常見公文寫作格式與文件排版格式

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1、常見公文寫作格式和文件排版格式?公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13種行政公文和《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中規(guī)定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。1．文種全國黨的機關(guān)公文以中共中央辦公廳發(fā)布自1996年5月3日起施行的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定為準(zhǔn)，全國黨的機關(guān)公文文體主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等14個種類；國家行政機關(guān)公文以國務(wù)院辦公廳發(fā)布自2001年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定執(zhí)行，國家行政機關(guān)公文文體主要有命

2、令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等13個種類。文種方面存的問題有三個。一是黨政混用文種。決議、指示、公報、條例、規(guī)定為黨的機關(guān)公文專用，命令、公告、議案為行政機關(guān)公文專用,不可混用。二是生造文種。把沒列為文種的公文種類作為文種使用。黨的機關(guān)除《條例》所確定的文種外均不可直接行文，但可作為"印發(fā)"、"頒發(fā)"式"通知"的"附件"行文。例如，《關(guān)于技術(shù)練兵比武的辦法》可以改成《××關(guān)于印發(fā)技術(shù)練兵比武的辦法的通知》，不能作為文種使用的還有"總結(jié)"、"計劃"、"安排"、"要點"、"細則"等。三是"請示""報告"""函"混用。例如：《××

3、關(guān)于辦公自動化所需經(jīng)費的報告》是要求上級解決問題，應(yīng)該用"請示"而不是"報告"。報告是"向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問"的，不需要回復(fù)；而請示是"向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)"的，需要回復(fù)。有時也存在"請示"和"函"混用?！掇k法》規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項是用函?？墒怯械膯挝粸榱宿k事順利，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)時，故意將"函"用成"請示"，如"××縣辦公室關(guān)于追加2006年度辦公經(jīng)費的請示"（給縣財政局），應(yīng)改為"××縣辦公室關(guān)于追加2000年度辦公經(jīng)費的函"。2．紙張和排版《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》、

4、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等7個要素。置于公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》、第九條規(guī)定，公文用紙可采用16開型（寬184mm×長260mm），也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（寬210mm×長297mm）。國家機關(guān)公文用紙的采用A4型紙。采用A4型紙的頁邊和版

5、心尺寸為：天頭（上白邊）為：37mm±1mm”，訂口（左白邊）為：28mm±1mm，地腳（下白邊）為：35mm±1mm”，翻口（右白邊）為：25mm±1mm”，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）”。正文用小三仿號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。采用16開型紙的頁邊和版心尺寸為：天頭（上白邊）為：40mm±1mm”，訂口（左白邊）為：25mm±1mm，地腳（下白邊）為：25mm±1mm”，翻口（右白邊）為：20mm±1mm”。正文用小三號仿宋體字，一般每面排20行，每行排25個字。公文的裝訂要求左側(cè)裝訂，訂位為兩釘訂眼距書心上下各1／4處，允許誤差±4mm.

6、釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm，一般為4mm。公文的頁碼標(biāo)識，要求用4號半角阿拉伯?dāng)?shù)字，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm.單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)頁碼。3．發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（文頭）?又稱“版頭”，《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定：版頭“由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加文件二字或者加括號標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識原則上應(yīng)使用宋體字或黑變體字和紅色標(biāo)識，字號以醒目美觀為原則由發(fā)文機關(guān)酌定，推薦使用高22mm×寬15mm字體。上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm.目前有的文件版

7、頭不規(guī)范?？h級以上行政區(qū)域名稱前不必要再加上一級行政區(qū)域名稱。如“××縣檔案局”，不必寫為“××省××縣檔案局”或“××市××縣檔案局”。同級機關(guān)或部門可聯(lián)合行文，聯(lián)合行文版頭可以用主辦機關(guān)名稱，也可并用聯(lián)署機關(guān)名稱。聯(lián)合同級別機關(guān)，一般按黨政軍群的順序排列。發(fā)文字號只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。而在實際操作中，有些單位往往是沒有聯(lián)合機關(guān)專用紅色文頭，打印“黑頭”文件，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性。4．發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文字號一般在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行處，用3號仿宋體字標(biāo)