公務(wù)接待流程細(xì)則

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1、公務(wù)接待流程細(xì)則第一條前期準(zhǔn)備工作一、接待任務(wù)下達(dá)后，由行政部長選定接待組具體成員，并部署相關(guān)接待任務(wù)；二、由行政部接待專員負(fù)責(zé)收集、核對下列信息：（一）來賓單位、人數(shù)、性別、職務(wù)、住宿天數(shù)、抵達(dá)時(shí)間；（二）主賓飲食忌口及生活習(xí)慣；（三）會務(wù)是否公開（是否需要拍照或錄像）；（四）與各部門做好溝通，要求各部門做好配合（包括在接待期間減少噪音、走動等方面）。三、由行政部會務(wù)專員負(fù)責(zé)根據(jù)來賓情況制作公司PPT匯報(bào)材料并收集相關(guān)數(shù)據(jù)，匯報(bào)材料選擇：（一）對外披露型材料及數(shù)據(jù)；（二）發(fā)展預(yù)測型材料及數(shù)據(jù)。相關(guān)材料必須送董秘審核、主要接待領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；四、由行政部材料專員負(fù)

2、責(zé)制作如下材料：（一）來訪客人行程單，包括會務(wù)、用餐、住宿、參觀、歡送等方面的具體時(shí)間安排及接待保障人員的通訊方式；（二）接機(jī)/車地的迎接牌，正面為“XX單位XX領(lǐng)導(dǎo)等一行”或者“XXX（姓名）”，反面為來賓的航班號、車次及聯(lián)系電話；（三）會議席卡；（四）制作歡迎詞標(biāo)牌（五）準(zhǔn)備好公司宣傳冊。五、由行政部后勤保障專員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、采購以下方面的內(nèi)容：（一）按照要求預(yù)訂用餐點(diǎn)、餐標(biāo)；（二）預(yù)訂住宿酒店客房；（三）預(yù)訂會議室或接待室；（四）根據(jù)需求采購酒水、香煙、水果、糕點(diǎn)、糖果、鮮花、茶葉、飲用水等；（五）根據(jù)需求準(zhǔn)備好餐具、茶具等接待保障用品；（六）準(zhǔn)備好日常用

3、藥品及急救包；（七）按要求采購禮品。六、由行政部駕駛班負(fù)責(zé)保障好接送車輛：（一）車輛清洗；（二）車輛狀況檢測；（三）車輛加油；（四）接送點(diǎn)現(xiàn)場及線路踏勘。七、由行政部保潔組負(fù)責(zé)對公司大樓進(jìn)行清潔。八、由行政部職工餐廳做好工作餐的各項(xiàng)準(zhǔn)備，包括采購和餐具、熱毛巾等方面的準(zhǔn)備，包房清潔、燈光及設(shè)備檢查等。第二條接機(jī)/接車一、由行政部長牽頭組織好現(xiàn)場接機(jī)/接車的領(lǐng)導(dǎo)及陪同人員；二、全體接待人員統(tǒng)一按要求著裝：（一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)著正裝；行政部接待人員著工作服；（二）駕駛員著西服、系領(lǐng)帶、黑色皮鞋、帶白手套。三、駕駛員及接待車輛的要求：（一）來賓攜帶隨從的，應(yīng)當(dāng)派遣2輛以

4、上車輛迎接；（二）集團(tuán)公司中高檔車輛應(yīng)當(dāng)服從調(diào)遣和調(diào)配；（三）駕駛員不得在車內(nèi)吸煙或做無關(guān)事宜，車輛音響音量不得超過10標(biāo)刻；（四）根據(jù)來賓的人數(shù)備好飲用水，其中，12月份至次年2月期間的接待，應(yīng)當(dāng)為客人備常溫及熱飲，7至9月應(yīng)當(dāng)為客人備常溫及冰飲；（五）主要來賓應(yīng)乘坐于駕駛員后排位置，主陪領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐于副駕駛座后排位置，行政部接待專員應(yīng)坐于副駕駛位置；（六）迎接客人上車時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能將車的左側(cè)面對客人，以便客人上車；（七）客人上車時(shí)，駕駛員應(yīng)當(dāng)下車為客人開啟車門并防止客人進(jìn)車時(shí)撞頭；（八）因道路原因車輛右側(cè)面對客人時(shí)，駕駛員應(yīng)當(dāng)下車引導(dǎo)車人從車輛后側(cè)繞到上車位

5、置；（九）行政部接待專員要負(fù)責(zé)將來賓行李放至車輛后備箱內(nèi)；（十）兩輛以上車輛接送客人的，首車駕駛員應(yīng)當(dāng)放慢車速，照應(yīng)后車距離，盡可能形成車隊(duì)行駛。1、后車不得超越首車行駛；2、凡遇紅燈，首車駕駛員預(yù)估后車無法通過的，應(yīng)當(dāng)在停車線等候；3、一旦后車掉隊(duì)，首車駕駛員應(yīng)當(dāng)放慢車速，等候后車跟上；4、凡遇交通擁阻，駕駛員不得隨意插檔、變換車位，應(yīng)當(dāng)保證車輛行駛平穩(wěn)及車隊(duì)隊(duì)形完好。四、現(xiàn)場接機(jī)/接車時(shí)的工作標(biāo)準(zhǔn)：（一）由行政部接待專員持迎接牌在旅客出口等候客人，接待員站立位置應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)右后側(cè)1步距離；（二）賓客抵達(dá)時(shí)，迎接領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動上前握手并作自我介紹，規(guī)范用語是：“

6、XX領(lǐng)導(dǎo)，歡迎來到上海。我是上海中技樁業(yè)股份有限公司XX職務(wù)XX姓名，您一路旅途辛苦了，請?jiān)试S我為您此次行程服務(wù)。”；（三）行政部接待員應(yīng)主動上前幫助來賓拿行李，并尾隨領(lǐng)導(dǎo)步行；（四）上車后，行政部接待專員應(yīng)在自我介紹后，向來賓遞交行程單；（五）車隊(duì)從機(jī)場/車站出發(fā)后，由行政部接待專員通過手機(jī)短信將來賓情況報(bào)告行政部接待組。第三條迎接來賓進(jìn)入公司一、由行政部后勤保障專員負(fù)責(zé)對大院車輛進(jìn)行清場，嚴(yán)禁一切車輛不按規(guī)定停放，公司大門口不得停放機(jī)動車和非機(jī)動車；要事先對樓梯、走道及會議室全部檢查一遍；二、由行政部材料專員將歡迎詞板放置于公司1樓大門口；三、接待接機(jī)/

7、車人員反饋的信息后，接待組通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行現(xiàn)場迎接：（一）根據(jù)賓客規(guī)格，相關(guān)迎接人員應(yīng)當(dāng)著正裝在一樓等候來賓車輛；（二）來賓車輛?？亢螅神{駛員負(fù)責(zé)為來賓開車門，并防止客人下車時(shí)撞頭；（三）公司主要接待領(lǐng)導(dǎo)上前與來賓打招呼，特別重要的來賓由行政部接待員負(fù)責(zé)上前送花；（四）公司接待領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在在來賓右后側(cè)方位，距來賓半步距離，并負(fù)責(zé)引導(dǎo)來賓進(jìn)入公司；（五）公司前臺應(yīng)在客人來訪前將大廳中的燈光打開，調(diào)節(jié)空調(diào)的溫度，營造光亮舒適的環(huán)境；當(dāng)賓客進(jìn)入大門時(shí)，要站立向來賓鞠躬致意，并使用規(guī)范用語：“歡迎蒞臨中技樁業(yè)！”（六）接待來賓期間，總部各部門員工應(yīng)當(dāng)減少樓道內(nèi)走動，正

8、面遇到來賓時(shí)，應(yīng)主動為來賓讓路，并侍立向來賓半鞠躬，