文件與資料管制程序

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1、文件名稱文件與資料管制程序編號(hào)PT-QPM-401版次A/0頁次7/71.目的：確保品質(zhì)系統(tǒng)所用之文件處理迅速﹑正確流通﹑應(yīng)用及管制,以確保各相關(guān)部門能適時(shí)獲得且有效之最新文件。　2.適用范圍：本公司所生產(chǎn)之產(chǎn)品自工程資料﹑原物料采購﹑制造﹑檢驗(yàn)測試﹑包裝儲(chǔ)運(yùn)至出貨等各階段作業(yè)中，不論是本公司內(nèi)部或客戶／供應(yīng)商提供之相關(guān)資料之制作及管理均屬之。3.定義：3.1一階文件：(品質(zhì)手冊(cè))。3.2二階文件(程序文件)：管理責(zé)任、合約審查、內(nèi)部稽核等，如品質(zhì)手冊(cè)內(nèi)所訂定各項(xiàng)程序。3.3三階文件(工作指導(dǎo)書)：作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、使用手冊(cè)、技術(shù)文件、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、圖面等之資料文件均屬之。3.3.1各部門

2、共通性：管理辦法類文件。3.3.2單位專屬性：圖面、檢規(guī)、零件表、工程管理表、作業(yè)指示、技術(shù)資料﹑操作說明、其它。3.3.3外來文件及其它標(biāo)準(zhǔn)。3.4四階文件(表單)：窗體、記錄、校驗(yàn)記錄﹑矯正記錄﹑測試／報(bào)告﹑保養(yǎng)記錄﹑訓(xùn)練記錄等。3.5外來文件：客戶標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、檢驗(yàn)規(guī)格、圖面、國家標(biāo)準(zhǔn)、等，以及本公司程序文件或工作指導(dǎo)書所依據(jù)并引用之標(biāo)準(zhǔn)均屬之。3.6記錄性文件：管理審查記錄，持續(xù)改善之決策記錄等。4.權(quán)責(zé)：見各類文件制作、審查、核準(zhǔn)、管理權(quán)責(zé)區(qū)分表文件類別制作審查核準(zhǔn)管理品質(zhì)手冊(cè)管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理文件管制中心程序文件相關(guān)部門承辦人管理者代表總經(jīng)理文件管制中心工作指導(dǎo)書

3、部門主管指定單位主管部門主管文件管制中心文件名稱文件與資料管制程序編號(hào)PT-QPM-401版次A/0頁次7/75.作業(yè)內(nèi)容：5.1文件管制作業(yè)流程：(如附件一)。5.2文件制訂﹑修訂﹑廢止作業(yè):5.2.1文件之制訂作業(yè)：視需要由各部門指定專人完成擬案，并按本程序各類文件制作、審查、核準(zhǔn)權(quán)責(zé)辦理。然后交文管填寫《文件分發(fā)繳回記錄表》，會(huì)相關(guān)單位辦理。5.2.2文件之修訂作業(yè)：各類體系文件在實(shí)際作業(yè)中，若有不合現(xiàn)狀﹑須修改或增訂者,得由發(fā)現(xiàn)單位或擬案單位填寫《文件修訂﹑廢止申請(qǐng)單》，提出修訂原因交原制訂單位研議修改之，修訂完成后之文件，其審查﹑核準(zhǔn)﹑頒布發(fā)行等作業(yè)程序同5.2.1項(xiàng)

4、條文（文件之制訂作業(yè)）。5.2.3文件之廢止作業(yè)：文件廢止之申請(qǐng)﹑核準(zhǔn)等作業(yè)同5.2.2項(xiàng)條文（文件之修訂作業(yè)）。但文件廢止后，原文件編號(hào)之版本／版次不可再重復(fù)使用。5.2.4文件修訂內(nèi)容記錄于《文件修訂﹑廢止申請(qǐng)單》，并由文件管制中心修訂摘要轉(zhuǎn)載封面頁之修訂記錄內(nèi)。5.3文件編碼系統(tǒng)：各類文件之制訂﹑修訂均需由文管中心依文件編碼系統(tǒng)編號(hào)管理。5.3.1文件編碼系統(tǒng)表公司名稱取英文簡寫表流水號(hào)表文件類別□□－□□□－□□□注：此為一、二階文件編碼，三、四階文件編碼及其他文件編碼依[編碼規(guī)則]。5.3.1.1文件類別：　　　　QAM-品質(zhì)手冊(cè)　　　QPM-作業(yè)程序　　　　　SOP

5、-作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書　SIP-檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書FOR-表單WL-外來文件文件名稱文件與資料管制程序編號(hào)PT-QPM-401版次A/0頁次7/75.3.1.2流水號(hào)：各單位均用阿拉伯?dāng)?shù)自001起，作業(yè)程序按品質(zhì)系統(tǒng)要項(xiàng)4～8章要求編號(hào)，4編4XX、5編5XX、6編6XX、7編7XX、8編8XX依序編號(hào)應(yīng)用。5.3.2文件管制中心對(duì)各部門／單位之文件編號(hào)應(yīng)以《文件管制總覽表》列表管制,不得有重復(fù)或誤用之情形。5.3.3圖面及規(guī)格數(shù)據(jù)之編號(hào)可參照5.3.1執(zhí)行，亦可自行制訂編碼原則。5.4版本／版次：5.4.1第一次制訂之原版以A/0表示,A版第一次修訂以A/1表示，依此類推。為避免版次修訂次數(shù)太

6、多，影響文件之真實(shí)內(nèi)容，凡版次經(jīng)5次修訂后，原制訂單位得變更版本，發(fā)行第B版﹑第C版……等。5.4.2外來文件之版本版次之更新由文管中心每年向原制訂發(fā)行單位，或代理發(fā)行單位協(xié)調(diào)核對(duì)，適時(shí)取得新版，并以《文件管制總覽表》更新記錄。5.5文件分發(fā)﹑回收作業(yè)：5.5.1經(jīng)核準(zhǔn)之文件原稿，由文件管制中心保管并以《文件管制總覽表》列帳管理，影印適當(dāng)份數(shù)并于封面加蓋發(fā)行章，封面及各頁蓋序號(hào)章發(fā)行之，并請(qǐng)收文單位簽收。經(jīng)蓋發(fā)行章的文件各單位不得自行影印，四階文件可由各單位自行影印使用。5.5.2修訂及廢止時(shí)，文件管制中心依原分發(fā)單位回收所有舊版文件，回收時(shí)須注意數(shù)量及內(nèi)容之完整性，并記錄于《

7、文件分發(fā)繳回記錄表》上。5.5.3文件之修訂及廢止，經(jīng)核準(zhǔn)后﹐舊版失效文件應(yīng)于新文件發(fā)行之同時(shí)，收回銷毀之，分發(fā)單位沒有改變，《文件分發(fā)繳回記錄表》不需再經(jīng)核準(zhǔn)。5.5.4對(duì)外文件之分發(fā)，得由適當(dāng)之對(duì)外單位代簽收之，分發(fā)時(shí)應(yīng)加蓋發(fā)行章(含發(fā)行日期)并以《對(duì)外文件分發(fā)記錄表》記錄。失效或作廢之文件則不予回收。5.5.5外來文件之分發(fā)：5.5.5.1客戶提供之圖面﹑規(guī)格或技術(shù)資料、工程標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范、品質(zhì)體系等規(guī)章，由接受單位(一般為業(yè)務(wù))建檔轉(zhuǎn)送承辦單位，承辦單位應(yīng)于7日內(nèi)完成審查確認(rèn)。原件由承辦