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1、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合 摘要：檔案在發(fā)展過程中對于人們歷史記錄的查詢有著重要的意義，人們可以在不同時期通過檔案記錄下重要的歷史原件信息，以便作為一種憑證為日后查詢提供參考意見。但是近年來，隨著各種信息技術的層出不窮，對于檔案的發(fā)展也提出了新的標準和要求，傳統(tǒng)的檔案記錄方式已經(jīng)不能再適應時代社會發(fā)展的需要，其存在的弊端也較大。所以文章主要從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的缺陷性上進行簡要的分析與總結，并結合現(xiàn)有的信息技術提出電子檔案發(fā)展的重要意義，希望通過文章的介紹可以為相關工作人員提供一定的參考意見，并推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展建設?！ ￡P鍵詞：紙質(zhì)檔案管理；電子檔案管理；融合；探
2、討 1電子檔案管理的產(chǎn)生和電子檔案管理的優(yōu)缺點 1.1電子檔案管理的產(chǎn)生 電子檔案的產(chǎn)生是在信息技術及計算機技術高速發(fā)展的前提下應運而生的，符合時代社會發(fā)展的需要，電子檔案可以改變原有傳統(tǒng)檔案的記錄方式，并通過簡便的方式加以保存，在利用的過程中不需要再過費時，就能夠在短時間內(nèi)搜索到自己想要查找的信息資料，并通過計算機處理技術來完成信息的合成與使用，這是傳統(tǒng)檔案技術所不能比擬的?！ ?.2電子檔案管理的優(yōu)缺點 電子檔案作為信息技術也計算機技術結合的產(chǎn)物主要由以下優(yōu)點：電子檔案可以把文件的多媒體性體現(xiàn)出來，可以更加形象地展現(xiàn)文件所要表達的內(nèi)容，方便讀者可以更好的理解文件內(nèi)
3、容，而且電子檔案的儲存空間小，信息量大，還能夠長期保存，便于復制、傳送；電子檔案可以使讀者閱讀更加方面，便于查找讀者所需內(nèi)容。電子檔案也有其缺點：電子檔案的載體主要是光盤、磁盤、磁帶，這些載體具有不穩(wěn)定性，壽命較短，容易被氧化，或者背化學試劑破壞；電子檔案是在信息技術與計算機技術結合的基礎上產(chǎn)生的所以電子檔案很依賴計算機，沒有計算機就不能夠建立電子閱讀檔案；電子檔案容易遭到更改，或者遭到電腦病毒入侵，所以電子檔案的安全性不高；電子檔案的保存比較困難，容易受到灰塵、磁場、溫度等破壞?！ ?紙質(zhì)檔案管理的獨特價值及弊端 2.1紙質(zhì)檔案管理的獨特價值 紙質(zhì)檔案存儲的真實性是電子
4、檔案存儲所不具備的一個優(yōu)點，讀者在進行查閱過程中可以真實感受到紙質(zhì)檔案記錄的真實性，但是紙質(zhì)檔案存儲的時間要受到自身條件的影響，相比較電子檔案存儲，紙質(zhì)的壽命要短一些，而容易被人更改信息資料，使得數(shù)據(jù)的準確性就會大為的降低。在提供參考數(shù)據(jù)的同時會引起人們的質(zhì)疑。但電子檔案存儲也存在諸多的弊端，容易受到電磁干擾，存儲過程中一旦出現(xiàn)此問題就容易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，難以保存但整個電子檔案的存儲時間卻很長?！ ?.2紙質(zhì)檔案管理的弊端 雖然紙質(zhì)檔案有如此多的優(yōu)點但是不乏也有一些缺點：第一，紙質(zhì)檔案的保存條件要求比較嚴格，紙質(zhì)檔案的載體是紙張，紙張的主要成分是纖維素。在酸堿的化學試劑
5、作用下容易遭到破壞。第二，紙質(zhì)檔案在儲存上占用空間大，存儲的設備需要購買，費用較大，進而加大了存儲成本。 3電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的融合 3.1電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的共存 雖然一定程度上來講，電子檔案有著較多的優(yōu)勢，但是從檔案事業(yè)的長久發(fā)展來看，檔案管理在發(fā)展過程中必須將電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相結合才能更好地推動檔案事業(yè)的發(fā)展。兩者共存的主要原因體現(xiàn)在以下等幾個方面：第一，電子檔案是在傳統(tǒng)檔案基礎上發(fā)展而來的，只不過是利用了現(xiàn)代化信息技術及計算機的使用，使得檔案更加便利，相關人員為了提高工作效率在條件允許的前提下將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式改變了電子檔案管理
6、的方式，但是這種轉(zhuǎn)變方式的存儲并不是就要完全取代紙質(zhì)檔案的記錄方式。第二，電子檔案記錄的形式雖然很大程度上能夠改變工作方式，提高效率。但是在重要內(nèi)容上也需要紙質(zhì)檔案記錄的配合，因為信息數(shù)據(jù)的存儲容易出現(xiàn)丟失或是泄漏等問題，這對于檔案的安全性而言是極為不利的。所以作為檔案管理者要充分考慮到?@一點，將重要的信息數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案上備份。這樣一旦電子檔子數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失等問題便能夠通過查詢紙質(zhì)檔案進行第一時間的解決?！ 〈送?，并不是所有地區(qū)都適合采用電子檔案存儲的方式，在一些相對比較落后的地區(qū)，人們對于電子信息技術還不是很了解，斷然改變傳統(tǒng)的存儲方式不僅僅會增加成本，還需要大量的這方面的
7、專業(yè)人才，電子檔案存儲要求檔案人員不僅熟悉檔案的日常操作，還要具備專業(yè)的計算機技術技能，這樣才能將電子檔案很好的運用?！ ?.2電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的互動 檔案管理形式通常情況下是由電子檔案與紙質(zhì)檔案管理兩種方式存在，并且每種存儲管理方式都存在的很明顯的優(yōu)缺點，這就需要檔案管理工作者在日常的管理過程中能夠?qū)⒕唧w的實際情況反映出來，然后選擇以哪種檔案管理方式進行存儲，哪種為輔。在分清楚檔案管理方式的前提下才能做好檔案管理工作，充分發(fā)揮每一種檔案管理方式在檔案中的重要作用。相互促進和相互推動就自我功
