新的時候，傳統(tǒng)檔案管理由于沒有信息化的管理方法而導致的效率低下，安全性差的問題讓則我們愈發(fā)的發(fā)現(xiàn)需要改革。那么傳統(tǒng)的檔案管理主要存在哪些問題呢?首先我們從信息的錄入說起，通常高中學校每年的升學、入學信息就是一個不容小覷的數(shù)量，同時伴隨著教職工的任職、離職以及工作崗位的調(diào)度更使得信息錄入工作變成了一個不小的工程。傳統(tǒng)的管理模式下主要是依靠手工錄入，這就要求大量的信息人員來擔任錄入工作，耗時
2、且浪費人力。其次，隨著管理人員自身工作的調(diào)度，常常會出現(xiàn)工作上的交接不到位從而導致信息不能很好的銜接，這樣就容易造成信息的混亂，極大削弱了檔案的安全性和真實性，對檔案信息的使用也會產(chǎn)生非常不利的后果。隨著年限的久遠，很多檔案是需要定期維護的，可是隨著后期檔案的不斷增加，對前期檔案的管理往往就會出現(xiàn)松懈，而且隨著大量數(shù)據(jù)的冗余，對信息技術的查詢就會更加困難。針對這些問題，信息化的管理技術都能相對進步不少，它可以利用計算機網(wǎng)絡程序來簡化人工操作，大大降低人工錄入信息工作。同時它可以將數(shù)據(jù)遞延，即使管理人員變動也不會對數(shù)據(jù)造成太大的影響，最重要的是計算機可以定期
3、自行銷毀無用的數(shù)據(jù)，進行分類管理，既能方便信息查詢還有利于資源共享?！ 《?、在高中檔案管理中如何應用信息技術 檔案作為寶貴的信息資源，是社會進一步發(fā)展的重要基礎性資源。隨著社會生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，對工作效率有了更高的要求。對于計算機可以高效管理信息檔案我們上面已粗略提及，可是它在檔案管理中都有哪些具體作用還是需要我們來一一詳述的。首先可以利用它將現(xiàn)存數(shù)據(jù)進行全面普遍的認證，將信息數(shù)據(jù)在掃描錄入的過程中存儲到電腦中，這是傳統(tǒng)管理手段向信息管理轉(zhuǎn)換的普遍方式。很多學校建有自己的官方網(wǎng)站，而檔案的管理數(shù)據(jù)就會包括在網(wǎng)站中，通過檔案管理軟件，將全校師生的信息錄入專
4、門封閉的檔案庫房，給每個人一個自己的編號。當學生想要查詢自己的信息時只要打開網(wǎng)站，點擊進入檔案管理的站點，輸入自己對應的學號和密碼就可以對自己的信息進行查詢，這樣既便利了管理員的操作，也方便了師生了解自己的個人信息，間接幫助管理員核實信息管理工作的正確性。同時利用通過對檔案信息資料的規(guī)范化管理不僅便于對檔案信息資料的查詢管理，也便于不同信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互，進一步拓展和擴大檔案信息系統(tǒng)的應用范圍?！ ∪⒓訌娦畔⒒瘷n案管理的相關措施 雖然信息化的管理措施有著極大的優(yōu)越性，但是在使用的過程中我們?nèi)匀灰龅较嚓P的更新和加強措施，使它可以在原有的基礎上不斷的
5、完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業(yè)技能知識，面對繁雜的人事資料和龐大的數(shù)據(jù)信息可以有條不紊的操作計算機程序，熟練掌握計算機技術對檔案錄入、核實的一系列操作流程。同時要求他們具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，在面對工作中的困難時可以努力尋找解決的辦法，具備相當?shù)陌踩庾R，能有效預防并及時發(fā)現(xiàn)各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設施方面，要加大資金投入引進先進的機械和軟硬件設備，建設網(wǎng)絡管理數(shù)據(jù)庫讓全校人員可以參與數(shù)據(jù)的共享，確保學校檔案信息可以實現(xiàn)無障礙的傳遞和服務。同時加強對相關關聯(lián)數(shù)據(jù)的挖掘，讓原有數(shù)據(jù)可以在程序的分析解算中被用于
6、印證和核算，充分體現(xiàn)個性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統(tǒng)的智能化管理水平?！ n案管理的智能化給我們的管理工作帶來了極大的便利，我們可以通過不斷的使用并更新信息技術提升檔案管理效率，確保各種信息工具都能得到合理的使用。所以檔案管理信息化就成為一種必然，加快完善檔案信息化進程，有利于提高學校檔案管理運作效率，降低人工成本，促進學校檔案管理工作更好更快發(fā)展。 作者:劉振艷單位:黑龍江省大慶市紅崗區(qū)招生辦
