淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

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1、淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用　摘要:隨著信息化程度的提高,電子檔案越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于日常辦公與管理。本文針對(duì)高校檔案管理的工作特點(diǎn),著重分析了電子檔案在應(yīng)用中的主要特點(diǎn),強(qiáng)調(diào)加快電子檔案建設(shè),要充分利用信息化手段提高檔案管理工作的效率?！　￡P(guān)鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學(xué)?！　≈袌D分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1673-8454(2010)17-0047-02　　　　一、高校檔案管理現(xiàn)狀　　縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況,如表所示,2007年相較于2006年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了十所,學(xué)生

2、總規(guī)模增加了兩百萬(wàn)左右,高校教職工人數(shù)增加了十萬(wàn);而2008年相比于2007年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所,學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬(wàn),高校教職工人數(shù)也是以萬(wàn)為單位遞增;連續(xù)三年,高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)?！　∶磕?數(shù)以千萬(wàn)的檔案變動(dòng)、更新、維護(hù),確實(shí)是對(duì)檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》,高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史,更是全校師生員工德

3、、能、勤、績(jī)和學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄,具有重要價(jià)值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位?！　【唧w地看,全國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn):　　第一,工作量大:由于高校的獨(dú)特環(huán)境,每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng),錄入或者遷出,全國(guó)每年變動(dòng)的各類檔案都是以千萬(wàn)計(jì),加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況,檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn),加上其他檔案的維護(hù)、保存,都需要消耗巨大的人力物力?！　〉诙?電子信息化程度有待提高:信息技術(shù)是高效的信息處理手段,但是目前在檔案管理過(guò)程中還沒(méi)有完全發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保

4、存媒介,電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段,管理工作人員對(duì)自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。　　第三,檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高:由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異,導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致,甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況,這就為檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙?！　〉谒?遠(yuǎn)距離傳遞頻繁:由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會(huì)發(fā)生,學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng),所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞,跨省市、跨地區(qū)甚至跨國(guó)調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況?！　∫陨鲜歉鞲?/p>

5、校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn),也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在,后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析?！　《?、電子檔案管理的利弊　　1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性　　首先,依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力,能大大提高工作效率。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作,檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)都需要耗費(fèi)大量人力,同時(shí)還容易疏漏出錯(cuò)。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便,同時(shí)也具有很高的可靠性?！　∑浯?通過(guò)電子文檔的方式存儲(chǔ)文件檔案,可以實(shí)現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔搜索繁瑣,對(duì)于遠(yuǎn)距離共享或調(diào)度

6、也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困難等。利用信息化手段,高效的辦公自動(dòng)化軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理,索引更靈活,搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、搜索、排序、過(guò)濾等操作,使文檔的管理和調(diào)度更便捷?！　〈送?以電子文檔形式保存的檔案文件,其保存方式和對(duì)環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔要低。由于傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)媒質(zhì)為紙張,環(huán)境中的溫度、濕度以及微生物環(huán)境都可能影響其存儲(chǔ)壽命,所以在存放過(guò)程中對(duì)環(huán)境的要求較高,防潮防蟲(chóng)等工作都是必不可少的。同時(shí),大量的數(shù)據(jù)消耗紙張,不利于環(huán)境保護(hù)。而現(xiàn)代的電子文檔的存儲(chǔ)方式多樣,DVD光碟、閃存U盤、硬盤,存儲(chǔ)量大,1

7、GB的存儲(chǔ)卡就可以存儲(chǔ)5億字,相當(dāng)于近1000套《三國(guó)演義》;且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng),受外部環(huán)境影響小,具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性?！　∽詈?采用信息技術(shù)還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位,這樣的速度是傳統(tǒng)書(shū)寫無(wú)法比擬的;存儲(chǔ)卡體積小重量輕,兩個(gè)手指就能輕松移動(dòng),如果傳遞記錄著5億文字的紙質(zhì)檔案,這是無(wú)法想象的。在安全性方面,高校檔案經(jīng)常涉及異地傳遞等遠(yuǎn)距離傳送,文件在郵遞過(guò)程中丟失等情況時(shí)有發(fā)生,導(dǎo)致一些重要文件的遺失,信息在調(diào)用過(guò)程中的丟失或延誤,都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳遞,能夠有效提高文件的安

8、全性和時(shí)效性?！　?.電