論檔案檢索語言在電子檔案管理中的應(yīng)用

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1、論檔案檢索語言在電子檔案管理中的應(yīng)用摘要：隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)和X絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件檔案轉(zhuǎn)換，在這個(gè)過程中就需要發(fā)揮檔案檢索語言的作用，來更好的提高電子檔案的檢索效率。但是如何發(fā)展檔案檢索語言才能使其更好的應(yīng)用于電子檔案的檢索和管理，成了檔案管理者普遍關(guān)心的問題。本文就這個(gè)問題展開了討論，論述了檔案檢索語言在電子檔案中的作用和發(fā)展途徑，并進(jìn)一步分析了檔案檢索語言在今后的應(yīng)用方向?！　￡P(guān)鍵詞：檔案檢索語言；標(biāo)準(zhǔn)化；應(yīng)用　　檔案檢索語言也叫標(biāo)引語言，它是根據(jù)檔案的檢索而特殊編制的專門語言?！　n案檢索語言的基本特點(diǎn)是單義性和專業(yè)性。所謂單義就是檔案檢索

2、語言和自然語言的最大區(qū)別，自然語言根據(jù)其應(yīng)用的環(huán)境不同和語境的不同是有多種意義的。但是大難檢索語言只能是單義的，這樣才能提高檔案檢索的效率，避免失誤。專業(yè)性是指的檔案檢索語言的詞匯及編排方法都符合檔案的特點(diǎn)，便于檔案標(biāo)引和查找時(shí)使用。本文針對(duì)檔案檢索語言的特點(diǎn)，討論了其在電子檔案檢索中的應(yīng)用。　　1檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用　　隨著信息技術(shù)和X絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了各種類型的自動(dòng)化檢索技術(shù)。這些自動(dòng)化檢索檢索技術(shù)依托于X絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)使得遠(yuǎn)程的信息共享也成為可能。自動(dòng)化檢索技術(shù)的發(fā)展也催生了一種專門應(yīng)用于電子檔案檢索的技術(shù)——檔案檢索語言。檔案檢索語言是一種標(biāo)引語言

3、根據(jù)檔案，它可以根據(jù)檔案積檢索的需要而編制，檔案檢索語言的實(shí)質(zhì)是表達(dá)檔案內(nèi)容的和相互關(guān)系的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)。檔案檢索語言設(shè)計(jì)的好壞直接影響著當(dāng)那檢索的效率，下面我們來分析一下檔案檢索語言在電子檔案檢索中的作用?！　。?）檔案檢索語言可以對(duì)檔案的內(nèi)容和特征進(jìn)行標(biāo)引?！　。?）檔案檢索語言可以對(duì)內(nèi)容相同或者相關(guān)的檔案進(jìn)行集中處理?！　。?）檔案檢索語言能對(duì)電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的組織和歸類?！　。?）檔案檢索語言能將檔案專用的標(biāo)引用于和普通的檢索用戶進(jìn)行對(duì)比應(yīng)用?！　?檔案檢索語言的發(fā)展途徑　　在紙質(zhì)檔案中進(jìn)行檢索，不可缺少要檔案工的參與。而電子檔案的檢索語言主要是由用戶自主檢索檔案的模式

4、，而檔案工在這其中的作用卻應(yīng)該淡化，但是現(xiàn)在的檔案檢索語言面臨著不可預(yù)測的查全率和誤差率。由于信息技術(shù)和X絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)電子檔案的檢索語言提出了新的挑戰(zhàn)，為了在信息技術(shù)環(huán)境下較好的發(fā)展檔案檢索語言，需要做好如下幾個(gè)方面的工作?！　?.1要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)　　檔案管理人員的整體素質(zhì)對(duì)于檔案檢索語言的發(fā)展是至關(guān)重要的，要使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案檢索語言發(fā)展的重要性。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并積極與情報(bào)業(yè)和圖書界進(jìn)行合作，求得檢索語言的共同發(fā)展?！　?.2要積極開發(fā)新的檔案檢索語言和技術(shù)　　檔案管理部門不能滿足于現(xiàn)狀，要積極進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和X

5、絡(luò)技術(shù)，開發(fā)高效的檔案檢索語言。這樣才能使得電子檔案的管理工作能夠跟得上信息化發(fā)展的速度。　　2.3要做好電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)　　要更好的發(fā)展檔案檢索語言，電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是非常關(guān)鍵的。電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是進(jìn)行電子檔案檢索的基礎(chǔ)，如果沒有一個(gè)良好的電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，再好的檔案檢索語言也不能發(fā)揮電子檔案檢索的作用?！　?檔案檢索語言在電子檔案管理中的應(yīng)用方向　　檔案檢索語言的應(yīng)用對(duì)于電子檔案的管理效率有非常大的影響，所以本文主要對(duì)檔案檢索語言的應(yīng)用方向進(jìn)行了分析。主要的應(yīng)用方向是分類主題一體化應(yīng)用、計(jì)算機(jī)化應(yīng)用和標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用?！　?.1分類主題一體化　　分類主題一體化

6、主要是將兩種檔案檢索的方法進(jìn)行融合：從而能最大限度的發(fā)揮檔案檢索的效率。這種方法的好處是標(biāo)引人員可以通過一次性查表，標(biāo)引分類和主題兩項(xiàng)工作，從而節(jié)省標(biāo)引人員的工作量。進(jìn)行分類主題一體化融合的途徑，主要有兩種?！　。?）第一種途徑是“分類敘詞表”模式。這種模式是借鑒的圖書情報(bào)界的成功經(jīng)驗(yàn)，是將分類組配原理同時(shí)應(yīng)用于分類法和主題法?！　。?）另一種途徑是“分類法—敘詞表雙向?qū)φ账饕蹦Ｊ?。這種模式是借鑒的圖書情報(bào)界的中國分類主題此表的成功經(jīng)驗(yàn)，是將體系分類法和敘詞法都同時(shí)應(yīng)用于分類法和主題法。　　這兩種模式發(fā)展檔案檢索摘要：隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)和X絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的紙質(zhì)檔案

7、轉(zhuǎn)換為電子文件檔案轉(zhuǎn)換，在這個(gè)過程中就需要發(fā)揮檔案檢索語言的作用，來更好的提高電子檔案的檢索效率。但是如何發(fā)展檔案檢索語言才能使其更好的應(yīng)用于電子檔案的檢索和管理，成了檔案管理者普遍關(guān)心的問題。本文就這個(gè)問題展開了討論，論述了檔案檢索語言在電子檔案中的作用和發(fā)展途徑，并進(jìn)一步分析了檔案檢索語言在今后的應(yīng)用方向?！　￡P(guān)鍵詞：檔案檢索語言；標(biāo)準(zhǔn)化；應(yīng)用　　檔案檢索語言也叫標(biāo)引語言，它是根據(jù)檔案的檢索而特殊編制的專門語言?！　n案檢索語言的基本特點(diǎn)是單義性和專業(yè)性。所謂單義就是檔案檢索語言和自然語言的最大區(qū)別，自然語言根