如何進(jìn)行流程審計(jì)

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1、如何進(jìn)行流程審計(jì)一、前言“審計(jì)”（Audit）是基于經(jīng)濟(jì)監(jiān)督的需要而產(chǎn)生和發(fā)展起來的，是確認(rèn)或解除責(zé)任者所負(fù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)監(jiān)督活動(dòng)。在人類歷史上，隨著私有制、階級(jí)和國家的產(chǎn)生，統(tǒng)治階級(jí)越來越關(guān)心他們所占有的財(cái)產(chǎn)，要求進(jìn)行正確的核算和有效的監(jiān)督，以確保私有制財(cái)產(chǎn)的安全和完整。因此導(dǎo)致了“財(cái)務(wù)審計(jì)”的誕生。審計(jì)有時(shí)也被稱作“稽核”。審計(jì)的概念后來逐漸被廣泛地應(yīng)用在許多其它領(lǐng)域。比如企業(yè)在建立和實(shí)施質(zhì)量管理體系QMS后，為了保證體系的落地和實(shí)施效果，也引入了“流程審計(jì)”的做法，最常見的做法就是ISO9000

2、的內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)。在能力成熟度模型CMMI的術(shù)語表中，審計(jì)的定義是：在過程改進(jìn)工作中進(jìn)行的，根據(jù)明確定義的準(zhǔn)則，如需求，而對(duì)于一個(gè)或多個(gè)工作產(chǎn)品進(jìn)行的客觀檢查。強(qiáng)調(diào)的是對(duì)于流程中的活動(dòng)和工作結(jié)果進(jìn)行的客觀的檢查。二、什么是流程審計(jì)？正如財(cái)務(wù)審計(jì)是為了保證財(cái)務(wù)的安全性和完整性，流程審計(jì)是為了確保通過執(zhí)行流程而實(shí)現(xiàn)績(jī)效。多、快、好、省是流程應(yīng)該具備的基本屬性。如，國際供應(yīng)鏈協(xié)會(huì)（SupplierChainCouncill）發(fā)明的供應(yīng)鏈參考模型SCOR就明確定義了供應(yīng)鏈流程應(yīng)該具備的五大屬性：可靠性、響應(yīng)性

3、、柔性、成本、資產(chǎn)利用率。因此，流程審計(jì)的目的是：一方面確保企業(yè)所建立的流程達(dá)到多快好省的要求，以提高企業(yè)績(jī)效；另一方面是要客觀地（不論是內(nèi)部審計(jì)還是外部審計(jì)）檢查流程執(zhí)行與流程定義的符合性。因此，流程審計(jì)是指企業(yè)的流程審計(jì)部門或企業(yè)專門組織相關(guān)專家組成流程審計(jì)小組，對(duì)審計(jì)范圍內(nèi)具體流程的運(yùn)作現(xiàn)狀、執(zhí)行情況、流程缺陷、客戶滿意度、流程存在的問題等各方面進(jìn)行稽查和評(píng)估，督促流程得到真正落實(shí)和執(zhí)行，幫助流程不斷優(yōu)化和改進(jìn)。流程審計(jì)與流程日常管理相輔相成，互相補(bǔ)充。三、為什么要流程審計(jì)？典型的X理論認(rèn)為，只有被

4、檢查的工作，人們才會(huì)認(rèn)真去做。流程審計(jì)就頗有X理論的意味。流程定義得再好，如果疏于檢查和監(jiān)督，也不能帶來績(jī)效。除了檢查和督促的作用，流程審計(jì)還能帶來一些其它的好處，如：幫助項(xiàng)目識(shí)別問題和改進(jìn)點(diǎn)，高效地解決問題等。項(xiàng)目組常常忙于日常工作，以至于一葉障目，看不到自己的問題所在。這也是為什么要進(jìn)行同行評(píng)審的原因。一群同行尋找問題的效率總是高于個(gè)人。項(xiàng)目組員具備較多的工程、技術(shù)方面的技能，但可能缺少過程/問題分析能力。許多人知道魚骨圖是用于分析問題的有效工具，卻很少見到項(xiàng)目組用魚骨圖來分析是什么原因?qū)е略蜆訖C(jī)不

5、能按時(shí)開發(fā)出來。技術(shù)人員常常只顧埋頭拉車，喜歡單打獨(dú)斗，很少主動(dòng)相互交流，這種交流的障礙也阻礙了項(xiàng)目組發(fā)現(xiàn)問題。流程審計(jì)人員通常有獨(dú)立的匯報(bào)渠道，可以直接向公司高層報(bào)告流程中的問題和不符合項(xiàng)，報(bào)告只需要知會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理，而不需要受制于項(xiàng)目經(jīng)理的決策。所以往往問題可以得到公司高層較快的響應(yīng)，從而高效地得到解決。流程審計(jì)的另一個(gè)副產(chǎn)品就是發(fā)現(xiàn)最佳（好的）實(shí)踐，從而優(yōu)化流程本身。好的流程就是適合企業(yè)的好的實(shí)踐的集合。四、如何進(jìn)行流程審計(jì)？1.??進(jìn)行流程審計(jì)的組織/角色企業(yè)可以建立流程優(yōu)化部，任命專門的流程主管，來

6、負(fù)責(zé)企業(yè)流程體系的建立、實(shí)施和優(yōu)化工作。流程主管是公司流程的管理人，行使公司對(duì)流程的管理權(quán)，對(duì)流程的運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)控和管理，使流程處在高效運(yùn)作狀態(tài)。對(duì)流程的效率和績(jī)效負(fù)責(zé)。不論是跨職能的流程，還是職能部門內(nèi)部的流程，流程主管都應(yīng)該行使相應(yīng)的流程管理權(quán)。有的企業(yè)有獨(dú)立的質(zhì)量管理部，其中設(shè)立了質(zhì)量保證人員的崗位，即QA人員，最重要的職責(zé)之一就是進(jìn)行流程審計(jì)。流程主管或QA人員可以通過訪談、問卷、流程交付物的獨(dú)立檢查等方式來進(jìn)行流程審計(jì)。2.??流程審計(jì)的原則¨??指派合格的QA人員所謂合格，是指QA人員應(yīng)該具備充

7、當(dāng)流程“警察”、“導(dǎo)師”、“醫(yī)生”等角色的能力。否則就會(huì)出現(xiàn)“項(xiàng)目組不買QA的賬”的情況，或者流程審計(jì)發(fā)現(xiàn)的全是一些雞毛蒜皮無法給公司帶來價(jià)值的問題。關(guān)于QA的更多介紹，可以參考筆者的另一篇文章《如何建立有效的QA組織》?！???基于“事實(shí)”的審計(jì)流程審計(jì)的嚴(yán)肅性不亞于財(cái)務(wù)審計(jì)，在審計(jì)報(bào)告中不能出現(xiàn)“我認(rèn)為”、“我想”之類的帶有主觀性的字眼。最好的審計(jì)證據(jù)就是基于數(shù)據(jù)、事實(shí)的證據(jù)。¨???可行的行動(dòng)計(jì)劃審計(jì)的目的在于提高績(jī)效，收到反饋（審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題）后，只有形成閉環(huán)（解決眼前問題，消除問題根源）才能達(dá)成

8、這個(gè)目的。因此伴隨著審計(jì)報(bào)告，通常會(huì)有一份包含了責(zé)任人、完成時(shí)間、驗(yàn)證活動(dòng)的行動(dòng)計(jì)劃?！???關(guān)注于改進(jìn)，預(yù)防今后不符合項(xiàng)的發(fā)生審計(jì)需要基于事實(shí)就事論事，但發(fā)現(xiàn)問題不是為了找出“罪犯”，指責(zé)個(gè)人，而是為了防微杜漸，避免同樣的錯(cuò)誤一犯再犯。3.?流程審計(jì)的技巧流程審計(jì)是為了提供更多的保障而可接受的一種“冗余”的工作，也是為企業(yè)增強(qiáng)信心的方式。企業(yè)獲得了ISO9000證書，達(dá)到CMMI某個(gè)等級(jí)，就可以一定程度上增強(qiáng)客戶對(duì)企業(yè)產(chǎn)品的