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1、檔案管理中紙質檔案與電子檔案應并存發(fā)展摘要：隨著電子信息技術的高速發(fā)展，電子檔案越來越受到人們的青睞，但是電子檔案在應用和管理方面存在一定的缺陷，因此無法完全取代紙質檔案。本文通過對紙質檔案和電子檔案的優(yōu)缺點進行分析，發(fā)現(xiàn)在檔案管理過程中紙質檔案和電子檔案并存發(fā)展具有一定的必然性。中國2/vie 關鍵字：電子檔案；紙質檔案；對比分析；并存發(fā)展 計算機科技高速發(fā)展，電子檔案的應用使得檔案管理更加便捷有效，但是由于電子檔案自身的缺陷也為檔案管理帶來了一定的困難，因此如何更好的解決紙質檔案和電子檔案并存發(fā)展、配合應用的關系就成
2、了檔案管理中非常重要的一點?！ ?紙質檔案和電子檔案的優(yōu)缺點 隨著電子計算機和互聯(lián)網的發(fā)展，紙質檔案已經無法滿足檔案管理的全部需要，電子檔案逐漸占據(jù)重要地位，但是事物都具有都具有兩面性，電子檔案和紙質檔案都有各自的優(yōu)缺點，客觀分析他們的優(yōu)勢和劣勢，善加利用，才能更好地應用到檔案管理之中?！ ?.1電子檔案的優(yōu)缺點 電子檔案形成文件便捷快速。電子檔案錄入一次，可以多次輸出，方便檔案的查找和利用，而且電子檔案的輸出和輸入不受到時間地點的限制，只要能夠找到相應的檔案，千里之外都能共享電子檔案資料。電子檔案在輸出過程中不受形式的
3、限制，可以集文字、圖像、聲音于一體，形式表現(xiàn)多樣化?！ ‰娮訖n案是一種高密度的儲存方法。以前有磁帶、磁盤，現(xiàn)在有U盤、硬盤，都是小體積可隨身攜帶的物品，但是其中儲存的信息量驚人，最大程度發(fā)揮了共享資料的優(yōu)勢。 電子檔案傳遞信息迅速。電子檔案由計算機通過網絡在全球范圍內傳播，傳送速度非?？?，和以只能通過郵寄的方式來傳輸?shù)募堎|檔案相比，可謂是天壤之別。 電子檔案穩(wěn)定性差。 1.由于電子檔案不受時間和地點的限制，不僅可以在電腦上多次輸出，還可以用U盤等設備多次復制，這種不受載體限制的相互復制，很難確定哪一個是原件，更無法確定
4、有沒有人為的更改?！ ?.一旦電子檔案遭到病毒的侵害，可能會無法挽救，變成廢品?！ ?.電子檔案依賴相應的技術設備。當存儲電子檔案的設備由于擠壓、磨損等原因損壞時，電子檔案也將失效；即使正常保存，這些設備的存放壽命也遠不及紙質檔案，例如光盤的使用壽命已經是載體中比較長的，也只有30年左右。電子檔案載體如此短的壽命，影響了它的整體使用時長。計算機更新?lián)Q代非常快，電子檔案又依賴于特定設備和軟件，如果使用這些及其設備形成的電子檔案需要保存很長時間，而在此期間一旦廠家不再提供相應的技術支持，就容易造成數(shù)據(jù)丟失。 1.2紙質檔案優(yōu)缺
5、點 紙質檔案與電子檔案相比有明顯的優(yōu)勢，閱讀上具有便利性，易于安全保存，不易丟失。紙質檔案可以做到有一定的法律效力，比如帶有當事人印章、手印和簽字的檔案，具備了相應的法律效率，但是電子檔案的法律效力尚不明確。紙質檔案具有耐久性，現(xiàn)代文件用紙的壽命能夠達到200年以上，可以較長時間保存重要檔案?！ 〖堎|檔案的缺點也是非常明顯的，占據(jù)空間較大，能夠儲存信息的密度太小，查閱檔案不方便，整理起來也比較麻煩，而且紙張容易損壞，因此需要妥善保存和管理。紙質檔案的信息共享性較差，在同一時間同一地點只能供一位用戶使用。同時，傳遞速率也較差
6、，可以通過郵寄的方式傳遞，既是目前快遞業(yè)發(fā)達，遠距郵遞也是需要以天為單位計算的，和以互聯(lián)網傳遞的電子檔案無法相比?！ ?兩者應并存發(fā)展 通過上述對電子檔案和紙質檔案優(yōu)缺點的對比分析可以發(fā)現(xiàn)，二者各有優(yōu)勢，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是應該相互配合使用，彌補彼此的不足之處。 在電子檔案歸檔保存時將相同內容的紙質檔案也一并保存，紙質檔案具備的長久保存和真實可靠的優(yōu)勢，電子檔案有檢索速度快、存儲密度小的優(yōu)越性能。這就決定了紙質檔案和電子檔案必須共存，并且同步發(fā)展和管理?！ ?.1檔案管理人需具備完整的檔案管理知識 由于互
7、聯(lián)網發(fā)展迅猛，很多老一輩檔案工作人員對新鮮事物接受速度比較慢，對電子檔案的操作流程并不理解，這就要求對檔案管理人員進行系統(tǒng)化的培訓，使其具備完整的檔案管理知識?！ 《鴻n案管理人員自身必須更新自己的觀念，接受電子檔案，學習相關知識。在增強自身檔案管理方面的知識的同時，學習計算機應用的基礎知識，并運用到日常檔案管理工作之中?！ ?.2電子檔案全過程管理 由于電子檔案非常依賴其設備和軟件，因此要對電子檔案做到全過程管理，也就要求檔案管理部門在電子檔案的制作形成、歸納整理和保管應用等全過程發(fā)揮作用，?肀Ｖさ繾擁蛋傅惱媸島陀行А?
8、 檔案管理部門中應設有專門人員負責電子檔案的存儲和登記，實現(xiàn)辦公和檔案管理相結合，以便于日后電子檔案的管理和利用?！ ?.3同步歸檔 由于電子檔案所具備的法律效力尚不明確，而且自身有一些缺陷，為了避免造成不可挽回的損失，對于同一內容的電子檔案和紙質檔案應當同步接收歸檔。比如，大學畢業(yè)生的
