淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

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1、淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應用淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應用　摘要:隨著信息化程度的提高,電子檔案越來越廣泛地應用于日常辦公與管理。本文針對高校檔案管理的工作特點,著重分析了電子檔案在應用中的主要特點,強調加快電子檔案建設,要充分利用信息化手段提高檔案管理工作的效率?！　￡P鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學校　　中圖分類號:G647文獻標識碼:A文章編號:1673-8454(2010)17-0047-02　　　　一、高校檔案管理現(xiàn)狀　　縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況,如表所示,2007年相較于2006年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了十所,學生

2、總規(guī)模增加了兩百萬左右,高校教職工人數(shù)增加了十萬;而2008年相比于2007年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所,學生總規(guī)模增加了近兩百萬,高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增;連續(xù)三年,高校數(shù)量、學生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢?！　∶磕?數(shù)以千萬的檔案變動、更新、維護,確實是對檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》,高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案記載著學校的教育歷史,更是全校師生員工德

3、、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄,具有重要價值。這就更體現(xiàn)了檔案管理在高校工作中的重要地位?！　【唧w地看,全國高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個方面的特點:　　第一,工作量大:由于高校的獨特環(huán)境,每年都有大量學生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動,錄入或者遷出,全國每年變動的各類檔案都是以千萬計,加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況,檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動頻繁、跨區(qū)域調度等特點,加上其他檔案的維護、保存,都需要消耗巨大的人力物力?！　〉诙?電子信息化程度有待提高:信息技術是高效的信息處理手段,但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢。高校檔案主要還是以紙質檔案作為保

4、存媒介,電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段,管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計算機和計算機網(wǎng)絡在檔案管理中的作用?！　〉谌?檔案管理操作的標準化程度不高:由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規(guī)范存在差異,導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致,甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況,這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙?！　〉谒?遠距離傳遞頻繁:由于學生入學、轉學、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會發(fā)生,學生的流動性強,所以檔案也經(jīng)常需要遠距離傳遞,跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調用都是時常出現(xiàn)的情況?！　∫陨鲜歉鞲?/p>

5、校檔案管理工作中比較突出的特點,也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在,后文將繼續(xù)就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析?！　《?、電子檔案管理的利弊　　1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性　　首先,依靠計算機強大的信息處理能力,能大大提高工作效率。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作,檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計、存儲都需要耗費大量人力,同時還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便,同時也具有很高的可靠性?！　∑浯?通過電子文檔的方式存儲文件檔案,可以實現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質檔案調檔搜索繁瑣,對于遠距離共享或調度

6、也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困難等。利用信息化手段,高效的辦公自動化軟件可以實現(xiàn)檔案的體系管理,索引更靈活,搜索查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實現(xiàn)分類、搜索、排序、過濾等操作,使文檔的管理和調度更便捷?！　〈送?以電子文檔形式保存的檔案文件,其保存方式和對環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質文檔要低。由于傳統(tǒng)檔案存儲媒質為紙張,環(huán)境中的溫度、濕度以及微生物環(huán)境都可能影響其存儲壽命,所以在存放過程中對環(huán)境的要求較高,防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時,大量的數(shù)據(jù)消耗紙張,不利于環(huán)境保護。而現(xiàn)代的電子文檔的存儲方式多樣,DVD光碟、閃存U盤、硬盤,存儲量大,1

7、GB的存儲卡就可以存儲5億字,相當于近1000套《三國演義》;且儲存時間長,受外部環(huán)境影響小,具有很強的穩(wěn)定性?！　∽詈?采用信息技術還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位,這樣的速度是傳統(tǒng)書寫無法比擬的;存儲卡體積小重量輕,兩個手指就能輕松移動,如果傳遞記錄著5億文字的紙質檔案,這是無法想象的。在安全性方面,高校檔案經(jīng)常涉及異地傳遞等遠距離傳送,文件在郵遞過程中丟失等情況時有發(fā)生,導致一些重要文件的遺失,信息在調用過程中的丟失或延誤,都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網(wǎng)絡進行共享傳遞,能夠有效提高文件的安

8、全性和時效性?！　?.電